外出經(jīng)營管理開票該如何操作？深度剖析開票流程及實用技巧

總體介紹

在企業(yè)經(jīng)營活動中，外出經(jīng)營是常見的業(yè)務(wù)場景。而外出經(jīng)營管理開票則是其中至關(guān)重要的一環(huán)，它不僅關(guān)系到企業(yè)的財務(wù)管理和稅務(wù)合規(guī)，還影響著企業(yè)與客戶之間的交易流程和合作關(guān)系。對于許多企業(yè)來說，不清楚外出經(jīng)營管理開票的具體流程和技巧，可能會導(dǎo)致開票錯誤、稅務(wù)風(fēng)險等問題。本文將全面解析外出經(jīng)營管理開票的流程與技巧，幫助企業(yè)更好地處理外出經(jīng)營開票業(yè)務(wù)，避免不必要的麻煩。

一、了解外出經(jīng)營管理開票的基本概念

什么是外出經(jīng)營管理開票：外出經(jīng)營管理開票是指企業(yè)到注冊地以外的地區(qū)從事生產(chǎn)經(jīng)營活動時，按照相關(guān)規(guī)定開具發(fā)票的行為。這種經(jīng)營活動可能涉及建筑安裝、銷售貨物、提供勞務(wù)等多種形式。

外出經(jīng)營管理開票的重要性：

1. 稅務(wù)合規(guī)：正確開票是企業(yè)履行納稅義務(wù)的重要體現(xiàn)，能避免稅務(wù)風(fēng)險和罰款。
2. 財務(wù)管理：規(guī)范的開票有助于企業(yè)準(zhǔn)確記錄收入和成本，進(jìn)行有效的財務(wù)管理和財務(wù)分析。
3. 客戶合作：及時、準(zhǔn)確的發(fā)票能保障客戶的權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)與客戶之間的良好合作關(guān)系。
4. 業(yè)務(wù)拓展：良好的開票管理能提升企業(yè)的信譽度，為企業(yè)在外地市場的業(yè)務(wù)拓展打下基礎(chǔ)。

相關(guān)法律法規(guī)依據(jù)：企業(yè)需要遵循《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》《增值稅暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)。這些法規(guī)對發(fā)票的開具、使用、保管等方面都有明確的規(guī)定，企業(yè)必須嚴(yán)格遵守。

不同行業(yè)的開票特點：不同行業(yè)的外出經(jīng)營開票可能存在差異。例如，建筑行業(yè)可能涉及跨地區(qū)項目的進(jìn)度款發(fā)票開具，需要與工程進(jìn)度相匹配；銷售行業(yè)則更注重發(fā)票的及時開具和交付，以滿足客戶的需求。

二、準(zhǔn)備外出經(jīng)營管理開票所需的資料

稅務(wù)登記證：企業(yè)的稅務(wù)登記證是證明其合法納稅身份的重要憑證，在外出經(jīng)營時，需要攜帶稅務(wù)登記證副本，以便在當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行備案和開票。

外出經(jīng)營活動稅收管理證明：企業(yè)需要到注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)申請開具《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》，該證明是企業(yè)外出經(jīng)營的合法依據(jù)，也是在外地開具發(fā)票的必要條件。證明上應(yīng)注明經(jīng)營活動的地點、期限、項目等信息。

合同或協(xié)議：與客戶簽訂的合同或協(xié)議是開票的重要依據(jù)，合同中應(yīng)明確約定服務(wù)內(nèi)容、金額、付款方式、發(fā)票開具要求等條款。攜帶合同原件或復(fù)印件，以便在開票時核對相關(guān)信息。

其他可能需要的資料：根據(jù)不同地區(qū)和業(yè)務(wù)的要求，可能還需要提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證等資料。企業(yè)應(yīng)提前了解當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的具體要求，確保資料齊全。

三、辦理外出經(jīng)營活動稅收管理證明

申請流程：

1. 企業(yè)在外出經(jīng)營前，向注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)提交《外出經(jīng)營活動稅收管理證明申請審批表》，并提供相關(guān)資料，如合同、稅務(wù)登記證等。
2. 稅務(wù)機(jī)關(guān)對企業(yè)提交的資料進(jìn)行審核，審核通過后，開具《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》。
3. 企業(yè)領(lǐng)取《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》，并妥善保管。

