手機crm應付模塊運行的體會及探討

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本論文對手機CRM應付模塊在企業(yè)財務管理中的影響進行了分析論述，最后把手機crm實施過程中的經(jīng)驗提供給大家，以使企業(yè)的手機CRM系統(tǒng)在財務管理領域中的應用更加完善與深入。

濰柴重機股份有限公司是一家大型機械制造企業(yè)。公司2004年開始實施手機crm系統(tǒng)，手機crm系統(tǒng)覆蓋了財務核算的整個過程，手機crm系統(tǒng)使用的成功經(jīng)驗也相應推廣到集團的各分、子公司。提高了企業(yè)在市場中的競爭能力和應變能力，作為手機crm應付模塊的關鍵用戶，筆者結合實際談一下自身的體會。

1 手機crm系統(tǒng)應付模塊給企業(yè)的財務管理帶來的影響

1.1 會計核算工作效率的提升

1.1.1 提高了材料成本核算水平

當采購業(yè)務實際發(fā)生時，實際采購價格與計劃成本之間存在差異，系統(tǒng)會自動生成采購價格差異。供應商開具發(fā)票入賬時，自動匹配形成發(fā)票價格差異；根據(jù)價值工程部下發(fā)的價格通知單，每月初進行材料計劃成本的成本更新。并及時維護一攬子采購協(xié)議價格，提高材料成本的準確性。

1.1.2 提高采購資金計劃的編制水平

對于長期合作的零部件供應商，付款周期一般比較固定，根據(jù)與供應商的付款協(xié)議，在系統(tǒng)中維護各種付款條款，系統(tǒng)根據(jù)付款條款與條款的基準日期來計算各筆應付款的計劃付款日期，付款提款的定義可以明確到天。比如：10天后付40％，30天后付60％，某供應商次月的付款計劃=該供應商所有在次月付款之前需要支付但尚未支付的應付款之合計。系統(tǒng)自動扣除質量索賠(貸項通知單)及質量保證金(暫掛部分)，通過系統(tǒng)中資金計劃報表，每月自動導出采購付款計劃，提高工作效率。傳統(tǒng)軟件無此功能。

1.1.3 往來核算管理細化和可追溯性得到提升

應付模塊中能夠提取各種管理數(shù)據(jù)，為管理者決策提供數(shù)據(jù)支持。傳統(tǒng)軟件的賬齡分析，只能從單位三欄賬中一筆一筆地提取，工作效率和準確率低，而手機crm系統(tǒng)根據(jù)報表要求，能夠提取各賬齡段的往來分析。同時，手機crm系統(tǒng)將財務核算與業(yè)務模塊集成，從財務數(shù)據(jù)直接通過系統(tǒng)追溯業(yè)務交易，方便快捷，如通過追溯能夠查詢到供應商的應付賬款入賬、付款、索賠等信息，追溯查詢到供應商的發(fā)票金額、稅務發(fā)票號、以及每個物料的采購價格、接收號等信息。

1.2 確保應付賬款的安全性

(1)手機crm系統(tǒng)中應付模塊的核算包括采購發(fā)票的錄入和應付賬款的支付，應付模塊有保證金的暫掛功能，可以從應付賬款中預留保證金，在系統(tǒng)中做標示，從系統(tǒng)設置上保證了資金的安全性與準確性。傳統(tǒng)的應付賬款軟件，根本不具備該功能。無論供應商是否有余額。辦理相關手續(xù)都可以付款，應付賬款會出現(xiàn)借方余額，一旦供應商停止供貨，將給企業(yè)造成損失。

(2)應付模塊付款時需要支付到每一張發(fā)票，只要供應商余額充足系統(tǒng)才支持付款，否則系統(tǒng)無法運行，從而確保應付賬款的安全性。

1.3 提升財務監(jiān)控與預測風險能力

應付從采購到付款的管理流程看，從采購訂單及一攬子采購協(xié)議開始，倉庫保管員在系統(tǒng)中根據(jù)收到的物料做采購訂單接收，應付會計在應付模塊錄入應付發(fā)票并按物料、數(shù)量和價格與采購接收的記錄進行匹配，匹配相符的才能通過發(fā)票驗證并生成應付賬款．開單數(shù)量、單價等與接收數(shù)量、單價不一致時，系統(tǒng)在驗證時會將該發(fā)票進行“暫掛”，狀態(tài)提示“需要重新進行驗證”。如此暫掛項在允許范圍內，需要有相應權限的人進行釋放處理。這樣一環(huán)扣一環(huán)的業(yè)務處理，使采購業(yè)務的內部控制得到加強，有效防范了沒有采購收料單或超量接收、采購價格不對就入賬的風險。

