OA辦公軟件：如何進(jìn)行OA的實(shí)施階段規(guī)劃？

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成都泛普OA辦公軟件：如何進(jìn)行OA的實(shí)施階段規(guī)劃？

大部分客戶的項(xiàng)目經(jīng)理都會根據(jù)老板的期限有一個實(shí)施規(guī)劃，分為調(diào)研、方案、啟動會、實(shí)施、培訓(xùn)、測試、上線、正式運(yùn)用等等，實(shí)施顧問會和你一起根據(jù)項(xiàng)目的大小、難度、重點(diǎn)去作出對應(yīng)的方案。經(jīng)過多年的實(shí)踐，泛普OA辦公軟件的實(shí)施方法論已經(jīng)非常完善，有幾種不同的模板，甚至能夠提供啟動會上董事長、總裁的發(fā)言提綱，你想大張旗鼓地推進(jìn)泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)的全面應(yīng)用嗎？給我們打電話，我們甚至?xí)湍愀愕揭环莘浩誒A辦公平臺泛普OA系統(tǒng)實(shí)施海報，上面有一個職業(yè)佳麗佇立在電腦旁，笑意吟吟地看著你的同事，旁邊有文字曰：今天你協(xié)同了嗎？
但這是不夠的，你不過完成的是當(dāng)期的實(shí)施規(guī)劃，你如果了解了OA的本質(zhì)，認(rèn)識到這是一個長期而艱巨的組織行為變革的挑戰(zhàn)，而你沒有戰(zhàn)略規(guī)劃，你可能會把不該這個階段完成的事情納入進(jìn)來，混淆了主要問題和次要問題，甚至?xí)?dǎo)致失敗。
首先，你應(yīng)該有一個長期戰(zhàn)略規(guī)劃，你需要知道OA的應(yīng)用不是一蹴而就的，所以你不要期望把所有的問題在今天解決。
根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，我們建議你至少要規(guī)劃三個階段
第一階段：共性應(yīng)用階段
一階段的使命是保障快速上線，盡快建立組織級協(xié)同方式的新的習(xí)慣和模式，你現(xiàn)在已經(jīng)知道這個速度是非常重要的了，所以你必需對一階段的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的確定，如果你不加控制，你可能會無意中設(shè)定了過多的目標(biāo)，最糟的是每個部門都有自己的重點(diǎn)目標(biāo)，大家都陷入到自己的細(xì)節(jié)需求的滿足、扯皮之中，仍然沒有協(xié)同起來。
我們有一句很哲學(xué)的描述第一階段的應(yīng)用特點(diǎn)：最大范圍的最小應(yīng)用。夠抽象吧，意思是你除了公文、文件夾之類必不可少的應(yīng)用，你首先應(yīng)該推動的是“自由協(xié)同”，自由協(xié)同會快速地讓所有人感受到電腦協(xié)同方式相較于傳統(tǒng)協(xié)同的優(yōu)勢，放心吧，很快，最多2周，如果你能促進(jìn)每個人每天上線2-3次，那么大家都會愛上協(xié)同的。當(dāng)你看到這樣的情況。領(lǐng)導(dǎo)在走廊抽煙，遠(yuǎn)遠(yuǎn)的一個下屬喊道，xx總，我昨天把項(xiàng)目材料搞完了，然后你聽到x總大聲地回答：好了，你把它協(xié)同發(fā)給我吧。你就知道，第一階段大功告成了！
第一階段是成功的第一步，不積跬步無以致千里，如果第一步倒下，就不會有未來。關(guān)于第一步的衡量指標(biāo)就是我在第9問中提到的:衡量成功的簡單指標(biāo)的2個閥值和2個月期限。
第二階段：深化應(yīng)用階段
即使在同一個單位，也不是每一個部門的管理水平都是一樣的，同樣泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)的應(yīng)用深度也會不同，流程繁雜的部門領(lǐng)導(dǎo)重視流程梳理和效率，文檔如山的注重文檔管理，知識變化快的注重知識管理，總經(jīng)理工作部、辦公室注重結(jié)果，項(xiàng)目經(jīng)理注重過程和跨部門信息對稱。。。。。。。
