如何為企業(yè)定制科學的合肥OA軟件選型流程

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如何為企業(yè)定制科學的合肥OA軟件選型流程1

合肥OA進入中國走過了一個從盲目追捧到逐漸理智看待的過程，人們對合肥OA的認識也在逐漸加深，合肥OA項目的實施也不再僅被視為一種企業(yè)信息化的工具而實施，它融入了更多BPR、SCM、CRM、知識管理、企業(yè)文件塑造等非合肥OA因素，而成為實現企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、提升企業(yè)整體管理水平的綜合性解決方案。

實施合肥OA是一種龐大的綜合性系統(tǒng)工程，它包括前期論證、科學選型、系統(tǒng)實施、項目驗收與評價等階段。就選型而言，其工作的重要性自不用多說，但需要特別指出的就是除了為找到適合自己企業(yè)特點的合肥OA系統(tǒng)外，通過組織選型工作，還有助于了解合肥OA系統(tǒng)目前的發(fā)展情況和優(yōu)缺點，避免后續(xù)過高期望值帶來的失望；在選型過程中的多輪參觀，可以使企業(yè)中高層經理發(fā)現自身管理體系在同級營業(yè)規(guī)模企業(yè)的位置（落后與先進程度），這對今后企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向怎樣結合整體 IT規(guī)劃的前瞻性具有非常重要的指導意義。

大家應該聽過合肥OA選型的兩條金科玉律，一是："知已知彼"，二是："如果高級管理層不了解合肥OA，就不要上合肥OA"，真所謂一針見血、言簡意賅！但如何正確的制定一套科學的選型流程，真正落實兩條金科玉律呢？

1.了解企業(yè)自身現狀和需求原因

和前幾年使用的財務軟件、簡單的物流管理軟件相比，合肥OA系統(tǒng)由于其在整體的數據集成、時時共享等性能上的出色表現，成為了眾人追捧的寵兒。除了普遍意義上的需求理由，不同企業(yè)又有著不同的需求原因。了解自身現狀和挖掘需求原因是確定項目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據。其方式主要可以采取公司各部門負責人進行合肥OA項目需求緊急度的討論會，綜合日常工作中的投訴點進行分析，最終確定項目是否上馬并忠實記錄會議過程與結論。

2.確定項目預算

兵馬未動，糧草先行。溝通和確定預算范圍是決定選型廣度的基礎。 根據自身財務狀況及合肥OA系統(tǒng)使用年限預期確定合肥OA項目預算框架；企業(yè)中高層范圍內的討論、確認。溝通是非常重要的，尤其對于股份制的企業(yè)，每個股東對于大項投資的金額、時間、回報率都是非常關注的，沒有大家的共識與參與，很容易導致選型成了單一的選價格，那就失去選型、甚至投資合肥OA項目的意義； 合肥OA項目除了實際購買軟件和支付實施顧問企業(yè)的費用外，還需要考慮到很多的人力資源相關成本，如關鍵用戶保證項目參與時間引起的加人情況、項目加班、出差等一系列費用的產生，都會對企業(yè)正常運營情況下的整體預算成本造成很大的壓力，這一部分機動費用也是項目預算前期確定的重要原因之一。

3.預熱調研

大多數企業(yè)內部人員對于合肥OA系統(tǒng)的構造及使用效果都不是非常的了解，僅有的一些了解也大多來自于書本和相關文章，這個時候預熱調研就顯的尤為重要了。預熱調研分為兩個方面： 各類合肥OA軟件廠商的資料的學習及相關訪問通過提取相關資料和參加各類廠商舉辦的研討會等，最大程度的獲取軟件本身的結構組織、適用行業(yè)類別等一系列信息同行業(yè)類型客戶的調研與訪問。從各種渠道發(fā)掘本企業(yè)類型相似的軟件使用客戶的實施和使用情況，由于沒有任何利益關系，所以這樣的調研訪問往往是友好的和有建設性意義的，從實際使用方那里，除了清晰你對軟件的認識，更加有意義的是通過訪談可以了解實施公司的水平，實施顧問公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度，而契合度又是發(fā)揮軟件性能服務企業(yè)的關鍵，其重要性就無須贅述了。

4.各部門訪談部門現狀及需求，并結合未來發(fā)展分析需求的擴展性

各部門實際操作中的現狀及需求了解，對于企業(yè)決策和合肥OA項目負責人是至關重要的。各部門在長期的運營中，雖然也會有很多的抱怨與投訴，但卻缺乏整體的描述，實際崗位執(zhí)行人的感受對于選型和日后的上線工作來說都是重要的工作基礎。

主要的方式有如下三種：由企業(yè)內部項目負責人和企業(yè)流程部組織各部門分時段召開部門現狀討論會，由于大家同在一個環(huán)境內工作，所以彼此熟悉日常情況，很快可以達成思維與語言上的共識。但工作結束后提交的內部需求調研報告，就不可避免的使用著自己常用的"俚語"，不利于軟件廠商閱讀和理解，給日后的演示工作帶來很多的麻煩；雇傭第三方顧問公司進行企業(yè)內部調研，出具規(guī)范的需求報告。由于第三方顧問公司不參與企業(yè)內部利益沖突，所以被訪談者可以暢所欲言，把自己日常工作中的困擾和盤托出，對于了解企業(yè)實際情況比較有益。但由于調研工作時間短，部門涉及廣泛，第三方顧問很難在短時間內迅速的解讀企業(yè)內部實際需求，有歧義產生的可能；由企業(yè)內部項目負責人和企業(yè)流程部聯合第三方顧問公司組織各部門現狀討論會，分經理層、實際操作層展開。第三方顧問和企業(yè)內部人員聯合工作，拆分工作項目，既規(guī)避了因為利益原因產生的抹殺問題的現象，又可以完成一份專業(yè)的、易于企業(yè)外部人員理解的需求分析書?！　?.成立企業(yè)內部合肥OA選型核心領導小組及選型組

確定了項目預算和內部需求情況，成立一個臨時的合肥OA項目選型組織機構就顯的尤為重要了。合肥OA項目成功的重要要求之一就是全員參與，而我認為在選型之初的全員參與也是非常重要的。由各公司高級管理人員組成的核心領導小組，負責選型工作的時間、方法論的把握，確保選型工作不走偏，不拖延。而職能部門的負責人組成的項目選型組就保證了不同的軟件的打分結果是由專業(yè)人員進行的，不會有偏頗性。通過例會制度，不斷的調整工作方向，統(tǒng)一工作思路。

其次，選型過程中由中層經理的參與，是對合肥OA軟件最好的學前教育方式。不斷的把心理預期調整的與現實接近，在后續(xù)的實施中就不會有從云端墜地的感覺。平和的心里是圓滿完成項目實施的保證。另外，部門負責人對于合肥OA的認識也為今后在各部門基層人員的宣灌奠定了堅實的基礎。

6.根據企業(yè)需求分析及擴展性確定不同層次上的不同初級入選軟件廠家及顧問企業(yè)

目前合肥OA軟件有國內、國外的，不同行業(yè)類型等很多種類，其設計理念目前還是具有一定的差異性的。所以需要篩選出適合本企業(yè)的不同層次上的不同入選軟件廠家及顧問公司，并進入實質性的了解，避免把精力投入過大的范圍，事倍功半。