在當(dāng)今競爭激烈的印刷行業(yè),企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn),如訂單處理效率低下、生產(chǎn)過程難以管控、成本居高不下等。印刷廠工單管理系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的信息化管理工具,正逐漸成為企業(yè)提升競爭力的關(guān)鍵。它能對工單的整個生命周期進(jìn)行有效管理,從訂單接收、生產(chǎn)安排、進(jìn)度跟蹤到交付完成,實(shí)現(xiàn)全流程的數(shù)字化、智能化,為企業(yè)帶來一系列深刻的變革。下面將詳細(xì)介紹印刷廠工單管理系統(tǒng)能為企業(yè)帶來的變革。
一、提高訂單處理效率
傳統(tǒng)的印刷廠訂單處理方式往往依賴人工操作,容易出現(xiàn)錯誤和延誤。而工單管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)訂單的自動化錄入和分配,大大提高了處理效率。
快速錄入訂單信息:系統(tǒng)提供簡潔直觀的界面,員工只需將客戶的訂單信息如印刷品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等輸入系統(tǒng),即可快速完成訂單錄入,避免了手寫訂單可能出現(xiàn)的字跡模糊、信息遺漏等問題。
智能分配工單:系統(tǒng)根據(jù)訂單的要求和車間的生產(chǎn)能力、設(shè)備狀態(tài)等因素,自動將工單分配到合適的生產(chǎn)小組或設(shè)備上。例如,對于需要特定印刷工藝的訂單,系統(tǒng)會優(yōu)先分配給具備相應(yīng)技術(shù)的小組,提高了生產(chǎn)的針對性和效率。
實(shí)時更新訂單狀態(tài):一旦訂單進(jìn)入生產(chǎn)流程,系統(tǒng)會實(shí)時更新訂單狀態(tài),客戶和企業(yè)內(nèi)部人員可以通過系統(tǒng)隨時查詢訂單的處理進(jìn)度,如是否已排產(chǎn)、正在印刷、已完成等,增強(qiáng)了信息的透明度。
減少溝通成本:在傳統(tǒng)模式下,訂單信息的傳遞需要在多個部門之間反復(fù)溝通,容易出現(xiàn)信息偏差。而工單管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息的共享,各部門可以在系統(tǒng)中實(shí)時獲取訂單信息,減少了不必要的溝通環(huán)節(jié),提高了工作效率。
二、優(yōu)化生產(chǎn)調(diào)度
生產(chǎn)調(diào)度是印刷廠生產(chǎn)管理的核心環(huán)節(jié),合理的調(diào)度可以充分利用企業(yè)的資源,提高生產(chǎn)效率。工單管理系統(tǒng)為生產(chǎn)調(diào)度提供了強(qiáng)大的支持。
可視化排程:系統(tǒng)通過甘特圖等可視化工具,將生產(chǎn)任務(wù)直觀地展示出來,調(diào)度人員可以清晰地看到每個工單的開始時間、結(jié)束時間和生產(chǎn)進(jìn)度,便于合理安排生產(chǎn)順序和資源分配。
動態(tài)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃:當(dāng)出現(xiàn)緊急訂單或生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常情況時,系統(tǒng)可以快速調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。例如,如果某臺設(shè)備出現(xiàn)故障,系統(tǒng)可以自動將該設(shè)備上的工單重新分配到其他可用設(shè)備上,確保生產(chǎn)的連續(xù)性。
資源優(yōu)化配置:系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控設(shè)備的使用情況和人員的工作狀態(tài),根據(jù)生產(chǎn)需求合理調(diào)配資源。例如,在訂單高峰期,可以將閑置的設(shè)備和人員調(diào)配到繁忙的生產(chǎn)環(huán)節(jié),提高整體生產(chǎn)效率。
減少生產(chǎn)等待時間:通過系統(tǒng)的智能調(diào)度,各生產(chǎn)環(huán)節(jié)之間的銜接更加緊密,減少了工單在不同工序之間的等待時間,加快了生產(chǎn)流程。
三、加強(qiáng)生產(chǎn)過程管控
印刷廠的生產(chǎn)過程復(fù)雜,涉及多個環(huán)節(jié)和工序,傳統(tǒng)的管理方式難以對生產(chǎn)過程進(jìn)行全面有效的管控。工單管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對生產(chǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控和精細(xì)化管理。
實(shí)時監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度:系統(tǒng)通過與生產(chǎn)設(shè)備的連接,實(shí)時獲取設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)和生產(chǎn)進(jìn)度信息。管理人員可以在辦公室通過電腦或手機(jī)隨時查看每個工單的生產(chǎn)進(jìn)度,及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)中的問題并采取措施解決。
質(zhì)量管控:系統(tǒng)可以記錄每個工單的質(zhì)量檢測數(shù)據(jù),如印刷品的顏色偏差、套印精度等。一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,系統(tǒng)會自動發(fā)出警報(bào),提醒相關(guān)人員進(jìn)行處理,并對質(zhì)量問題進(jìn)行追溯和分析,找出問題的根源。
