在當今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中,企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn),而人力資源管理是企業(yè)發(fā)展的核心要素之一。HRM 軟件系統(tǒng),即人力資源管理軟件系統(tǒng),是一種專門為企業(yè)人力資源管理設(shè)計的信息化工具。它涵蓋了員工信息管理、考勤管理、薪酬管理、績效管理等多個方面,能夠幫助企業(yè)提高人力資源管理效率、降低成本、提升員工滿意度。那么,為什么企業(yè)應(yīng)該考慮購買 HRM 軟件系統(tǒng)呢?下面將從多個方面進行詳細闡述。
一、提高管理效率
傳統(tǒng)的人力資源管理方式往往依賴于人工操作,如手工記錄員工信息、計算考勤和薪酬等。這些工作不僅繁瑣,而且容易出錯,耗費大量的時間和精力。而 HRM 軟件系統(tǒng)可以實現(xiàn)人力資源管理的自動化,大大提高管理效率。
員工信息管理:HRM 軟件系統(tǒng)可以集中存儲員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等,方便管理人員隨時查詢和更新。系統(tǒng)還可以實現(xiàn)員工信息的共享,不同部門的管理人員可以根據(jù)權(quán)限查看相關(guān)信息,避免了信息的重復(fù)錄入和不一致。
考勤管理:通過與考勤設(shè)備的集成,HRM 軟件系統(tǒng)可以自動采集員工的考勤數(shù)據(jù),如打卡時間、請假情況等。系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則自動計算員工的出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)等,生成詳細的考勤報表。這不僅節(jié)省了考勤統(tǒng)計的時間,還提高了考勤數(shù)據(jù)的準確性。
薪酬管理:HRM 軟件系統(tǒng)可以根據(jù)員工的考勤數(shù)據(jù)、績效評估結(jié)果等自動計算員工的薪酬。系統(tǒng)可以考慮各種薪酬項目,如基本工資、獎金、補貼等,同時還可以處理個人所得稅、社保等扣除項目。薪酬計算完成后,系統(tǒng)可以自動生成工資條,并通過電子郵件或短信的方式發(fā)送給員工,提高了薪酬發(fā)放的效率和透明度。
招聘管理:HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)優(yōu)化招聘流程。系統(tǒng)可以發(fā)布招聘信息、接收簡歷、篩選候選人,并安排面試。在面試過程中,系統(tǒng)可以記錄面試評價和結(jié)果,方便管理人員進行決策。系統(tǒng)還可以跟蹤招聘進度,及時提醒相關(guān)人員進行下一步操作,提高招聘效率。
二、降低管理成本
企業(yè)在人力資源管理方面需要投入大量的人力、物力和財力。購買 HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)降低這些成本。
人力成本:傳統(tǒng)的人力資源管理方式需要大量的人力資源管理人員來處理各種事務(wù)。而 HRM 軟件系統(tǒng)的自動化功能可以減少人工操作,從而減少人力資源管理人員的數(shù)量。例如,在考勤管理和薪酬計算方面,系統(tǒng)的自動化處理可以讓原本需要多人完成的工作由一人輕松完成,降低了人力成本。
物力成本:使用 HRM 軟件系統(tǒng)可以減少紙張的使用。傳統(tǒng)的人力資源管理需要大量的紙質(zhì)文件,如員工檔案、考勤記錄、薪酬報表等。而 HRM 軟件系統(tǒng)可以將這些信息電子化,存儲在服務(wù)器或云端,不僅節(jié)省了紙張成本,還減少了文件存儲和管理的空間需求。
培訓(xùn)成本:HRM 軟件系統(tǒng)通常具有直觀的界面和操作指南,員工可以快速上手。系統(tǒng)供應(yīng)商還會提供在線培訓(xùn)和技術(shù)支持,幫助企業(yè)員工更好地使用系統(tǒng)。相比傳統(tǒng)的人力資源管理培訓(xùn),使用 HRM 軟件系統(tǒng)可以降低培訓(xùn)成本,提高培訓(xùn)效果。