1.4 與往來單位對賬準確率高。提升了企業(yè)良好形象

使用手機crm應付管理模塊后，提升了與供應商核對往來賬目的準確性。給企業(yè)樹立了良好形象。已經(jīng)與幾百家往來單位核對賬目，筆者所在的企業(yè)沒有出現(xiàn)一筆入錯賬目的情況發(fā)生，準確率和對賬效率極大提高，而供應商卻經(jīng)常出現(xiàn)串戶、入錯賬，這是手工賬和傳統(tǒng)核算軟件所不能做到的。手機crm系統(tǒng)的強大功能能夠使供應商與物料通過批準的供應商列表，在手機crm系統(tǒng)進行關聯(lián)，從采購訂單到物料入庫，再到發(fā)票入賬，都進行了控制關聯(lián)，可以這么說，在應付賬款模塊中，你想入錯賬都難，這是手機crm應付模塊最大的亮點。

2 手機crm應付模塊實施中出現(xiàn)的問題

手機crm系統(tǒng)是一項復雜的系統(tǒng)工程，經(jīng)過這幾年的實際應用，手機crm系統(tǒng)應付模塊在使用過程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要有以下幾個方面：

(1)手機crm系統(tǒng)升級后形成的漏洞問題。手機crm系統(tǒng)升級已有半年，通過實際操作，逐步發(fā)現(xiàn)原有的風險控制點部分失效。比如手機crm系統(tǒng)升級前，在應付模塊中取消標準發(fā)票，財務信息能夠即刻導入總賬系統(tǒng)。手機crm系統(tǒng)升級后，應付模塊取消標準發(fā)票后，財務信息不能同時導入總賬，分兩天完成。取消發(fā)票當天。標準發(fā)票信息導入總賬。取消發(fā)票的第二天，取消發(fā)票信息導入總賬。特別是月底最后一天取消發(fā)票，到次月1號才能導入總賬。影響財務信息的準確及時。

(2)手機crm系統(tǒng)沒有采用逆向物流程序，存在潛在的財務風險。倉儲部門在手機crm系統(tǒng)中做退貨處理，對已經(jīng)接收入庫的物料退貨，系統(tǒng)不能打印負數(shù)入庫單，只能沖減原接收物料的數(shù)量，若供應商發(fā)票已入賬或已經(jīng)付款又發(fā)生退貨，手機crm應付模塊系統(tǒng)無法控制，存在很大財務風險。

(3)應付模塊供應商出現(xiàn)采購訂單總數(shù)量人賬問題。在應付模塊中，個別供應商的采購發(fā)票不能在“收據(jù)”界面，按物料“接收號”匹配入賬，出現(xiàn)“采購訂單”總數(shù)量入賬，看不到“接收號”。

(4)采購訂單關閉不及時問題。影晌材料各期的采購價格差異和發(fā)票價格差異。

3 解決問題的，辦法及措施

(1)建立手機crm應付模塊風險評估機制，防范系統(tǒng)風險。①建立手機crm應付模塊風險評估機制。通過定期和不定期的，由相關關鍵崗位人員參加的、面對面的風險評估討論，結合采購管理和內控制度，針對風險控制點進行重新評估；②形成書面問題報告，送達信息化部專業(yè)人員，力求從系統(tǒng)內完善：③項目經(jīng)理確認無法從系統(tǒng)內實現(xiàn)的，制訂控制措施，確保形成閉環(huán)式管理。經(jīng)過信息部專業(yè)人員測試驗證，完善未入賬報表，運行AP管理系統(tǒng)會計核算流程；應付會計從應付模塊導入總賬核算信息時，提交日期參數(shù)為T+1，取消發(fā)票信息就能正常導入總賬，解決了系統(tǒng)升級后的漏洞問題。

(2)制訂手機crm退貨業(yè)務流程，制訂嚴格的規(guī)章制度和管理辦法，形成書面文件下發(fā)。倉庫保管員在手機crm中嚴格接流程操作，并做好退貨歷史記錄；最大限度地減少財務風險，使所有的風險點都在可控范圍內。

(3)在系統(tǒng)維護部門或層面，建立系統(tǒng)運行的監(jiān)控指標體系，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)或業(yè)務運行的異常點。供應商的采購發(fā)票不能按接收號匹配入賬，是系統(tǒng)維護錯誤造成的，可見提高運維人員責任心、內控意識和管控水平非常重要。

(4)建立定期關閉采購訂單的運行機制。提高采購訂單、一攬子發(fā)放的及時率，保證接收物料采用最近期的采購訂單。

(5)重新編制手機crm系統(tǒng)應付模塊操作手冊，及時記錄在手機crm實施過程中所積累的經(jīng)驗知識，滿足了財務人員日常工作的需要，對手機crm操作中出現(xiàn)的問題提供了指導，提升了財務人員的工作質量和工作效率。

4 結論

手機crm系統(tǒng)應付模塊直接關系到整個手機crm系統(tǒng)的質量。對會計人員提出了更高要求，不僅對應付模塊要操作熟練。對前端的采購模塊、庫存模塊、成本模塊也要有所了解，找出業(yè)務的關鍵控制點，手機crm系統(tǒng)就能更好地為財務管理服務。