生產(chǎn)過程追溯:在系統(tǒng)中,每個工單都有詳細(xì)的生產(chǎn)記錄,包括原材料使用情況、操作人員、生產(chǎn)時間等。如果出現(xiàn)質(zhì)量問題或客戶投訴,可以通過系統(tǒng)快速追溯到問題發(fā)生的環(huán)節(jié)和責(zé)任人,便于進(jìn)行整改和改進(jìn)。
異常預(yù)警:系統(tǒng)可以設(shè)置各種預(yù)警規(guī)則,如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、設(shè)備故障等。當(dāng)出現(xiàn)異常情況時,系統(tǒng)會及時向相關(guān)人員發(fā)送通知,以便及時采取措施,避免問題擴(kuò)大化。
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四、降低生產(chǎn)成本
成本控制是印刷廠生存和發(fā)展的關(guān)鍵。工單管理系統(tǒng)通過優(yōu)化生產(chǎn)流程、合理配置資源等方式,幫助企業(yè)降低生產(chǎn)成本。
原材料管理優(yōu)化:系統(tǒng)可以對原材料的采購、庫存和使用進(jìn)行精細(xì)化管理。根據(jù)訂單需求,準(zhǔn)確計(jì)算所需原材料的數(shù)量,避免過度采購造成庫存積壓。系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控原材料的庫存水平,當(dāng)庫存低于設(shè)定的安全庫存時,自動發(fā)出采購預(yù)警。
減少人工成本:自動化的工單處理和生產(chǎn)調(diào)度減少了人工操作和溝通成本。例如,系統(tǒng)的智能分配工單功能減少了人工分配工單的時間和工作量,提高了人力資源的利用效率。
提高設(shè)備利用率:系統(tǒng)可以根據(jù)設(shè)備的性能和生產(chǎn)任務(wù),合理安排設(shè)備的使用,避免設(shè)備閑置和過度使用。通過對設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)的分析,及時進(jìn)行設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng),延長設(shè)備的使用壽命,降低設(shè)備的維修成本。
降低次品率:通過嚴(yán)格的質(zhì)量管控和生產(chǎn)過程追溯,系統(tǒng)可以幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題,降低次品率。次品率的降低意味著原材料和生產(chǎn)資源的浪費(fèi)減少,直接降低了生產(chǎn)成本。
成本項(xiàng)目 | 傳統(tǒng)管理方式成本 | 工單管理系統(tǒng)應(yīng)用后成本 |
原材料采購成本 | 因過度采購導(dǎo)致庫存積壓,每年多支出約20萬元 | 精準(zhǔn)采購,庫存合理,每年節(jié)省約15萬元 |
人工成本 | 人工處理訂單和調(diào)度生產(chǎn),人力投入大,每年約50萬元 | 自動化處理,人力成本降低至每年35萬元 |
設(shè)備維修成本 | 設(shè)備不定期維護(hù),故障頻發(fā),每年維修費(fèi)用約10萬元 | 定期維護(hù),設(shè)備故障率降低,每年維修費(fèi)用降至3萬元 |
五、提升客戶滿意度
客戶滿意度是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。印刷廠工單管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)更好地滿足客戶需求,提升客戶滿意度。
及時準(zhǔn)確的訂單信息反饋:系統(tǒng)可以實(shí)時更新訂單狀態(tài),并將信息及時反饋給客戶??蛻艨梢噪S時了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度和預(yù)計(jì)交付時間,減少了客戶的焦慮和不確定性。
個性化服務(wù):通過系統(tǒng)記錄客戶的歷史訂單信息和偏好,企業(yè)可以為客戶提供更加個性化的服務(wù)。例如,根據(jù)客戶的印刷習(xí)慣推薦合適的印刷工藝和材料,提高客戶的滿意度。
快速響應(yīng)客戶需求:當(dāng)客戶提出變更訂單或其他需求時,系統(tǒng)可以快速調(diào)整工單信息,并及時安排生產(chǎn)。這種快速響應(yīng)能力可以讓客戶感受到企業(yè)的重視,增強(qiáng)客戶的忠誠度。
優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量:系統(tǒng)的質(zhì)量管控功能確保了印刷品的質(zhì)量穩(wěn)定可靠。客戶收到高質(zhì)量的產(chǎn)品,自然會對企業(yè)的服務(wù)更加滿意,從而提高企業(yè)的口碑和市場競爭力。
六、增強(qiáng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析能力
數(shù)據(jù)是企業(yè)決策的重要依據(jù)。印刷廠工單管理系統(tǒng)可以收集和分析大量的生產(chǎn)數(shù)據(jù),為企業(yè)的決策提供有力支持。
生產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì):系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)每個工單的生產(chǎn)時間、原材料消耗、設(shè)備使用情況等數(shù)據(jù)。通過對這些數(shù)據(jù)的分析,企業(yè)可以了解生產(chǎn)過程中的瓶頸和問題,為優(yōu)化生產(chǎn)流程提供依據(jù)。
成本數(shù)據(jù)分析:系統(tǒng)可以對生產(chǎn)成本進(jìn)行詳細(xì)的分析,如原材料成本、人工成本、設(shè)備成本等。通過分析不同訂單、不同產(chǎn)品的成本構(gòu)成,企業(yè)可以找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn),制定合理的成本控制策略。
