職業(yè)學校oa

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 　　高校管理需求的升級讓原本以郵件收發(fā)為基礎的辦公系統(tǒng)難以支撐，為此，希望通過和泛普OA的合作，細化業(yè)務、量身定制更符合自身特點的辦公系統(tǒng)：

　　服務特色化：通過泛普OA系統(tǒng)良好的拓展性，可以隨需搭建多種應用功能，滿足校務管理需求;

　　平臺一體化：業(yè)務軟件、舊的OA系統(tǒng)借力泛普良好的粘合性，全面集成，實現統(tǒng)一使用;

　　辦公高效化：用流程作為系統(tǒng)基礎，梳理業(yè)務體系、串聯(lián)業(yè)務板塊，讓各項業(yè)務、信息能無縫銜接;

　　針對以上需求，OA系統(tǒng)通過集成將原有系統(tǒng)統(tǒng)一到一個平臺，讓所有應用和信息集中呈現給用戶，教職工按身份、職務、院校等信息的不同，智能調取應用、共享信息、高效辦公。

　　一、項目應用特色

　　圍繞日常行政、教務工作，泛普OA系統(tǒng)以公文、會議、業(yè)務為基礎為打造集辦文、辦事、辦會于一體的校務管理平臺。簡潔的工作桌面，讓應用快捷呈現，讓每個用戶可以根據需求，以最便捷的方式開啟辦公。

　　1、公文收、發(fā)、流轉一體化，辦文更規(guī)范

　　作為國家重點院校，校內、外的各類信息大多依靠公文來流轉，每天因為各項大小事宜要審批的公文、上級傳達的重要指示文件，無論是編輯、蓋章還是歸檔都要耗費大量時間。

　　現在，OA圍繞公文格式、收發(fā)、審批等要素，在OA系統(tǒng)幫助打造一套規(guī)范的公文管理系統(tǒng)，編輯依靠模版、印章依靠審批智能加蓋、整理依來源有序歸置，大大提高了業(yè)務及信息處理效率。

　　【小結】：將公文業(yè)務率先規(guī)范起來，所有圍繞公文展開的辦公，都能直接在OA系統(tǒng)調取模版使用，形成規(guī)范的信息流轉載體。

　　2、活動、會議全程管理，辦會更高效

　　OA系統(tǒng)將“校內活動、領導日程、會務管理”等校務板塊實現串聯(lián)管理，在一個平臺上就能統(tǒng)一安排人員、制定時間，實現“事前有備、事中有序、事后有據”的校務管理效果。

　　1)領導日程智能管理

　　了解領導近期的日程動態(tài)，是推進各類活動、會議有序開展的要素之一。

　　通過泛普OA領導日程模塊，在活動和會議開展前，組織人員可以從OA系統(tǒng)及時調取領導日程表，及時根據領導時間，合理安排會議和活動。

　　2)活動一體化管理

　　當所有的人員、資源、信息都被裝入OA系統(tǒng)，組織人員在開展校務活動前，即使坐在電腦前，不打電話、不詢問也能用OA系統(tǒng)快速查到各個會議室、設備的占用情況，領導是否有時間，避免沖突，推動活動順利進行。

　　此外，已經制定的活動，系統(tǒng)會以表單的形式統(tǒng)一匯總發(fā)布，隨時查詢，信息公開快。

　　信息全面共享的方式，幫的校務活動工作省去了不少線下溝通咨詢的麻煩，策劃、公布、執(zhí)行效率更高。

　　3)會議一體化管理

　　無論是報告會、各類部門例會還是動員會，高校會議都要講求有序、高效召開，通過泛普OA系統(tǒng)統(tǒng)一調配會議資源、實現會議安排、通知、召開、任務下達、效果反饋全程一體化管理。

　　會前，在OA系統(tǒng)了解會議室使用情況和領導日程，快速安排會議，然后用流程將會議內容上報審批，通知參會人。用一條流程就能完成審核、通知，簡化過程。

　　會中，借助移動設備將會議簽到搬到線上，直接掃碼實現會議出勤考核，誰沒出席一目了然。

　　會后，會后用OA系統(tǒng)提交會議紀要，將重要的會議目標通過任務管理功能將會議任務快速交付責任人，執(zhí)行情況全程反饋促進會議結果落實。

　　【小結】：資源、人員、信息統(tǒng)一到泛普OA系統(tǒng)，查、用、審、存一體化。

　　3、業(yè)務體系流程化，辦事更輕松

　　為了提高校園內部的辦事規(guī)范性，泛普圍繞日常主業(yè)務搭建了完善的審批流程體系。

　　比如，領導的外出請銷假申請、用印申請、信息上報申請、新聞報道申請等等，教職工可以根據需求通過OA系統(tǒng)直接發(fā)起申請流程，在線上就能完成審核。

　　【小結】完善的辦事流程讓形成辦事有章、過程可見、執(zhí)行高校的辦事體系。

　　4、全方位跟蹤的“效率”監(jiān)控體系

　　不斷完善“辦事效率”是在信息化建設中的重要目標，OA系統(tǒng)作為電子化追蹤器，以報表、催辦、預警等功能幫助打造事事按時辦理的效率監(jiān)控體系。

　　流程效率報表：報表數據是效率問題的直觀監(jiān)察器，通過OA系統(tǒng)報表管理功能，可以從不同的維度，比如部門，去查詢公文收發(fā)、會議執(zhí)行效率，使用方便。

　　【小結】：電子化流程讓校務辦理更加透明化，辦事效率優(yōu)化，用戶使用體驗全面提升。

　　二、OA系統(tǒng)在的應用實施效果

　　通過項目分期實施計劃，泛普OA系統(tǒng)從基礎功能搭建開始逐漸完善符合特色的專項應用功能，目前，系統(tǒng)已經幫助成功覆蓋兩大校區(qū)、四千多人，讓在逐漸完善的辦公環(huán)境下逐步實現管理升級：

　　校內協(xié)同：院校、師生、資源全面統(tǒng)一，通過一套統(tǒng)一的平臺讓校內辦公、服務真正實現合理調配。

　　規(guī)范校務：制度制定、執(zhí)行反饋全面落實，校務辦理體系嚴格執(zhí)行，從數據到過程可查、可控，辦事更高效。