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企業(yè)流程自動化審批系統(tǒng)
團隊業(yè)務推進過程中的審批,是一個重要的環(huán)節(jié)。如果說工作流是工作開展的核心和靈魂,而審批則是工作流中最基礎的應用場景。在公司管理和運轉中引入無代碼搭建的自動化審批,替代原本的紙質申請和審批,可以提高公司的運轉效率,助力公司管理制度規(guī)范化和系統(tǒng)留檔,還便于追溯,并實現環(huán)保。
一、企業(yè)審批管理現存問題
很多建筑企業(yè)雖然有授權審批制度,但是在流程節(jié)點設置上是以人為節(jié)點而非部門崗位。以某國有建筑企業(yè)為例,假使項目部一般員工試圖發(fā)起流程,他需要知道審批的具體負責人是誰才能夠找到對應的節(jié)點和流程,這對于一個大型企業(yè)來說設置非常不合理,授權審批制度本身沒有固化下來,還是依賴于點對點的人為調控和相關負責人的主觀判斷。
部門崗位職責中最重要的內容反而是“完成領導安排的其他任務”,除了在崗位的本職工作之外,大多要兼任其他崗位的職責,導致授權傳達到基層產生了一定的偏差,權責劃分不合理,部分職能交叉或缺失,最終使得運行效率低下。
部分流程不一定都要經過書面審批后再實施,可以根據實際情況合理設置一些“綠色通道”,但是要注意避免有些人員借此逃避責任;對于出差頻繁的崗位可以設置崗位、節(jié)點,以保證在某一環(huán)節(jié)出現卡殼的時候,可以借助替換崗、節(jié)點實現流程的穩(wěn)定運轉,但是替換崗的設置又要考慮到是否會造成編制冗余。
讓審批流程實現規(guī)范化、高效率管理,通常需要解決以下幾個問題:審批流程繁瑣,部分審批節(jié)點需要多部門領導人簽字,容易產生扯皮。審批耗時時間較長,沒有審批進度和結果通知,讓人等著干著急。審批超時未處理,并未有任何下一步行動,工作進度開展緩慢。
二、使用泛普軟件-自動化審批流程管理
1.自動化審批流程
通過幫助流設置審批流節(jié)點。從開始節(jié)點到結束節(jié)點,每個審批節(jié)點都可以設置相應的審批領導。如果在設置流程之前沒有確定領導者,可以設置動態(tài)領導者。比如對于一些業(yè)務需求,在配置流程的時候,不清楚負責人是誰,就需要使用動態(tài)負責人功能。例如,在病假申請審批流程中,填寫病假申請時,流程中有一個節(jié)點,創(chuàng)建病假申請的人張三需要提交病假證明。他是這個節(jié)點的負責人,但請病假的人也可能是別人。所以在配置流程時,不能選擇張三作為負責人,所以需要動態(tài)負責人功能。
2.實時審批進度
從審批流程開始到結束,每個節(jié)點的處理結果都會自動通知。如果您是發(fā)起人,可以在“我發(fā)起”中直接查看審批進度和結果,信息會實時更新,隨時隨地了解最新的審批進度。開發(fā)流程時,您可以看到審批節(jié)點何時啟動、處理和完成,等等。所有的信息都可以掌握,所以你可以心中有數。
3.審批超時處理
如果批準超時尚未處理,您可以在PC或移動設備上單擊提醒。如果您是表單發(fā)起人,您可以設置超時處理和超時警告。
規(guī)范審批流程是企業(yè)內部管理的重要內容,使用泛普無代碼開發(fā)平臺配置審批流程,相關負責人通過手機或電腦即可完成審批,打破時間和空間限制。每條審批數據在平臺內均可追溯。讓公司業(yè)務審批流、日常行政管理更加規(guī)范高效。
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