銷售數(shù)據(jù)分析:系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)不同客戶、不同產(chǎn)品的銷售情況,分析市場需求和客戶偏好。企業(yè)可以根據(jù)銷售數(shù)據(jù)調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和營銷策略,提高市場占有率。
績效評估:系統(tǒng)可以根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和生產(chǎn)數(shù)據(jù),對員工進(jìn)行績效評估。通過客觀的績效評估,激勵員工提高工作效率和質(zhì)量,同時為企業(yè)的人力資源管理提供參考。
七、實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)協(xié)同與溝通
印刷廠的生產(chǎn)涉及多個部門和環(huán)節(jié),如銷售、生產(chǎn)、采購、質(zhì)檢等。工單管理系統(tǒng)可以促進(jìn)各部門之間的協(xié)同與溝通,提高工作效率。
信息共享:系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了各部門之間的信息共享,每個部門都可以在系統(tǒng)中獲取所需的信息。例如,生產(chǎn)部門可以了解銷售部門的訂單需求,采購部門可以根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行原材料采購,避免了信息孤島現(xiàn)象。
實(shí)時溝通:系統(tǒng)提供了內(nèi)部溝通功能,員工可以在系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時交流和溝通。當(dāng)出現(xiàn)問題時,相關(guān)人員可以及時在系統(tǒng)中討論解決方案,提高了問題解決的效率。
任務(wù)協(xié)同:系統(tǒng)可以將不同部門的任務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和協(xié)同。例如,當(dāng)生產(chǎn)部門完成一個工單的某個工序后,系統(tǒng)會自動通知質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢測,質(zhì)檢合格后再通知物流部門安排發(fā)貨,實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)流程的無縫銜接。
團(tuán)隊(duì)協(xié)作增強(qiáng):通過系統(tǒng)的協(xié)同工作,各部門之間的聯(lián)系更加緊密,團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識得到增強(qiáng)。員工可以更好地理解自己的工作在整個生產(chǎn)流程中的作用,提高了工作的積極性和主動性。
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八、提升企業(yè)競爭力
在印刷行業(yè),企業(yè)的競爭力體現(xiàn)在多個方面,如生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制、客戶服務(wù)等。印刷廠工單管理系統(tǒng)通過對這些方面的優(yōu)化,提升了企業(yè)的整體競爭力。
提高生產(chǎn)效率:系統(tǒng)的自動化處理和智能調(diào)度功能,使企業(yè)能夠更快地完成訂單生產(chǎn),縮短了交貨周期,滿足了客戶對快速交付的需求,從而在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。
降低成本:通過優(yōu)化生產(chǎn)流程和成本控制,企業(yè)可以降低生產(chǎn)成本,提高產(chǎn)品的價格競爭力。在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,以更低的價格吸引更多的客戶。
提升產(chǎn)品質(zhì)量:系統(tǒng)的質(zhì)量管控功能確保了印刷品的高質(zhì)量,滿足了客戶對產(chǎn)品質(zhì)量的要求。優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品可以提高企業(yè)的品牌形象和市場口碑,增強(qiáng)客戶的忠誠度。
快速響應(yīng)市場變化:系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性使企業(yè)能夠快速響應(yīng)市場變化和客戶需求的變化。當(dāng)市場需求發(fā)生變化時,企業(yè)可以通過系統(tǒng)快速調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)品策略,保持競爭優(yōu)勢。
競爭力指標(biāo) | 傳統(tǒng)管理方式表現(xiàn) | 工單管理系統(tǒng)應(yīng)用后表現(xiàn) |
交貨周期 | 平均交貨周期為15天,經(jīng)常出現(xiàn)延遲交付情況 | 平均交貨周期縮短至10天,基本能按時交付 |
產(chǎn)品價格 | 由于成本較高,產(chǎn)品價格缺乏競爭力 | 成本降低,產(chǎn)品價格可降低10%-15%,更具競爭力 |
客戶滿意度 | 客戶滿意度約為70%,存在較多投訴 | 客戶滿意度提高至90%以上,客戶忠誠度增強(qiáng) |
印刷廠工單管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來了多方面的變革,從提高訂單處理效率、優(yōu)化生產(chǎn)調(diào)度到降低成本、提升客戶滿意度等,全面提升了企業(yè)的管理水平和競爭力。在數(shù)字化時代,印刷企業(yè)應(yīng)積極引入工單管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級,以適應(yīng)市場的變化和發(fā)展。
常見用戶關(guān)注的問題:
一、印刷廠工單管理系統(tǒng)能提高生產(chǎn)效率嗎?