注意事項：

1. 證明的有效期：《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》有一定的有效期，企業(yè)應(yīng)在有效期內(nèi)完成經(jīng)營活動并辦理相關(guān)手續(xù)。如果超過有效期，需要重新申請。
2. 證明的使用范圍：證明上注明的經(jīng)營地點和項目應(yīng)與實際經(jīng)營活動一致，不得超出證明的使用范圍。
3. 及時反饋經(jīng)營情況：企業(yè)在外出經(jīng)營活動結(jié)束后，應(yīng)及時向注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)反饋經(jīng)營情況，并辦理《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》的核銷手續(xù)。

常見問題及解決方法：

1. 申請被拒絕：可能是資料不齊全或不符合要求，企業(yè)應(yīng)及時補充或修改資料，重新申請。
2. 證明丟失：應(yīng)及時向注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)報告，并申請補辦。
3. 經(jīng)營地點變更：如果經(jīng)營地點發(fā)生變更，需要向注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)申請重新開具《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》。

與當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的溝通：在辦理《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》過程中，企業(yè)應(yīng)與注冊地稅務(wù)機(jī)關(guān)保持良好的溝通，及時了解政策變化和辦理進(jìn)度，確保申請順利進(jìn)行。

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四、選擇合適的開票方式

自行開票：

1. 適用情況：企業(yè)具備自行開票的條件，如安裝了開票軟件、有專業(yè)的開票人員等，且經(jīng)營業(yè)務(wù)較為穩(wěn)定、開票量較大時，可以選擇自行開票。
2. 優(yōu)點：可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求隨時開具發(fā)票，提高開票效率；能夠更好地控制發(fā)票的開具質(zhì)量和管理。
3. 缺點：需要投入一定的設(shè)備和人力成本，如購買開票軟件、打印機(jī)等，還需要對開票人員進(jìn)行培訓(xùn)。
4. 操作流程：安裝開票軟件，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，如企業(yè)信息、商品編碼等；根據(jù)業(yè)務(wù)信息錄入發(fā)票內(nèi)容，打印發(fā)票。

稅務(wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票：

1. 適用情況：企業(yè)不具備自行開票條件，如臨時外出經(jīng)營、開票量較少等，可以選擇到當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票。
2. 優(yōu)點：無需企業(yè)投入額外的設(shè)備和人力成本，由稅務(wù)機(jī)關(guān)專業(yè)人員開具發(fā)票，保證發(fā)票的合法性和準(zhǔn)確性。
3. 缺點：需要到稅務(wù)機(jī)關(guān)現(xiàn)場辦理，可能會耗費一定的時間和精力；開票時間可能受到稅務(wù)機(jī)關(guān)工作時間的限制。
4. 操作流程：攜帶相關(guān)資料到當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳，填寫代開發(fā)票申請表，提交資料，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，繳納稅款并開具發(fā)票。

第三方開票平臺：

1. 適用情況：企業(yè)希望簡化開票流程、提高開票效率，且對發(fā)票管理有一定的信息化需求時，可以選擇使用第三方開票平臺。
2. 優(yōu)點：提供便捷的開票服務(wù)，支持多種開票方式，如在線開票、移動端開票等；可以實現(xiàn)發(fā)票的集中管理和數(shù)據(jù)分析。
3. 缺點：需要支付一定的服務(wù)費用；對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有一定的要求。
4. 操作流程：注冊并登錄第三方開票平臺，按照平臺指引進(jìn)行企業(yè)信息認(rèn)證和設(shè)置；錄入發(fā)票信息，選擇開票方式，完成發(fā)票開具。

不同開票方式的比較：企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，綜合考慮開票量、成本、效率、管理需求等因素，選擇合適的開票方式。例如，開票量較小的企業(yè)可以選擇稅務(wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票；開票量較大且有信息化管理需求的企業(yè)可以選擇自行開票或使用第三方開票平臺。

五、填寫發(fā)票內(nèi)容

發(fā)票抬頭：發(fā)票抬頭應(yīng)填寫購買方的全稱，確保與購買方的稅務(wù)登記證或營業(yè)執(zhí)照上的名稱一致。如果是個人購買，應(yīng)填寫個人姓名。

發(fā)票號碼和代碼：發(fā)票號碼和代碼是發(fā)票的唯一標(biāo)識，應(yīng)準(zhǔn)確填寫。發(fā)票號碼一般為8位數(shù)字，發(fā)票代碼根據(jù)不同的發(fā)票類型和地區(qū)有所不同。

商品或服務(wù)名稱：應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地填寫商品或服務(wù)的名稱，與實際交易內(nèi)容一致。對于商品，應(yīng)注明規(guī)格、型號等信息；對于服務(wù)，應(yīng)描述服務(wù)的具體內(nèi)容。