錯誤成本:人工操作容易出現(xiàn)錯誤,如考勤統(tǒng)計錯誤、薪酬計算錯誤等。這些錯誤可能會導(dǎo)致員工的不滿和企業(yè)的經(jīng)濟損失。HRM 軟件系統(tǒng)的自動化和準確性可以減少這些錯誤的發(fā)生,降低錯誤成本。例如,系統(tǒng)在計算薪酬時會嚴格按照預(yù)設(shè)的規(guī)則進行,避免了人為因素導(dǎo)致的計算錯誤。
三、提升數(shù)據(jù)準確性
人力資源管理涉及大量的數(shù)據(jù),如員工信息、考勤數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)的準確性對于企業(yè)的決策至關(guān)重要。HRM 軟件系統(tǒng)可以提高數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
數(shù)據(jù)錄入準確性:在傳統(tǒng)的人力資源管理中,數(shù)據(jù)錄入往往是人工完成的,容易出現(xiàn)錄入錯誤。而 HRM 軟件系統(tǒng)可以設(shè)置數(shù)據(jù)驗證規(guī)則,對錄入的數(shù)據(jù)進行實時檢查。例如,在錄入員工身份證號碼時,系統(tǒng)會自動驗證號碼的格式和有效性,避免錯誤數(shù)據(jù)的錄入。
數(shù)據(jù)一致性:由于員工信息在不同部門可能存在重復(fù)錄入的情況,容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致。HRM 軟件系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和共享,確保不同部門使用的員工信息是一致的。例如,員工的職位變動信息在系統(tǒng)中更新后,相關(guān)部門可以及時獲取最新信息,避免因信息不一致而導(dǎo)致的工作失誤。
數(shù)據(jù)更新及時性:當員工的信息發(fā)生變化時,如職位晉升、薪酬調(diào)整等,HRM 軟件系統(tǒng)可以及時更新相關(guān)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可以設(shè)置提醒功能,確保相關(guān)人員及時處理數(shù)據(jù)更新。這保證了企業(yè)的人力資源數(shù)據(jù)始終是最新的,為企業(yè)的決策提供了準確的依據(jù)。
數(shù)據(jù)分析準確性:HRM 軟件系統(tǒng)可以對大量的人力資源數(shù)據(jù)進行分析,如員工流動率、績效分布等。系統(tǒng)可以使用先進的數(shù)據(jù)分析算法,提供準確的分析結(jié)果。這些分析結(jié)果可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人力資源管理中存在的問題,制定合理的人力資源策略。
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四、加強員工自助服務(wù)
HRM 軟件系統(tǒng)可以為員工提供自助服務(wù)平臺,讓員工能夠自主查詢和處理與自己相關(guān)的人力資源事務(wù),提高員工的滿意度和參與度。
個人信息查詢:員工可以通過 HRM 軟件系統(tǒng)的自助服務(wù)平臺查詢自己的基本信息、考勤記錄、薪酬明細等。這方便了員工隨時了解自己的工作情況和收入狀況,同時也提高了信息的透明度。
請假申請:員工可以在自助服務(wù)平臺上提交請假申請,填寫請假類型、請假時間等信息。申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)會自動將申請發(fā)送給相關(guān)審批人員。審批人員可以在系統(tǒng)中查看申請信息,并進行審批。員工可以實時跟蹤請假申請的審批進度,了解是否獲批。
培訓(xùn)報名:企業(yè)通常會組織各種培訓(xùn)活動,員工可以通過自助服務(wù)平臺查看培訓(xùn)信息,并報名參加感興趣的培訓(xùn)課程。系統(tǒng)可以記錄員工的培訓(xùn)報名情況和培訓(xùn)結(jié)果,方便員工進行學(xué)習(xí)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
