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政府及行政事業(yè)單位選擇辦公oa系統存在的現象

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  政府辦公OA系統存在的現象

 

  IT及OA行業(yè)是第一個實行政府采購的行業(yè),大量的全國各地IT企業(yè)過程中,總結發(fā)現這類企業(yè)普遍存在以下幾大管理亂象:

 

  一、業(yè)務靈活帶來的管理問題:合同標的與實際供貨不一致的問題,實際供貨又由于各種原因造成不斷變更的問題,政府屬于強勢客戶,隨意性很大,造成前端業(yè)務必須非常靈活,客戶至上嘛,但后臺管理又必須要求規(guī)范,這是個“企業(yè)管理規(guī)范與業(yè)務靈活之間”的矛盾問題,很多管理系統要么把業(yè)務給管死了,要么為了業(yè)務的靈活,造成后臺管理一團亂麻,系統數據與現實數據完全不同步,埋下重大隱患;

 

  二、商品信息重復造成庫存混亂問題:銷售人員為了做銷售訂單,由于這時商品名稱不明確、或存在大量變更、或不同銷售人員新增理解不同等原因,造成商品信息錄入不可能規(guī)范,銷售及采購人員對同一商品,卻新增了不同的商品信息,出庫時倉管人員要么發(fā)錯貨,要么發(fā)現沒這個貨;

 

  三、大量重復客戶造成應收款混亂問題:一種情況是一個單位存在多個下屬部門采購,由于配件耗材及服務可能由各部門單獨采購,對賬核銷也要求按部門進行,所以新增了不同的客戶信息,但設備又可能集中由單位進行統一采購,而且即使是部門采購的在開票及打款時用的又都是同一個單位;還有一種情況是同一個大客戶,不同項目不同業(yè)務可能會由多個銷售人員同時跟進,這樣很容易新增了不同的客戶信息,開單收款核銷大量錯亂,造成大量應收款對不上;

 

  四、國庫集中支付造成應收款混亂問題:政府采購業(yè)務在銷售時出庫單及發(fā)票是開給各需求單位的,但款項是統一由國庫集中支付,現實中無法及時核對某筆財政支付款到底包含哪些單位的款,造成收款單位與核銷單位不一致,引發(fā)應收款大量對不上;

 

  五、采購直發(fā)造成往來帳款混亂問題:大批采購為了節(jié)約運費,往往采購時讓上游供應商把貨直接發(fā)到客戶現場,這時倉庫不存在入庫出庫管理,業(yè)務量大時采購和銷售部門最容易忘記做單,造成應收應付款錯誤;

 

  六、“先貨后票”及“先票后貨”造成帳款混亂問題:政府采購一般先出貨,再開票,然后才可能催款,但很多進銷存軟件是一出貨就產生應收款,根本分不出哪些已經開票了,是可以催收的真正應收款,有些其實還不是應收款,和客戶根本無法對帳。有些客戶關系好的單位或者年底各單位集中花錢,合同一簽就先開票驗收,直接付款,貨等到需要時再安排供貨,供貨時又涉及大量變更,實際開單金額與開票收款金額不一致等等,這些靈活的業(yè)務造成后臺管理及帳款的混亂;很難直接跟進合同到底出了多少貨,開了多少票,回了多少款等;

 

  七、成本核算不準確問題:每一個項目采購量不同,上游批的價格也不同,同樣商品不同的項目在一個倉庫加權平均后,出庫成本根本不準,造成業(yè)績核算根本不對。而且很多公司既有做政府采購,又有做分銷或零售業(yè)務,政府采購業(yè)務要按項目核算成本,分銷和零售又要按加權平均進行核算,造成業(yè)績核算困難;

 

  八、采購返款管理混亂:IT及OA行業(yè)實行大量后返政策,返款是企業(yè)重要利潤來源之一,到底上游承諾了多少返款,已經確認了多少,有多少核銷了,還有多少沒核銷,有多少是要返給業(yè)代的,有多少是渠道的過路返款等等,采購返款就是一本往來帳,這是很多企業(yè)最容易忽略也是最亂的地方;

 

  九、業(yè)務帳與財務帳分開做造成大量對不上帳問題:很多企業(yè)由于之前找不到合適的erp系統,所以分別上了進銷存軟件和財務軟件,造成信息孤島。很多企業(yè)在上線做期初建帳時才發(fā)現原來的系統大量業(yè)務帳與財務帳對不上,銷售部所確認的應收款與財務的應收款對不上,進銷存系統的庫存與財務系統的庫存余額根本對不上,采購部所確認的應付款與財務的應付帳款竟然差了上百萬,把老板都嚇出冷汗來了。過去的系統財務報表一般到次月10日甚至有些到20日才能出來,財務數據與業(yè)務數據嚴重不同步,這時一旦出現偏差,這十幾二十天的數據,對帳工作量將非常大,部門間產生相互推諉扯皮,很多時候大家明知有問題也只能隱藏起來,越積越亂,有些公司的財務主管強烈抵觸更換系統,生怕暴露問題;

 

  十、客戶關系維護問題:老板都在一線開發(fā)大客戶,但客戶開發(fā)出來后,如何讓銷售人員持續(xù)跟單并維護好客戶關系,持續(xù)為企業(yè)帶來價值,而不至于開發(fā)一個丟一個,這也是IT及OA企業(yè)的困惑問題之一。

發(fā)布:2008-04-30 23:37    編輯:泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關閉]
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