數(shù)量和單價：數(shù)量應(yīng)填寫實際交易的數(shù)量，單價應(yīng)填寫不含稅單價。如果是總價開票，應(yīng)注明單價和數(shù)量的計算方式。

金額和稅率：金額應(yīng)根據(jù)數(shù)量和單價計算得出，分為不含稅金額和稅額。稅率應(yīng)根據(jù)商品或服務(wù)的類型和相關(guān)稅收政策確定，準(zhǔn)確填寫。

備注欄：備注欄可以填寫一些與交易相關(guān)的重要信息，如合同編號、項目名稱、經(jīng)營地點等。備注欄的信息應(yīng)簡潔明了，具有實際意義。

常見錯誤及避免方法：

1. 發(fā)票抬頭填寫錯誤：仔細(xì)核對購買方的名稱，避免錯別字和簡稱。
2. 商品或服務(wù)名稱不規(guī)范：使用準(zhǔn)確、規(guī)范的名稱，避免模糊不清或隨意編造。
3. 金額和稅率計算錯誤：認(rèn)真核對數(shù)量、單價和稅率，使用計算器或開票軟件進(jìn)行準(zhǔn)確計算。

六、審核發(fā)票

內(nèi)部審核流程：

1. 開票人員開具發(fā)票后，首先進(jìn)行自我審核，檢查發(fā)票內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。
2. 將發(fā)票提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)人員主要審核發(fā)票的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性、稅率的正確性等。
3. 如果涉及到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門也應(yīng)對發(fā)票的業(yè)務(wù)真實性進(jìn)行審核。

審核要點：

1. 發(fā)票內(nèi)容的準(zhǔn)確性：包括發(fā)票抬頭、商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額、稅率等信息是否準(zhǔn)確無誤。
2. 發(fā)票的合規(guī)性：是否符合相關(guān)法律法規(guī)和稅收政策的要求，如發(fā)票的格式、開具時間、蓋章等是否規(guī)范。
3. 業(yè)務(wù)的真實性：發(fā)票所反映的業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否有相關(guān)的合同、協(xié)議等支持。
4. 與客戶的溝通：在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與客戶溝通，確認(rèn)相關(guān)信息。

常見問題及處理方法：

1. 發(fā)票內(nèi)容有誤：如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)發(fā)票內(nèi)容有誤，應(yīng)及時作廢或紅沖發(fā)票，重新開具正確的發(fā)票。
2. 發(fā)票合規(guī)性問題：如果發(fā)票不符合相關(guān)規(guī)定，應(yīng)及時與開票人員溝通，查找原因并進(jìn)行整改。
3. 業(yè)務(wù)真實性存疑：如果對業(yè)務(wù)真實性有疑問，應(yīng)進(jìn)一步核實相關(guān)資料，如合同、物流單據(jù)等，確保發(fā)票的真實性。

審核的重要性：審核發(fā)票可以有效避免發(fā)票錯誤和稅務(wù)風(fēng)險，保證企業(yè)的財務(wù)管理和稅務(wù)合規(guī)。也能提高企業(yè)的發(fā)票管理水平和工作效率。

七、交付發(fā)票

交付方式：

1. 當(dāng)面交付：在與客戶面對面交易時，可以直接將發(fā)票交給客戶。當(dāng)面交付可以及時確認(rèn)客戶是否收到發(fā)票，避免郵寄過程中的丟失風(fēng)險。
2. 郵寄交付：如果客戶與企業(yè)不在同一地區(qū)，可以選擇郵寄發(fā)票。郵寄時應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并保留好郵寄憑證。
3. 電子發(fā)票交付：對于使用電子發(fā)票的企業(yè)，可以通過電子郵件、短信等方式將電子發(fā)票鏈接或二維碼發(fā)送給客戶。電子發(fā)票交付方便快捷，環(huán)保節(jié)能。

交付時間：應(yīng)根據(jù)合同約定或交易習(xí)慣及時交付發(fā)票。一般來說，在收到款項或提供服務(wù)后，應(yīng)盡快開具并交付發(fā)票。如果客戶有特殊要求，應(yīng)與客戶協(xié)商確定交付時間。

交付確認(rèn)：無論采用哪種交付方式，都應(yīng)要求客戶進(jìn)行確認(rèn)。當(dāng)面交付時，可以讓客戶在發(fā)票簽收單上簽字；郵寄交付時，可以要求客戶提供簽收證明；電子發(fā)票交付時，可以通過客戶的回復(fù)或確認(rèn)信息進(jìn)行確認(rèn)。