績效反饋:在績效評估過程中,員工可以通過自助服務(wù)平臺查看自己的績效評估結(jié)果和反饋意見。這有助于員工了解自己的工作表現(xiàn),明確改進方向。員工也可以在平臺上對績效評估結(jié)果提出異議,進行申訴,促進績效評估的公平公正。
功能 | 傳統(tǒng)方式 | HRM 軟件系統(tǒng) |
個人信息查詢 | 需向人力資源部門咨詢,等待時間長 | 隨時自助查詢,即時獲取信息 |
請假申請 | 填寫紙質(zhì)申請單,找領(lǐng)導(dǎo)簽字,流程繁瑣 | 在線提交申請,自動流轉(zhuǎn)審批,進度可跟蹤 |
培訓(xùn)報名 | 通過郵件或線下報名,容易錯過報名時間 | 實時查看培訓(xùn)信息,在線報名,方便快捷 |
五、優(yōu)化績效管理
績效管理是企業(yè)人力資源管理的重要環(huán)節(jié),HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)優(yōu)化績效管理流程,提高績效管理的效果。
目標設(shè)定:HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)制定明確的績效目標。管理人員可以根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標和部門職責,為員工設(shè)定具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、相關(guān)的和有時限的(SMART)績效目標。員工可以在系統(tǒng)中查看自己的績效目標,并了解目標的完成情況對個人薪酬和職業(yè)發(fā)展的影響。
績效評估:系統(tǒng)可以提供多種績效評估方法,如關(guān)鍵績效指標(KPI)評估、360 度評估等。評估過程中,系統(tǒng)可以自動收集員工的績效數(shù)據(jù),如工作成果、工作態(tài)度等,并根據(jù)預(yù)設(shè)的評估標準進行評分。評估結(jié)果可以及時反饋給員工和管理人員,促進員工的績效改進。
績效溝通:HRM 軟件系統(tǒng)可以提供績效溝通的平臺,讓管理人員和員工能夠及時進行溝通和反饋。在績效評估周期內(nèi),管理人員可以通過系統(tǒng)與員工進行定期的績效面談,了解員工的工作進展和困難,給予指導(dǎo)和支持。員工也可以在系統(tǒng)中向管理人員提出自己的想法和建議,促進雙方的溝通和理解。
績效激勵:系統(tǒng)可以根據(jù)員工的績效評估結(jié)果,自動計算績效獎金、晉升機會等激勵措施。這可以激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力,提高員工的工作績效。系統(tǒng)可以記錄員工的績效歷史,為企業(yè)的人才選拔和培養(yǎng)提供依據(jù)。
六、促進合規(guī)管理
企業(yè)在人力資源管理方面需要遵守各種法律法規(guī),如勞動法規(guī)、稅收法規(guī)等。HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)確保人力資源管理活動的合規(guī)性。
勞動法規(guī)遵守:HRM 軟件系統(tǒng)可以根據(jù)當?shù)氐膭趧臃ㄒ?guī),設(shè)置合理的工作時間、休假制度等。系統(tǒng)可以自動檢查員工的加班情況,確保企業(yè)遵守加班規(guī)定。系統(tǒng)可以生成符合勞動法規(guī)要求的勞動合同、考勤記錄等文件,避免企業(yè)因勞動法規(guī)問題而面臨法律風(fēng)險。
稅收法規(guī)遵守:在薪酬管理方面,HRM 軟件系統(tǒng)可以根據(jù)稅收法規(guī)的要求,準確計算員工的個人所得稅。系統(tǒng)可以及時更新稅收政策,確保企業(yè)的薪酬發(fā)放符合稅收法規(guī)。系統(tǒng)還可以生成稅務(wù)報表,方便企業(yè)進行稅務(wù)申報。
數(shù)據(jù)安全合規(guī):HRM 軟件系統(tǒng)通常采用先進的安全技術(shù),保障員工信息的安全。系統(tǒng)可以設(shè)置不同的用戶權(quán)限,只有授權(quán)人員才能訪問敏感信息。系統(tǒng)會對數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù),防止數(shù)據(jù)丟失。在數(shù)據(jù)傳輸過程中,系統(tǒng)采用加密技術(shù),確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性,符合數(shù)據(jù)保護法規(guī)的要求。
