新建高職院校如何加強(qiáng)OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作？

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　　我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前新建高職院校二級系部信息管理缺乏有效性，很大一部分原因在于各級人員業(yè)務(wù)操作的不熟練，導(dǎo)致信息處理的不及時。為了解決該問題，必須進(jìn)一步加強(qiáng)OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，同時在進(jìn)行的過程中避免出現(xiàn)“一刀切”的情況，即為了工作的簡便和易操作性，降低成本，而對系統(tǒng)信息處理每一節(jié)點(diǎn)的每個人施以同樣的培訓(xùn)內(nèi)容。這項(xiàng)工作必須從整個學(xué)院層而上進(jìn)行統(tǒng)籌實(shí)施，第一步就是OA系統(tǒng)的主管部門要將整個OA辦公系統(tǒng)的用戶分門別類，對不同的用戶群進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。

　　以二級系部的OA信息員為例，他們主要是對上對外接收各級文件，對內(nèi)對下根據(jù)工作要求分發(fā)文件，對他們的培訓(xùn)則要求要熟悉甚至精通OA系統(tǒng)，全而掌握收發(fā)文件的所有流程，以及出現(xiàn)常見問題如何進(jìn)行解決等內(nèi)容。對廣大教師而言，對他們的培訓(xùn)則要求能夠準(zhǔn)時收文，并及時作出回復(fù)，掌握撰寫各類辦公申請的格式和流程。只有分門別類地做好培訓(xùn)工作，泛普軟件（http://www.alistair-chisholm.com/）讓OA系統(tǒng)所有環(huán)節(jié)上的用戶都能夠掌握其所應(yīng)掌握的系統(tǒng)的操作方法，這樣才能順利推動辦公自動化的進(jìn)程，從而提高信息處理的效率和有效性。

　　對于OA系統(tǒng)的建設(shè)，高職學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須立足實(shí)際，講究實(shí)效，隨著學(xué)院工作重點(diǎn)的階段性變化而對OA系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行切實(shí)有效的改造，使之更適合所處階段的工作實(shí)際;還要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，從技術(shù)、人員、財(cái)務(wù)、設(shè)備等方而提供充分的保障，不斷完善OA系統(tǒng)的功能，使之能更好地服務(wù)學(xué)院及二級系部信息管理工作，切實(shí)提高行政管理的效率。