常見問題及解決方法：

1. 發(fā)票丟失：如果發(fā)票在交付過程中丟失，應(yīng)及時與客戶溝通，根據(jù)不同的發(fā)票類型和情況，采取相應(yīng)的補救措施，如重新開具發(fā)票、提供發(fā)票復(fù)印件等。
2. 客戶拒絕接收發(fā)票：應(yīng)了解客戶拒絕接收的原因，如發(fā)票內(nèi)容有誤、交付時間不符合要求等，及時解決問題，爭取客戶的接收。
3. 交付延遲：如果由于特殊原因?qū)е掳l(fā)票交付延遲，應(yīng)及時向客戶說明情況，并表示歉意，爭取客戶的理解。

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八、發(fā)票的保管和存檔

紙質(zhì)發(fā)票保管：

1. 應(yīng)將紙質(zhì)發(fā)票存放在專門的保險柜或文件柜中，確保發(fā)票的安全。
2. 按照發(fā)票的種類、號碼、時間等順序進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。
3. 定期對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行盤點，檢查發(fā)票的數(shù)量和完整性。

電子發(fā)票保管：

1. 將電子發(fā)票存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。
2. 定期備份電子發(fā)票數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)丟失。
3. 建立電子發(fā)票的索引和檢索系統(tǒng)，方便快速查找和查詢。

存檔期限：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，發(fā)票的存檔期限一般為10年。企業(yè)應(yīng)在規(guī)定的存檔期限內(nèi)妥善保管發(fā)票，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查和審計。

存檔要求：

1. 發(fā)票的存檔應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票的原件、復(fù)印件、相關(guān)的合同、協(xié)議等資料。
2. 存檔的發(fā)票應(yīng)按照一定的格式和順序進(jìn)行整理，便于查閱和管理。
3. 建立發(fā)票存檔管理制度，明確存檔的責(zé)任人和流程。

常見問題及解決方法：

1. 發(fā)票損壞或丟失：如果紙質(zhì)發(fā)票損壞，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)??；如果發(fā)票丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報備和處理。
2. 電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失：應(yīng)及時從備份中恢復(fù)數(shù)據(jù)，并檢查數(shù)據(jù)的完整性。
3. 存檔不規(guī)范：應(yīng)及時對存檔進(jìn)行整理和規(guī)范，確保符合相關(guān)要求。

九、處理發(fā)票相關(guān)問題

發(fā)票作廢：

1. 適用情況：當(dāng)月開具的發(fā)票，在未交付給購買方或購買方未認(rèn)證的情況下，發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，可以進(jìn)行作廢處理。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、外出經(jīng)營管理開票需要準(zhǔn)備什么材料？

我聽說好多人在外出經(jīng)營管理開票的時候，都不太清楚要準(zhǔn)備啥材料，就容易跑好幾趟，我就想知道這到底得準(zhǔn)備些啥呀。下面就來詳細(xì)說說：

營業(yè)執(zhí)照副本：這可是證明你經(jīng)營合法性的重要憑證，沒有它可開不了票。

外出經(jīng)營活動稅收管理證明：這個證明能說明你是外出經(jīng)營的，是開票的關(guān)鍵材料之一。

合同原件及復(fù)印件：合同能證明你的經(jīng)營業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額等信息，是開票的重要依據(jù)。

