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項目管理系統(tǒng)如何提高溝通效率
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在項目管理中,溝通是否高效、是否順暢,很大程度上決定了項目的成敗。提高有效溝通的能力,是每一個項目經(jīng)理必須去做的事情。如今,除了書面、口頭、郵件等等溝通方式,項目管理軟件也提供了一種社交化的溝通方式。
一、項目管理溝通有哪些原則
通過溝通協(xié)調(diào)使之相互信任、尊重和理解,為項目實施創(chuàng)造良好的合作關(guān)系和工作環(huán)境,即為溝通與協(xié)調(diào)的目的。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應(yīng)遵守如下原則:
1.守法是溝通與協(xié)調(diào)工作的第一 原則。必須在國家和地方有關(guān)工程建設(shè)的法律、 法規(guī)許可范圍內(nèi)去溝通和協(xié)調(diào)。
2.組織協(xié)調(diào)要維護(hù)公正和高效原則。要站在項目的立場上,公平的處理糾紛,一切以項目利益為原則。
3.協(xié)調(diào)與控制目標(biāo)致原則。在工程建設(shè)中,應(yīng)該注意工程安全、質(zhì)量、工期、環(huán)境的統(tǒng)一,不能有所偏廢,不能強(qiáng)調(diào)某目標(biāo)而忽視其他目標(biāo),
4.真實性原則。在溝通與協(xié)調(diào)工作中,信息作為溝通的基礎(chǔ)和傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)保證其真實可信,準(zhǔn)確可靠。虛假錯誤的信息不僅會導(dǎo)致對方作出錯誤的決策判斷,且會失信于對方。
二、項目管理中高效溝通的法則
1、明確傳達(dá)項目目標(biāo)
選擇合適的項目,明確項目目標(biāo),讓每一個成員都朝著目標(biāo)執(zhí)行任務(wù)。向著目標(biāo)努力,即“做正確的事情”,而不是偏離目標(biāo)“正確地做事情”,浪費企業(yè)資源,造成不可挽回的損失。因此,企業(yè)在管理項目的時候一定要明確項目目標(biāo),并將目標(biāo)清晰傳到整個項目組,讓每個人都知道自己工作任務(wù)和工作目標(biāo)。
2、信息明確透明
在團(tuán)隊內(nèi)部做到信息透明可以大大降低溝通成本,每個項目成員都能知曉當(dāng)前的項目狀態(tài),項目進(jìn)行到哪一步、接下來要做哪些事情、做完的時候需不需要其他成員審查等,在項目實施的過程中,要把項目的進(jìn)度以及各種信息同步到每個成員,確保信息透明,全員都清晰地了解項目目標(biāo)和自己的任務(wù)。然而要做到這一點是非常困難且耗時的,為此,項目管理人員可以借助專業(yè)的項目管理軟件解決這樣的問題。
3、明確溝通對象
項目經(jīng)理要明確項目實施過程中需要哪些角色、每個角色的責(zé)任是什么、角色與角色之間的接口是什么、角色為了完成任務(wù)需要了解哪些信息、這些信息該從哪里得到;當(dāng)項目經(jīng)理明確團(tuán)隊中每個角色對項目應(yīng)盡的責(zé)任之后,就可以清晰地分辨他們需要了解什么信息,怎么給他們提供這些信息。
4、借用專業(yè)的項目管理工具
正如荀子《勸學(xué)》所言:“君子生非異也,善假于物也”。善于使用專業(yè)的項目管理工具,讓管理與溝通互相融合,工作內(nèi)容溝通更高效,推進(jìn)各個任務(wù)落地,隨時掌控項目質(zhì)量和各個階段的完成情況,還可以進(jìn)行合格性檢查,保證項目質(zhì)量。項目管理軟件不僅僅是作為工具來幫助項目團(tuán)隊提高效率,它也能是一個暢通的溝通渠道。泛普軟件也是一款社交型項目管理軟件,所有項目干系人可以在平臺上進(jìn)行直接的溝通,項目文檔、文件也可以在線協(xié)作編輯。
三、使用泛普軟件給企業(yè)帶來哪些好處
1、制定合理的項目目標(biāo),明確目標(biāo)并落實
企業(yè)應(yīng)借助合適的工具開展項目管理活動,合理制定項目目標(biāo),優(yōu)化資源配置。制定年度或季度目標(biāo)之后,可以根據(jù)當(dāng)前的戰(zhàn)略重點對已有項目進(jìn)行組合分析,選出最符合當(dāng)前企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項目,對項目按企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行篩選既可以淘汰那些“價值低”的項目,還可以集中人力、物力支持具有發(fā)展?jié)摿?、可以為企業(yè)帶來收益的項目。
2、更好地了解項目進(jìn)度和重大成果
高層領(lǐng)導(dǎo)管理的項目很多,當(dāng)項目越來越多、項目過程越來越復(fù)雜的時候,管理層沒有精力去關(guān)注所有項目的具體安排,項目經(jīng)理也不需要匯報項目執(zhí)行過程中的瑣碎內(nèi)容,高層領(lǐng)導(dǎo)需要了解的無非就是項目進(jìn)度
3、全面提高執(zhí)行層工作效率
在每個階段,項目經(jīng)理給各個成員提供指導(dǎo),讓每個項目成員都清楚地知道自己該干什么事情,有效的溝通對項目成員成功地完成自己的工作起著重大的作用。易趨的WBS計劃展示給項目成員每個任務(wù)的詳細(xì)信息,包括任務(wù)的名稱、工期、責(zé)任人、工時、任務(wù)之間的依賴關(guān)系等。
總之,溝通是人際之間傳遞信息的過程,它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作,達(dá)到預(yù)期的效果,就必須在項目組內(nèi)部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道,快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致。
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