我聽說現(xiàn)在好多印刷廠都在用工單管理系統(tǒng),我就想知道這玩意兒真能提高生產(chǎn)效率不。感覺要是能提高效率,那對企業(yè)來說可太有用啦。
工單管理系統(tǒng)提高生產(chǎn)效率的方式:
1. 自動化排單:系統(tǒng)可以根據(jù)訂單的緊急程度、印刷設(shè)備的空閑情況等自動安排工單順序,避免了人工排單的繁瑣和失誤,讓生產(chǎn)有條不紊地進(jìn)行。就好比一場接力賽,系統(tǒng)能精準(zhǔn)地安排每個選手的出場順序,保證比賽順利進(jìn)行。
2. 實(shí)時監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度:通過系統(tǒng),管理人員可以隨時了解每個工單的生產(chǎn)進(jìn)度,及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的問題并解決。比如某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤,能馬上采取措施調(diào)整,不會讓問題越拖越大。
3. 資源合理分配:系統(tǒng)可以分析工單所需的資源,如紙張、油墨等,然后合理分配這些資源,避免資源的浪費(fèi)和短缺。就像廚師做菜,能精準(zhǔn)地掌握每種食材的用量,做出美味又不浪費(fèi)的菜肴。
4. 減少溝通成本:傳統(tǒng)的工單管理可能需要員工之間頻繁地溝通和傳遞信息,容易出現(xiàn)信息誤差和延誤。而工單管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時共享,大家都能在系統(tǒng)里看到相關(guān)信息,減少了不必要的溝通成本。
5. 提高設(shè)備利用率:系統(tǒng)可以根據(jù)工單的需求合理安排設(shè)備的使用,避免設(shè)備的閑置和過度使用。比如一臺印刷機(jī),系統(tǒng)能讓它在合適的時間完成合適的工單,充分發(fā)揮它的作用。
二、使用印刷廠工單管理系統(tǒng)能降低成本嗎?
朋友推薦我了解一下印刷廠工單管理系統(tǒng),說能降低成本。我就有點(diǎn)好奇,這系統(tǒng)到底是咋降低成本的呢?要是真能省不少錢,那企業(yè)肯定愿意用啊。
系統(tǒng)降低成本的途徑:
1. 減少人力成本:自動化的工單管理減少了人工操作的環(huán)節(jié),不需要那么多員工來處理工單的安排、跟蹤等工作,從而降低了人力成本。就像以前需要一群人做的事,現(xiàn)在一個系統(tǒng)就能搞定。
2. 降低庫存成本:系統(tǒng)可以精準(zhǔn)地預(yù)測工單所需的原材料數(shù)量,避免過度采購導(dǎo)致庫存積壓,也能防止原材料短缺影響生產(chǎn)。這樣就可以降低庫存成本,讓企業(yè)的資金更靈活。
3. 節(jié)約能源成本:通過合理安排生產(chǎn)設(shè)備的使用,避免設(shè)備的空轉(zhuǎn)和不必要的能耗,從而節(jié)約能源成本。比如印刷機(jī)在不工作的時候及時關(guān)閉,減少電力浪費(fèi)。
4. 減少次品成本:系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控生產(chǎn)過程,及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并采取措施糾正,減少次品的產(chǎn)生。次品少了,企業(yè)就不用為次品的處理和重新生產(chǎn)花費(fèi)額外的成本。
5. 降低管理成本:系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息的集中管理和共享,管理人員可以更高效地進(jìn)行管理決策,減少了管理過程中的時間和精力成本。
三、印刷廠工單管理系統(tǒng)能提升客戶滿意度嗎?