經(jīng)辦人身份證：得證明去開票的人是你公司授權(quán)的呀。

稅務(wù)登記證：這也是稅務(wù)機(jī)關(guān)識別你公司的重要證件。

發(fā)票專用章：開票的時候得蓋上這個章，不然發(fā)票可就無效啦。

銀行開戶許可證：有時候可能會用到，用來證明你的公司賬戶信息。

其他可能需要的材料：比如當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)要求的一些特殊證明文件等。

二、外出經(jīng)營管理開票的稅率是多少？

朋友說他在外出經(jīng)營開票的時候，對稅率完全搞不清楚，我就想知道這稅率到底是怎么規(guī)定的呢。下面來仔細(xì)講講：

增值稅稅率：一般納稅人可能是13%、9%、6%等不同稅率，具體得看你的經(jīng)營業(yè)務(wù)類型。

小規(guī)模納稅人征收率：通常是3%，不過在一些特殊情況下可能有優(yōu)惠政策。

附加稅：包括城市維護(hù)建設(shè)稅、教育費附加、地方教育附加等，這些是在增值稅基礎(chǔ)上征收的。

企業(yè)所得稅：一般是按照企業(yè)的利潤來征收，稅率通常是25%，不過小微企業(yè)可能有優(yōu)惠。

印花稅：根據(jù)不同的合同類型，稅率也不一樣，比如購銷合同是萬分之三。

消費稅：如果你的經(jīng)營業(yè)務(wù)涉及到應(yīng)稅消費品，還得繳納消費稅。

不同地區(qū)的差異：有些地區(qū)可能會有一些地方稅收優(yōu)惠政策，導(dǎo)致稅率有所不同。



政策變化：稅收政策可能會隨著時間變化，所以要及時關(guān)注最新規(guī)定。

三、外出經(jīng)營管理開票有時間限制嗎？

我聽說有些人外出經(jīng)營開票的時候，因為沒注意時間限制，結(jié)果遇到了麻煩，我就想知道這開票到底有沒有時間限制呀。下面來分析分析：

外出經(jīng)營活動稅收管理證明有效期：一般是180天，超過這個時間可能會有問題。

開票申報時間：通常是在經(jīng)營業(yè)務(wù)完成后的一定時間內(nèi)進(jìn)行開票申報。

季度申報的情況：如果是按季度申報的企業(yè)，要在季度結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)開票。

年度申報的情況：按年度申報的企業(yè)，要在年度結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)完成開票。

特殊情況的時間規(guī)定：比如遇到不可抗力等特殊情況，可能會有特殊的時間規(guī)定。

跨年度經(jīng)營的開票：如果經(jīng)營活動跨年度了，要注意不同年度的開票時間要求。

當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的要求：不同地區(qū)的稅務(wù)機(jī)關(guān)可能會有自己的時間要求。

逾期開票的后果：可能會面臨罰款、滯納金等處罰。

時間限制類型	具體時間	注意事項
外出經(jīng)營活動稅收管理證明有效期	180天	及時辦理延期或重新開具
季度申報開票時間	季度結(jié)束后15天內(nèi)	確保按時申報
年度申報開票時間	年度結(jié)束后5個月內(nèi)	準(zhǔn)確核算全年業(yè)務(wù)

四、外出經(jīng)營管理開票后如何進(jìn)行賬務(wù)處理？

我朋友說他開了票之后，完全不知道怎么進(jìn)行賬務(wù)處理，我就想知道這到底該怎么做呢。下面來好好說說：

確認(rèn)收入：開票就意味著你有了經(jīng)營收入，要在賬務(wù)上進(jìn)行確認(rèn)。

記錄應(yīng)收賬款：如果客戶還沒付款，就得記錄應(yīng)收賬款。

核算成本：和這筆經(jīng)營業(yè)務(wù)相關(guān)的成本也要進(jìn)行核算。

計提稅金：根據(jù)開票的金額和稅率，計提相應(yīng)的稅金。

登記賬簿：把這些賬務(wù)信息登記到相應(yīng)的賬簿中。

編制報表：根據(jù)賬務(wù)記錄編制財務(wù)報表。

與稅務(wù)申報匹配：確保賬務(wù)處理和稅務(wù)申報的數(shù)據(jù)一致。

存檔資料：把相關(guān)的發(fā)票、合同等資料存檔保存。

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五、外出經(jīng)營管理開票過程中可能會遇到哪些問題？

我聽說好多人在外出經(jīng)營開票的時候都遇到過各種問題，我就想知道都可能會碰到啥情況呢。下面來列舉一下：

材料不全：前面說的那些材料要是沒準(zhǔn)備齊，就開不了票。

稅率適用錯誤：對稅率不熟悉，選錯了稅率，可能會導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險。

發(fā)票開具錯誤：比如金額、名稱等信息開錯了，還得重新開具。

稅務(wù)機(jī)關(guān)要求不一致：不同地區(qū)的稅務(wù)機(jī)關(guān)要求可能不一樣，容易讓人摸不著頭腦。

時間限制問題：沒注意開票的時間限制，可能會有處罰。

系統(tǒng)故障：開票系統(tǒng)可能會出現(xiàn)故障，影響開票進(jìn)度。

發(fā)票丟失：要是發(fā)票不小心丟失了，處理起來也很麻煩。

客戶要求特殊：有些客戶可能會有一些特殊的開票要求，不太好滿足。

可能遇到的問題	解決方法	預(yù)防措施
材料不全	及時補充材料	提前了解并準(zhǔn)備好所有材料
稅率適用錯誤	更正申報，補繳或退還稅款	學(xué)習(xí)稅收政策，咨詢稅務(wù)機(jī)關(guān)
發(fā)票開具錯誤	作廢或沖紅重新開具	仔細(xì)核對開票信息