成都泛普協(xié)同OA知識管理我的知識介紹

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辦公OA系統(tǒng)我的知識
8.1 新建文檔
用戶可以將新建的文檔發(fā)布成新聞，也可以將文檔創(chuàng)建后作為知識庫為其他員工提供信息共享。
具體操作：
1．點擊【知識】→【新建文檔】菜單，進入如（圖8-1）所示文檔目錄頁面；
2．此時，使用者可以右鍵菜單中點擊顯示全部目錄按鈕，將顯示使用者有權(quán)限創(chuàng)建的全部文檔目錄；
3．在（圖8-1）中點擊創(chuàng)建文檔分目錄，將展開子目錄，然后點擊子目錄進入新建文檔頁面如（圖8-2）所示；
4．選擇文檔類型、填寫文檔標題、發(fā)布類型（當文檔所在文檔目錄設(shè)置為允許發(fā)布時）、及文檔內(nèi)容后右鍵菜單中點擊“提交”發(fā)布文檔。
 
（圖8-1）
OA辦公平臺右鍵菜單功能說明：
名稱 功能說明
顯示全部目錄 點擊顯示當前用戶可以創(chuàng)建的所有文檔目錄
用戶自定義 點擊自定義新建文檔頁面顯示的文檔目錄，以及查詢文檔時查看到的文檔屬性
全部展開 點擊展開子目錄
【注意】在這里只顯示使用者有權(quán)限創(chuàng)建的文檔目錄，每個用戶顯示的文檔目錄可能都不相同。有時，用戶有權(quán)限創(chuàng)建的文檔目錄沒有顯示在新建文檔頁面，此時，可以點擊右鍵“顯示全部目錄”顯示所有文檔目錄；也可以點擊右鍵“用戶自定義”自定義新建文檔頁面顯示的文檔目錄。
 

功能按鈕說明：
名稱 功能說明
提交 將這個文檔提交到系統(tǒng)中，如文檔目錄設(shè)置有文檔審批流程時，文檔提交后變成打開狀態(tài)，同時系統(tǒng)自動觸發(fā)文檔審批流程；
草稿 將這個文檔以草稿方式保存，只有自己可以查看；
預(yù)覽 預(yù)覽并保存為草稿；
HTML 使用HTML語言編輯文檔；
頁眉 點擊顯示或隱藏文檔目錄屬性；
附件 當你需要在文檔中添加多個附件時，點擊這個按鈕，在頁面上會增加附件欄；
返回 返回前一頁面。
下表是對各相關(guān)字段屬性的解釋說明：（點擊顯示屬性，查看基本屬性標簽）
字段 描述信息
文檔 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，但不在新聞頁上發(fā)布
主頁 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標題、圖片加簡短內(nèi)容摘要在相關(guān)新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進行設(shè)置）。
標題 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標題形式在相關(guān)新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進行設(shè)置）。
文檔版本 文檔所在目錄啟用文檔版本管理后，系統(tǒng)會自動生成當前文檔版本；
文檔編號 文檔所在目錄啟用文檔編號規(guī)則后，系統(tǒng)會自動根據(jù)設(shè)置的編號規(guī)則產(chǎn)生文檔編號
子目錄 目錄結(jié)構(gòu)主目錄/分目錄/子目錄，確定該文檔在系統(tǒng)中放置的最終位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。
模板編輯 選擇一個文檔編輯模板。此模板需預(yù)先在系統(tǒng)中定義。
文檔所有者 選擇文檔的創(chuàng)建者（所有者），系統(tǒng)默認文檔所有者為當前登錄者。文檔的所有者登陸系統(tǒng)后，點擊左側(cè)“我的知識”中“我的文檔“按鈕，可以看到所有屬于自己的文檔。
關(guān)鍵字 設(shè)定文檔的關(guān)鍵字。搜索時，如果在關(guān)鍵字一欄中填入的內(nèi)容與此相同，則搜索的結(jié)果會包含此文檔。
失效日期 用于質(zhì)量體系文檔中規(guī)定文檔的有效期限；
人力資源 定義該文檔相關(guān)的員工。例如合同，相關(guān)人員為簽約人。并將該文檔與此人員的記錄相鏈接。
資產(chǎn) 定義該文檔與哪些資產(chǎn)相關(guān)，并將此文檔與此資產(chǎn)的記錄相鏈接。同時該文檔可以根據(jù)所鏈接的資產(chǎn)被檢索到。
CRM 定義該文檔和那些客戶或供應(yīng)商、合作伙伴相關(guān)，并將該文檔和該客戶記錄進行鏈接。
項目 定義該文檔相關(guān)的項目，該文檔的訪問者將得到關(guān)于項目的更多信息，同樣在完成這個選項后可以從相應(yīng)的項目中查詢到該文檔。
附件 從"瀏覽"窗口為該文檔添加附件（每個附件上傳大小在目錄設(shè)置中設(shè)定）
新建三種不同類型的文檔：
 新建HTML文檔：新建一般的網(wǎng)頁文檔，當使用者需要一些特殊的文字效果時，可以使用HTML語言寫入一段代碼進行特殊效果的編輯；
 新建WORD文檔：選擇WORD文檔類型，系統(tǒng)則會切換到WORD界面對文檔進行編輯，但是在切換前的文檔內(nèi)容將被清空，文檔內(nèi)容要重新寫入；
 新建EXCEL文檔：選擇EXCEL文檔類型，系統(tǒng)則會切換到EXCEL界面對文檔進行編輯，但是在切換前的文檔內(nèi)容將被清空，文檔內(nèi)容要重新寫入；
新建word文檔時，文件菜單下有如圖8-3所示菜單：
 

名稱 功能說明
保存到服務(wù)器 將新建的Word或Excel文檔提交到到系統(tǒng)中，如文檔目錄設(shè)置有文檔審批流程時，文檔提交后變成打開狀態(tài)，同時系統(tǒng)自動觸發(fā)文檔審批流程。和右鍵提交功能按鈕一樣。
存為服務(wù)器草稿 將這個文檔以草稿方式保存，只有自己可以查看。和右鍵草稿功能按鈕一樣。
文件預(yù)覽 預(yù)覽并保存為草稿。和右鍵預(yù)覽功能按鈕一樣
打開本地文件 將本地WORD文件上傳；
存為本地文件 將文件另存為本地WORD文件；
簽名印章 在文件中添加簽名印章；
顯示/隱藏 顯示、隱藏目錄、標題等文檔屬性信息；
刷新窗口 刷新當前窗口；
頁面設(shè)置 進行頁面設(shè)置；
關(guān)于我們 顯示iweboffice控件版本信息；
【注意】當使用者第一次使用word文檔時系統(tǒng)可能需要自動安裝一個插件，請關(guān)閉使用者的攔截軟件，并在IE安全設(shè)置中設(shè)置允許安裝Active控件。