泛普軟件推出的第三代OA軟件系統電子文件管理系統
泛普軟件推出的第三代OA軟件系統電子文件管理系統
電子文件的出現，改變了文件與檔案管理的工作重心，也因此改變了OA系統軟件功能的認定標準。
跟以往的系統設計相比較，電子文件管理系統設計需要建立新的管理觀念。
首先是全程管理與前端控制思想，利用文件連續(xù)體模式設計管理系統，采用“從文件形成(包括形成前，文件管理系統的設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。這是一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。它不再分前向一體化與后向一體化，而是這兩種一體化類型的有機集合。
其次，文檔管理人員更需要從系統設計開始干預系統本身，成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執(zhí)行政策的設計者”。這是“未雨綢繆”，而不是以往的“亡羊補牢”。
第三，利用元數據進行電子文件管理，以保障電子文件的真實性、完整性和有效性。因而，如何規(guī)定元數據的格式和類型以及采用何種手段捕獲元數據就成了系統設計的重點問題。
第四，需要適用電子文件管理的規(guī)則與標準。目前檔案部門正在會同其他部門研究與開發(fā)適應電子文件管理的系統，也出現了一些試用性系統。如獲得2003年國家檔案局科技進步二等獎的“電子檔案原始性、完整性、真實性的保障體系”，創(chuàng)建了以“電子文件運行期生命周期表”為核心的電子文件運行模式，系統自動生成的跟蹤文檔作為隱含信息被分別存放于相關的鏈接文件中，以成為歸檔時檢驗該電子文件原始性、完整性的依據。應該說，這種系統的設計把解決電子文件的“檔案化”問題作為首要目標，符合電子文件管理的要求。當然，完善意義上的電子文件管理系統，我們還在期待之中。
此文章為泛普軟件所寫，轉載請留版權，泛普軟件專注OA,OA系統,OA辦公系統,OA軟件,OA辦公軟件 www.alistair-chisholm.com
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