我想知道印刷廠工單管理系統(tǒng)對提升客戶滿意度有沒有幫助。畢竟客戶滿意了,企業(yè)的生意才能越來越好嘛。
系統(tǒng)提升客戶滿意度的表現(xiàn):
1. 及時交付訂單:系統(tǒng)提高了生產(chǎn)效率,能保證訂單按時完成和交付??蛻裟馨磿r收到印刷品,自然會對企業(yè)的服務(wù)感到滿意。就像你在網(wǎng)上買東西,賣家能按時發(fā)貨到貨,你肯定會覺得這家店靠譜。
2. 提供準(zhǔn)確的訂單信息:客戶可以通過系統(tǒng)隨時了解自己訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、預(yù)計(jì)交付時間等信息,讓客戶心里有底。就好比你去餐廳吃飯,服務(wù)員能隨時告訴你菜做到哪一步了,什么時候能上桌,你會覺得很安心。
3. 提高產(chǎn)品質(zhì)量:系統(tǒng)對生產(chǎn)過程的監(jiān)控和管理有助于減少次品的產(chǎn)生,提高產(chǎn)品質(zhì)量??蛻羰盏礁哔|(zhì)量的印刷品,滿意度自然會提升。就像你買一件衣服,質(zhì)量好穿起來舒服,你肯定會喜歡這個品牌。
4. 個性化服務(wù):系統(tǒng)可以記錄客戶的需求和偏好,為客戶提供個性化的服務(wù)。比如根據(jù)客戶以往的訂單情況,推薦合適的印刷方案和產(chǎn)品,讓客戶感受到企業(yè)的用心。
5. 快速響應(yīng)客戶問題:系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息的快速傳遞和共享,企業(yè)能更快速地響應(yīng)客戶的問題和投訴。及時解決客戶的問題,能增強(qiáng)客戶對企業(yè)的信任和滿意度。
系統(tǒng)功能 | 對生產(chǎn)效率的影響 | 對成本的影響 |
---|---|---|
自動化排單 | 提高,使生產(chǎn)有序進(jìn)行 | 降低,減少人工排單失誤和時間成本 |
實(shí)時監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度 | 提高,及時發(fā)現(xiàn)和解決問題 | 降低,避免延誤導(dǎo)致的額外成本 |
資源合理分配 | 提高,充分利用資源 | 降低,避免資源浪費(fèi)和短缺成本 |
四、印刷廠工單管理系統(tǒng)容易上手嗎?
假如你是一家印刷廠的老板,要引入工單管理系統(tǒng),肯定會擔(dān)心員工能不能很快上手。我就想知道這系統(tǒng)到底容不容易學(xué)啊。
系統(tǒng)容易上手的原因:
1. 操作界面簡潔:一般來說,工單管理系統(tǒng)的操作界面設(shè)計(jì)得都很簡潔明了,員工很容易找到自己需要的功能模塊。就像智能手機(jī)的界面,簡單易懂,一看就會用。
2. 培訓(xùn)簡單:系統(tǒng)開發(fā)商通常會提供專業(yè)的培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容簡單易懂,員工不需要具備很高的技術(shù)水平就能學(xué)會。而且培訓(xùn)時間也不會很長,不會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。
3. 有引導(dǎo)提示:在系統(tǒng)的操作過程中,會有相應(yīng)的引導(dǎo)提示,幫助員工完成操作。比如在填寫工單信息時,會有提示告訴你每個字段應(yīng)該填什么內(nèi)容,讓員工不會感到迷茫。
4. 與日常工作流程相似:工單管理系統(tǒng)的流程通常是按照印刷廠的實(shí)際工作流程設(shè)計(jì)的,員工在使用系統(tǒng)時會感覺和平時的工作差不多,只是把紙質(zhì)的工單換成了電子的。這樣員工就更容易接受和上手。
5. 技術(shù)支持完善:如果員工在使用過程中遇到問題,系統(tǒng)開發(fā)商會提供及時的技術(shù)支持。無論是電話咨詢還是遠(yuǎn)程協(xié)助,都能讓員工快速解決問題,繼續(xù)使用系統(tǒng)。