協(xié)同OA系統(tǒng)的業(yè)務審批和行政管理介紹

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重慶泛普OA軟件的業(yè)務審批和行政管理
問題分析
　　?。兀兀丶瘓F日常涉及的主要業(yè)務包括大量的已經形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項目經營目標、策略審批；項目規(guī)劃設計、單體建筑設計方案制定、修訂；項目的預決算申請審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報等等。
　　　另外，由于集團目前主要辦公事務包括工作安排，審批工作，工作匯報，工作計劃，工作督辦等，在本地協(xié)作上普遍采用會議傳達，當面安排，電話安排，聽取匯報等方式，遠程辦公則通過電話及電子郵件等方式，存在以下問題：
　　　由于集團化組織本身的復雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數據采集困難，信息傳遞不及時，查詢和統(tǒng)計困難等問題。
　　　同時，每天實時的工作安排和溝通浪費各級管理人員大量時間，安排后事情督辦和過后查閱不方便、了解情況不夠全面。遠程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進行大量溝通的工作信息對稱困難。
流程分析
　　　從業(yè)務流程上看，ＸＸＸ集團日常大量業(yè)務管控流程要求具有二元化的特征，即：既要有嚴謹的管理規(guī)則，對重要的審批事件和大的流程上要有嚴格的的要求，以保證審批的合法性；同時，在實際審批流程中又要有足夠的靈活性，協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠按照日常辦公的習慣對文件進行靈活傳遞，實現如：流程變化、加簽、會簽、回退、撤銷、回收、終止、督辦、修改權限等一系列完善的流程處理策略，以滿足集團對業(yè)務管控的需求。
集團公文流轉管理
問題分析
無法管理和控制文件的簽收、催辦、以及文件承辦的進程
文件沒有分級管理，無法根據文件內容分輕重緩急及時送閱。
有可能造成對象之間橫向傳閱時的文件遺失。
如遇領導或職能部門閱文時間過長，很難做到及時提醒。
流程分析
　　　由于沒有與ＸＸＸ集團公文管理相適應的管理系統(tǒng)，事業(yè)部也沒有明確的收發(fā)文管理制度，缺乏相應的管理手段，從而影響了公文流轉的實時性和文件本身的管理。需要按照集團公文管理的實際情況，OA辦公自動化將集團公文的收發(fā)文流程固化在協(xié)同辦公系統(tǒng)上，實現高效的電子化公文流轉。
一體化的知識文檔管理
問題分析
各個分公司、部門都有自己的檔案體系。未實現集中、共享的知識管理體系
紙質文檔應用比例較高，不利于保存而且所有的查詢操作停留在手工。
員工可能因離職帶走相關的文件和資料，造成關鍵業(yè)務領域的損失。
企業(yè)相關文件，幾年下來上市需要時發(fā)現不見了，組織失憶。
之前做過的活動不能有效的沉淀，供下次類似活動做參考
流程分析：
　　　由于集團缺乏相應的知識管理工具和流程，缺乏一套完整的知識采集特別是過程型經驗知識的沉淀和提煉工具，迫切需要建立起集團統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng)，重慶OA實現一體化的文檔共享，充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識管理中心，為員工知識的獲取、儲存、學習、共享、創(chuàng)新提供的全過程管理，泛普OA系統(tǒng)實現知識采集、知識存儲、知識整理、知識傳播的一體化，有效為組織內個人、部門、團隊、單位提供知識信息服務?？焖偬嵘M織內外人員的生產效率和技能素質。