因此，你要在第二階段，進(jìn)行二次實(shí)施，這次是以部門為中心的管理深化，通過泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)把部門管理的難點(diǎn)、重點(diǎn)通過深度實(shí)施解決掉，而且剛才說到的問題很多還需要組織保障－在部門中設(shè)置兼職崗位落實(shí)到人，這樣才可以檢查和推進(jìn)。
如果運(yùn)氣好，你大約可以用半年到1年的時間完成這一切。那時候，你們單位的流程有序了，而且建立了流程設(shè)定的流程，一個又一個新流程在自由協(xié)同的實(shí)踐中逐漸成熟，轉(zhuǎn)化為模板，上升到制度；你們單位的每一個大一點(diǎn)的部門都有了肩負(fù)oA深化使用的兼職人員甚至是專職人員，并且可以考核他們。單位第一次設(shè)置了總監(jiān)或副總級別的知識管理負(fù)責(zé)人，有了知識的篩選標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)制的采集上報制度，知識貢獻(xiàn)的激勵。。。。。注意這是一場變革，沒有組織保障是不行的，沒有激勵也是不能持久的。
第三階段：整合應(yīng)用階段。
這的關(guān)鍵在于整合什么？單點(diǎn)登陸，泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)現(xiàn)在一配就行，泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)支持單點(diǎn)登陸訪問其他系統(tǒng)的松耦合，甚至支持接口數(shù)據(jù)交換方式的整合，比如U8插件能通過U8eai接口實(shí)現(xiàn)泛普OA辦公平臺泛普OA系統(tǒng)報銷單－U8待記賬憑證之間的轉(zhuǎn)換。但你如果選擇深層次兩個系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)級緊耦合，那一切都不一樣了。
很多CIO錯誤地把深層次緊耦合整合需求當(dāng)成了第一階段目標(biāo)，從一開始就自討苦吃，要知道，整合的基礎(chǔ)是兩個或更多的系統(tǒng)在完成了自己的深化應(yīng)用（復(fù)雜的系統(tǒng)都有這3個階段）基礎(chǔ)上才有整合的價值，如果你像我一樣在軟件業(yè)干了18年苦活，你一定會像我一樣感慨，在通往信息化的道路上有多艱難啊。沒有任何一個cio有把握能讓任何一個系統(tǒng)都應(yīng)用成功，用上1-2年就換掉系統(tǒng)的比比皆是，更郁悶的是系統(tǒng)還行，廠商死掉了，這樣的情況下，需求的細(xì)節(jié)沒有清楚、缺乏深度分析和前瞻性的設(shè)計、當(dāng)前技術(shù)發(fā)展尚不足以支持?jǐn)U展性，那么草率地把整合愿望付諸實(shí)施將成為你職業(yè)生涯的夢魘。深度整合就是項(xiàng)目！看過上一問的項(xiàng)目和產(chǎn)品比較你就會知道你在挑戰(zhàn)的是你自己的綜合素質(zhì)的極限發(fā)揮，超越自己遠(yuǎn)遠(yuǎn)比作一個項(xiàng)目難。所以最后項(xiàng)目多半以兩敗俱傷、潦草收兵。
整合階段是一場艱巨的戰(zhàn)斗，在此之前，你務(wù)必要做好足夠的細(xì)節(jié)準(zhǔn)備，否則就是對你、對你的單位、對供應(yīng)商伙伴最大的不負(fù)責(zé)任。
有CIO曾經(jīng)問我，這三個階段需要多長的時間？根據(jù)我對眾多組織的信息化發(fā)展的了解，我認(rèn)為三個階段2-3年內(nèi)實(shí)現(xiàn)，比較現(xiàn)實(shí)，我的建議僅供參考，謬誤之處包涵并指正。