報告和審計:HRM 軟件系統(tǒng)可以生成各種合規(guī)報告,如勞動用工報告、稅務(wù)報告等。這些報告可以幫助企業(yè)向相關(guān)部門展示其人力資源管理活動的合規(guī)性。系統(tǒng)可以記錄所有的人力資源管理操作,方便企業(yè)進行內(nèi)部審計和外部審計,確保企業(yè)的人力資源管理活動符合法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。
七、支持戰(zhàn)略決策
HRM 軟件系統(tǒng)可以為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供有力的支持,幫助企業(yè)更好地規(guī)劃人力資源,實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。
人力資源規(guī)劃:通過對員工數(shù)據(jù)的分析,HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)了解當前的人力資源狀況,如員工數(shù)量、年齡結(jié)構(gòu)、技能水平等。企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略,預(yù)測未來的人力資源需求,制定合理的人力資源規(guī)劃。例如,企業(yè)可以根據(jù)系統(tǒng)分析結(jié)果,確定是否需要招聘新員工、進行員工培訓(xùn)或調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。
人才分析:系統(tǒng)可以對員工的績效、潛力、忠誠度等進行分析,識別企業(yè)的核心人才和高潛力人才。企業(yè)可以根據(jù)人才分析結(jié)果,制定針對性的人才培養(yǎng)和保留策略,確保企業(yè)擁有足夠的優(yōu)秀人才來支持業(yè)務(wù)發(fā)展。
成本分析:HRM 軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)分析人力資源成本,如薪酬成本、培訓(xùn)成本、招聘成本等。企業(yè)可以通過對成本數(shù)據(jù)的分析,找出成本控制的關(guān)鍵點,優(yōu)化人力資源成本結(jié)構(gòu)。例如,企業(yè)可以根據(jù)系統(tǒng)分析結(jié)果,調(diào)整薪酬策略、優(yōu)化培訓(xùn)計劃,降低人力資源成本。
市場對標:HRM 軟件系統(tǒng)可以收集和分析同行業(yè)的人力資源數(shù)據(jù),如薪酬水平、人才流動率等。企業(yè)可以將自己的人力資源數(shù)據(jù)與同行業(yè)進行對標,了解自己在人力資源管理方面的優(yōu)勢和不足。這有助于企業(yè)制定更具競爭力的人力資源策略,吸引和留住優(yōu)秀人才。
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八、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與協(xié)同
在企業(yè)中,不同部門之間需要進行有效的溝通和協(xié)作,HRM 軟件系統(tǒng)可以促進人力資源數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同,提高企業(yè)的整體運營效率。
部門間數(shù)據(jù)共享:HRM 軟件系統(tǒng)可以打破部門之間的信息壁壘,實現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)的共享。例如,財務(wù)部門可以通過系統(tǒng)獲取員工的薪酬數(shù)據(jù),用于成本核算和預(yù)算編制;銷售部門可以了解員工的績效數(shù)據(jù),為銷售團隊的管理和激勵提供依據(jù);培訓(xùn)部門可以根據(jù)員工的技能水平和培訓(xùn)需求,制定針對性的培訓(xùn)計劃。
