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工程項目采購管理軟件的重要作用有哪些
物資采購管理是工程項目管理的組成部分,與施工全過程有著密切的聯(lián)系,采購管理的好壞與工程項目的經濟效益密切相關。在市場競爭日益加劇的形勢下,項目物資采購工作尤為重要,離開了物資采購管理工作,項目正常運轉和企業(yè)的長久生存就會成為無稽之談。物資的采購需要花費一定的項目資金,如何合理而有效地使用這些資金,如何使有限的資金發(fā)揮其最大的效用,是項目物資采購管理工作所應該關注的問題之一。
一、工程項目采購管理的重要作用
1、有利于管理層做出正確的決策。
在項目實施過程中,很多部門并沒有真正的協(xié)同工作,而是各個部門各自為政,這就導致了各個部門都有各自獨立的信息和數據,很難進行整合和利用,只有采購部門才能獲取匯總的信息。良好的項目采購管理可以幫助相關方隨時了解項目的情況,為管理決策部門提供科學的決策依據。
2、有利于規(guī)避風險,降低成本。
沒有兩個項目是一樣的,所以在項目的過程中,我們需要跟進現(xiàn)場的情況,專業(yè)的情況,施工單位,設備供應商,進行細致的專業(yè)分析,得到最合適的施工方案。這些實施環(huán)節(jié)的變化也會導致相應采購指標的變化。只有準確監(jiān)控采購環(huán)節(jié),才能有效規(guī)避風險,降低采購成本。
3、采購成本控制,有利于預算控制和管理。
很多施工企業(yè)的采購部門容易出現(xiàn)暗箱操作,導致采購成本增加,整個項目利潤降低。采購管理工具是項目采購管理的專用工具,可以對采購全過程進行監(jiān)控,避免一切非法采購操作,有效控制采購成本。
4、做好數據管理,有利于財務工作的高效推進。
財務部作為公司財務管理的收尾部門,所有數據的來源必須合理,憑證必須完整。這些數據和信息大多來自招標采購部門。也就是說,招標采購管理為財務管理做了大量的準備工作,提供了大量的管理依據,使財務工作得以有效開展。
二、工程項目采購管理的特點
1、采購的對象復雜。
工程項目采購的對象種類多,供應量大。例如材料的品種、機械設備的種類極多,勞動力涉及各個工種、各種級別,有各種專業(yè)工程和服務。工程項目的采購從總體上看是混合型的采購,包括工程、服務、物質采購,而且各類采購之間有十分復雜的關系。它們在時間、質量要求、數量、價格、合同責任、工作流程等方面有極其復雜的內部聯(lián)系。一個項目的所有采購活動之間必須協(xié)調,形成一個嚴密的體系,所以采購需有嚴密的計劃。
2、采購數量和時間不均衡。
由于工程項目生產過程的不均衡性,使得項目的需求和供應不均衡,采購的品種和使用量在實施過程中大幅度地起伏,而且?guī)缀鯖]有規(guī)律可循。
3、采購供應過程復雜。
要保證工程順利實施必須有復雜的招標過程、合同的實施過程和資源的供應過程。每個環(huán)節(jié)上都不能出現(xiàn)問題,這樣才能保證工程的順利實施。
4、項目采購是一個動態(tài)的過程。
采購計劃是項目總計劃的一部分,它隨項目的范圍、技術要求、總體的實施計劃和環(huán)境的變化而變化。
三、泛普軟件采購管理軟件的功能
1、篩選供應商
送供應商樣品,企業(yè)評估,供應商驗證,一系列操作都可以由企業(yè)自己的系統(tǒng)完成。
2、采購訂單分配
在采購階段,企業(yè)在系統(tǒng)中生成相應的訂單后,可以自動傳遞到系統(tǒng)中,分發(fā)給供應商。收到訂單后,供應商可以進入生產和分銷階段。
3、生產過程中的跟進
采購商和供應商可以實時了解訂單的需求、完成和庫存情況,提高雙方跟進訂單的效率。
4、供應鏈的財務管理
與供應鏈財務部門合作,有助于解決企業(yè)資金短缺、融資難的問題。一站式購物中心有利于非生產物資的采購管理,降低企業(yè)成本和管理風險,提高企業(yè)運營效率。
采購管理軟件已經普遍應用于制造業(yè)、分銷業(yè)及公共采購業(yè)務中。在制造業(yè)方面,采購管理軟件以采購作業(yè)技術的整合為主要目標,使庫存成為流水線的一個流動環(huán)節(jié),也使流水線成為庫存操作的一個組成部分。以采購業(yè)的經營決策為重點的應用系統(tǒng),具有非常靈活的計費系統(tǒng)、準確及時的核算系統(tǒng)和功能完善的客戶管理系統(tǒng),為采購業(yè)經營提供決策支持信息。
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