政府及行政事業(yè)單位選擇辦公oa系統存在的現象

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　　政府辦公OA系統存在的現象

　　IT及OA行業(yè)是第一個實行政府采購的行業(yè)，大量的全國各地IT企業(yè)過程中，總結發(fā)現這類企業(yè)普遍存在以下幾大管理亂象：

　　一、業(yè)務靈活帶來的管理問題：合同標的與實際供貨不一致的問題，實際供貨又由于各種原因造成不斷變更的問題，政府屬于強勢客戶，隨意性很大，造成前端業(yè)務必須非常靈活，客戶至上嘛，但后臺管理又必須要求規(guī)范，這是個“企業(yè)管理規(guī)范與業(yè)務靈活之間”的矛盾問題，很多管理系統要么把業(yè)務給管死了，要么為了業(yè)務的靈活，造成后臺管理一團亂麻，系統數據與現實數據完全不同步，埋下重大隱患;

　　二、商品信息重復造成庫存混亂問題：銷售人員為了做銷售訂單，由于這時商品名稱不明確、或存在大量變更、或不同銷售人員新增理解不同等原因，造成商品信息錄入不可能規(guī)范，銷售及采購人員對同一商品，卻新增了不同的商品信息，出庫時倉管人員要么發(fā)錯貨，要么發(fā)現沒這個貨;

　　三、大量重復客戶造成應收款混亂問題：一種情況是一個單位存在多個下屬部門采購，由于配件耗材及服務可能由各部門單獨采購，對賬核銷也要求按部門進行，所以新增了不同的客戶信息，但設備又可能集中由單位進行統一采購，而且即使是部門采購的在開票及打款時用的又都是同一個單位;還有一種情況是同一個大客戶，不同項目不同業(yè)務可能會由多個銷售人員同時跟進，這樣很容易新增了不同的客戶信息，開單收款核銷大量錯亂，造成大量應收款對不上;

　　四、國庫集中支付造成應收款混亂問題：政府采購業(yè)務在銷售時出庫單及發(fā)票是開給各需求單位的，但款項是統一由國庫集中支付，現實中無法及時核對某筆財政支付款到底包含哪些單位的款，造成收款單位與核銷單位不一致，引發(fā)應收款大量對不上;

　　五、采購直發(fā)造成往來帳款混亂問題：大批采購為了節(jié)約運費，往往采購時讓上游供應商把貨直接發(fā)到客戶現場，這時倉庫不存在入庫出庫管理，業(yè)務量大時采購和銷售部門最容易忘記做單，造成應收應付款錯誤;

　　六、“先貨后票”及“先票后貨”造成帳款混亂問題：政府采購一般先出貨，再開票，然后才可能催款，但很多進銷存軟件是一出貨就產生應收款，根本分不出哪些已經開票了，是可以催收的真正應收款，有些其實還不是應收款，和客戶根本無法對帳。有些客戶關系好的單位或者年底各單位集中花錢，合同一簽就先開票驗收，直接付款，貨等到需要時再安排供貨，供貨時又涉及大量變更，實際開單金額與開票收款金額不一致等等，這些靈活的業(yè)務造成后臺管理及帳款的混亂;很難直接跟進合同到底出了多少貨，開了多少票，回了多少款等;

　　七、成本核算不準確問題：每一個項目采購量不同，上游批的價格也不同，同樣商品不同的項目在一個倉庫加權平均后，出庫成本根本不準，造成業(yè)績核算根本不對。而且很多公司既有做政府采購，又有做分銷或零售業(yè)務，政府采購業(yè)務要按項目核算成本，分銷和零售又要按加權平均進行核算，造成業(yè)績核算困難;

　　八、采購返款管理混亂：IT及OA行業(yè)實行大量后返政策，返款是企業(yè)重要利潤來源之一，到底上游承諾了多少返款，已經確認了多少，有多少核銷了，還有多少沒核銷，有多少是要返給業(yè)代的，有多少是渠道的過路返款等等，采購返款就是一本往來帳，這是很多企業(yè)最容易忽略也是最亂的地方;

　　九、業(yè)務帳與財務帳分開做造成大量對不上帳問題：很多企業(yè)由于之前找不到合適的erp系統，所以分別上了進銷存軟件和財務軟件，造成信息孤島。很多企業(yè)在上線做期初建帳時才發(fā)現原來的系統大量業(yè)務帳與財務帳對不上，銷售部所確認的應收款與財務的應收款對不上，進銷存系統的庫存與財務系統的庫存余額根本對不上，采購部所確認的應付款與財務的應付帳款竟然差了上百萬，把老板都嚇出冷汗來了。過去的系統財務報表一般到次月10日甚至有些到20日才能出來，財務數據與業(yè)務數據嚴重不同步，這時一旦出現偏差，這十幾二十天的數據，對帳工作量將非常大，部門間產生相互推諉扯皮，很多時候大家明知有問題也只能隱藏起來，越積越亂，有些公司的財務主管強烈抵觸更換系統，生怕暴露問題;

　　十、客戶關系維護問題：老板都在一線開發(fā)大客戶，但客戶開發(fā)出來后，如何讓銷售人員持續(xù)跟單并維護好客戶關系，持續(xù)為企業(yè)帶來價值，而不至于開發(fā)一個丟一個，這也是IT及OA企業(yè)的困惑問題之一。