跨部門協(xié)作:在一些人力資源管理活動中,如招聘、培訓(xùn)等,需要多個部門的協(xié)作。HRM 軟件系統(tǒng)可以提供協(xié)作平臺,讓不同部門的人員可以在系統(tǒng)中共同參與和處理相關(guān)事務(wù)。例如,在招聘過程中,人力資源部門、用人部門和面試專家可以在系統(tǒng)中共同篩選候選人、進行面試評價,提高招聘的質(zhì)量和效率。
與其他系統(tǒng)集成:HRM 軟件系統(tǒng)可以與企業(yè)的其他管理系統(tǒng),如企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)等進行集成。通過系統(tǒng)集成,企業(yè)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通,避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和不一致。例如,HRM 軟件系統(tǒng)與 ERP 系統(tǒng)集成后,員工的考勤數(shù)據(jù)可以直接同步到 ERP 系統(tǒng)中,用于生產(chǎn)計劃和成本核算。
移動辦公支持:隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,越來越多的員工需要在移動設(shè)備上進行工作。HRM 軟件系統(tǒng)通常提供移動客戶端,員工和管理人員可以通過手機或平板電腦隨時隨地訪問系統(tǒng),處理人力資源事務(wù)。這提高了工作的靈活性和效率,方便員工和管理人員在不同場景下進行協(xié)作。
協(xié)作場景 | 傳統(tǒng)方式 | HRM 軟件系統(tǒng) |
部門間數(shù)據(jù)共享 | 通過郵件、文件共享等方式傳遞數(shù)據(jù),容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致 | 系統(tǒng)實時共享數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)的一致性和及時性 |
跨部門協(xié)作 | 需要多次溝通協(xié)調(diào),效率低下 | 在系統(tǒng)中進行協(xié)作,流程清晰,提高效率 |
與其他系統(tǒng)集成 | 數(shù)據(jù)需要手動錄入,容易出錯 | 系統(tǒng)自動集成數(shù)據(jù),減少錯誤和重復(fù)工作 |
企業(yè)購買 HRM 軟件系統(tǒng)具有諸多好處,包括提高管理效率、降低管理成本、提升數(shù)據(jù)準確性、加強員工自助服務(wù)、優(yōu)化績效管理、促進合規(guī)管理、支持戰(zhàn)略決策以及實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與協(xié)同等。在當今數(shù)字化時代,企業(yè)應(yīng)該積極考慮引入 HRM 軟件系統(tǒng),提升人力資源管理水平,增強企業(yè)的競爭力。
常見用戶關(guān)注的問題:
一、HRM軟件系統(tǒng)能給企業(yè)帶來哪些實際好處?
我聽說很多企業(yè)都在考慮用HRM軟件系統(tǒng),我就想知道它到底能給企業(yè)帶來啥實際好處呢。下面咱來嘮嘮。
提高工作效率:以前人事部門處理員工考勤、薪資計算這些事兒,得手動算,又麻煩又容易出錯。有了HRM軟件系統(tǒng),這些都能自動化處理,大大節(jié)省了時間和人力。
提升數(shù)據(jù)準確性:手動記錄和處理數(shù)據(jù)難免會有失誤,而軟件系統(tǒng)可以準確地存儲和處理員工的各種信息,像入職時間、培訓(xùn)記錄等,保證數(shù)據(jù)的精準度。
優(yōu)化人力資源管理流程:從招聘到員工離職,整個流程都能在系統(tǒng)里進行管理和監(jiān)控。比如招聘時,可以快速篩選簡歷,安排面試,提高招聘效率。
便于員工自助服務(wù):員工可以通過系統(tǒng)查看自己的考勤、薪資、休假等信息,還能在線申請休假、培訓(xùn)等,不用再頻繁找人事部門,方便又快捷。
提供決策支持:系統(tǒng)可以對員工數(shù)據(jù)進行分析,生成各種報表,為企業(yè)的人力資源決策提供依據(jù)。比如分析員工流失率,找出原因,采取相應(yīng)措施。
二、HRM軟件系統(tǒng)的功能都有哪些?
