關(guān)注中小企業(yè)的OA需求

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面對(duì)種類(lèi)繁多、五花八門(mén)的OA（辦公自動(dòng)化）軟件，大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑，難于下手。該選擇什么樣的辦公自動(dòng)化軟件? 如何邁出自己在信息化道路上的第一步呢？這是很多中小企業(yè)非常關(guān)心的問(wèn)題。

中小企業(yè)的OA需求特點(diǎn)

這里先分析一下中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀與需求特點(diǎn):首先，中小企業(yè)電腦數(shù)量少，用戶(hù)數(shù)少，所以不需要特別高端的數(shù)據(jù)庫(kù)；其次，中小企業(yè)工作流相對(duì)簡(jiǎn)單，所以不需要特別復(fù)雜的功能；再者，中小企業(yè)管理體系不太規(guī)范，IT人才缺乏，所以要求產(chǎn)品的易用性和維護(hù)性俱佳；另外，中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，需要信息化產(chǎn)品的價(jià)格也相對(duì)低廉。

基于以上分析，可發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)選用OA軟件最根本的原則應(yīng)該是實(shí)用、操作簡(jiǎn)單、使用方便。那么適合中小企業(yè)的OA軟件應(yīng)具備哪些主要特性？

首先，中小型OA應(yīng)以采用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)為宜，因?yàn)檫@是現(xiàn)有產(chǎn)品中運(yùn)行速度最快的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之一，并且用戶(hù)權(quán)限設(shè)置簡(jiǎn)單、有效，具有非常出色的性能，更重要的是該數(shù)據(jù)庫(kù)是免費(fèi)開(kāi)放的，這樣能為用戶(hù)降低成本。

其次，中小型OA系統(tǒng)應(yīng)重點(diǎn)集成電子郵件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通訊錄、考勤管理、工作計(jì)劃、手機(jī)短信等最常用的功能模塊。目前一些OA軟件雖小但包羅萬(wàn)象，自以為萬(wàn)能，其實(shí)不少是累贅多余，而且每多一項(xiàng)功能就要加收3%～10%的費(fèi)用，增加了用戶(hù)的采購(gòu)成本。

再者，中小型OA軟件的易用性應(yīng)非常強(qiáng)，用戶(hù)可在幾分鐘內(nèi)自行安裝完畢，無(wú)需專(zhuān)業(yè)人員即可自行維護(hù)。系統(tǒng)還應(yīng)能讓用戶(hù)極為方便地設(shè)置權(quán)限和自定義工作流。OA的功能雖然越來(lái)越強(qiáng)大，但操作要求卻應(yīng)越來(lái)越簡(jiǎn)單，因?yàn)楝F(xiàn)在產(chǎn)品的發(fā)展趨勢(shì)是越來(lái)越傻瓜化。

另外，與動(dòng)輒十幾萬(wàn)元甚至數(shù)十萬(wàn)元人民幣的OA軟件相比，一些中小型OA僅二三萬(wàn)元，而且終身免費(fèi)服務(wù)和升級(jí)，性?xún)r(jià)比很高，這樣就節(jié)約了投資，消除了大量隱性成本。這一點(diǎn)中小企業(yè)在選型時(shí)可仔細(xì)比較，擇優(yōu)取用。

值得一提的是，一些中小型OA在業(yè)界推出先用后買(mǎi)、1個(gè)月無(wú)條件退款保證的獨(dú)特銷(xiāo)售方式，用戶(hù)可免費(fèi)下載試用版試用再?zèng)Q定是否購(gòu)買(mǎi)。先用后買(mǎi)的銷(xiāo)售方式使得中小企業(yè)可以做到“只買(mǎi)好的，不選貴的”，充分降低企業(yè)的軟件投資風(fēng)險(xiǎn)。這也顯出此類(lèi)中小型OA的獨(dú)具魅力。

OA軟件越貴越好？

有人認(rèn)為“OA軟件越貴越好”。這其實(shí)是一種片面的想法。實(shí)際上，產(chǎn)品的價(jià)格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強(qiáng)大，產(chǎn)品價(jià)格的高低取決于廠商的技術(shù)水平、營(yíng)銷(xiāo)策略以及服務(wù)理念。如基于Lotus平臺(tái)的OA系統(tǒng)，往往還要額外配置微軟IIS平臺(tái)來(lái)支持某些應(yīng)用，這會(huì)增加應(yīng)用、安裝、維護(hù)的難度。再如，國(guó)內(nèi)大多數(shù)軟件廠商依靠的是龐大、多級(jí)的分銷(xiāo)組織模式，然而這種分銷(xiāo)模式使經(jīng)營(yíng)管理成本、經(jīng)銷(xiāo)渠道費(fèi)用驟加，最終產(chǎn)品性?xún)r(jià)比降低等。OA系統(tǒng)不像ERP，其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn)，其技術(shù)復(fù)雜性也不是很高。所以，高價(jià)格絕不應(yīng)成為選擇OA產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)，而更應(yīng)該著眼于軟件的實(shí)際價(jià)值。

還需要指出的是，為滿(mǎn)足中小企業(yè)用戶(hù)喜歡“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶(hù)、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，但并不能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作。目前OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念更傾向于建立一套通用性較強(qiáng)的平臺(tái)，提供各種通用性高的功能模塊并使這些模塊具有最大程度上的可定制性，以此來(lái)滿(mǎn)足不同行業(yè)不同用戶(hù)的不同需求，而不是為了好看，捆綁一些多余的功能。

最后，實(shí)施OA的根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善。這就決定了中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用、易用、通用、性?xún)r(jià)比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來(lái)最大的回報(bào)。

“只選對(duì)的，不選貴的，鞋子穿到腳上要合適才行”，這是對(duì)中小企業(yè)選擇OA的中肯建議。(ccw-2007年12月24日第49期 B18)