朋友推薦說HRM軟件系統(tǒng)功能挺多的,我就好奇想知道具體都有啥功能。下面詳細說說。
員工信息管理:可以記錄員工的基本信息,包括姓名、性別、聯(lián)系方式、職位等,方便企業(yè)對員工進行全面管理。
考勤管理:能記錄員工的出勤情況,包括遲到、早退、請假等,還能根據(jù)考勤數(shù)據(jù)計算薪資。
薪資管理:自動計算員工的薪資,包括基本工資、獎金、福利等,還能生成工資條,方便員工查看。
招聘管理:發(fā)布招聘信息,篩選簡歷,安排面試,跟蹤招聘進度,提高招聘效率。
培訓(xùn)管理:制定培訓(xùn)計劃,記錄員工的培訓(xùn)情況,評估培訓(xùn)效果,提升員工的技能和素質(zhì)。
績效管理:設(shè)定績效目標,進行績效評估,反饋評估結(jié)果,激勵員工提高工作績效。
三、企業(yè)選擇HRM軟件系統(tǒng)時要考慮哪些因素?
假如你要給企業(yè)選HRM軟件系統(tǒng),肯定得考慮不少因素,我就想知道都有啥要考慮的。下面來分析分析。
功能適用性:要根據(jù)企業(yè)的實際需求來選擇軟件系統(tǒng)的功能。比如企業(yè)規(guī)模小,可能簡單的功能就夠了;企業(yè)規(guī)模大,就需要更復(fù)雜、全面的功能。
易用性:軟件系統(tǒng)要操作簡單,容易上手,這樣員工才能快速適應(yīng)和使用,提高工作效率。
安全性:員工的信息是企業(yè)的重要資產(chǎn),軟件系統(tǒng)必須有良好的安全防護措施,防止信息泄露。
可擴展性:企業(yè)是不斷發(fā)展的,軟件系統(tǒng)也要能隨著企業(yè)的發(fā)展進行擴展和升級,滿足企業(yè)未來的需求。
售后服務(wù):在使用過程中難免會遇到問題,軟件供應(yīng)商要能提供及時、有效的售后服務(wù),解決企業(yè)的后顧之憂。
考慮因素 | 具體說明 | 重要性 |
---|---|---|
功能適用性 | 根據(jù)企業(yè)實際需求選擇功能 | 高 |
易用性 | 操作簡單,容易上手 | 中 |
安全性 | 防止員工信息泄露 | 高 |
可擴展性 | 能隨企業(yè)發(fā)展擴展升級 | 中 |
售后服務(wù) | 及時有效解決使用問題 | 高 |
四、HRM軟件系統(tǒng)的實施難度大嗎?
我聽說有些企業(yè)在實施HRM軟件系統(tǒng)時遇到不少問題,我就想知道這實施難度到底大不大。下面來探討一下。
員工培訓(xùn)難度:員工需要學(xué)習(xí)如何使用新的軟件系統(tǒng),如果系統(tǒng)操作復(fù)雜,培訓(xùn)難度就會增加,可能需要花費較多的時間和精力。
數(shù)據(jù)遷移難度:企業(yè)原有的員工數(shù)據(jù)需要遷移到新系統(tǒng)中,如果數(shù)據(jù)量大、格式不統(tǒng)一,遷移過程可能會比較復(fù)雜,還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或錯誤的情況。
業(yè)務(wù)流程調(diào)整難度:軟件系統(tǒng)的功能和流程可能與企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程不完全匹配,需要對業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整,這可能會涉及到多個部門,協(xié)調(diào)難度較大。
技術(shù)支持難度:在實施過程中,可能會遇到技術(shù)問題,需要軟件供應(yīng)商提供及時的技術(shù)支持。如果供應(yīng)商的技術(shù)實力不足,可能會影響實施進度。
項目管理難度:實施HRM軟件系統(tǒng)是一個項目,需要進行有效的項目管理,包括制定計劃、分配資源、監(jiān)控進度等。如果項目管理不善,可能會導(dǎo)致實施失敗。