高校檔案綜合管理系統(tǒng)分析與設計

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　　一、高校檔案信息化建設的情況
　　高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是高校的一筆寶貴財富。^[1]
　　信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案信息資源的科學保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了現代化的途徑和手段。為此，教育部、國家檔案局在《高等學校檔案管理辦法》中明確提出，要“促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展”，“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，“加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
　　國外高校檔案管理工作已經實現了數字化、網絡化。例如，哈佛大學檔案館實現了檔案自動采集、數字化保存和網絡化共享。在哈佛大學檔案館網站中，資料內容豐富，更新及時；為了滿足不同層次用戶的需求，同時提供一次文獻、二次文獻、三次文獻等文獻資料，^[2]網站還提供了強大的檢索功能，并且與Google等互聯(lián)網檢索工具相融合；為社會提供更好的服務，采用了RSS為用戶提供定制管理。
　　二、高校檔案信息化建設中的問題
　　我國高校檔案的信息化工作取得了很大進展。但仍存在一些亟待解決的問題：
　?。?）檔案信息化工作的重視程度不夠。在數字化校園的建設中，校園網的建設是基礎，教務管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、數字化圖書館系統(tǒng)等的建設往往被優(yōu)先考慮，并很受重視。而檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足。因而在人員配備、硬件建設、軟件開發(fā)上投入相對來說不足。
　?。?）檔案信息管理工作的實施條件還不完善。^[3]高校檔案信息化建設需要完善的軟硬件設施和相關人員。在硬件設施方面，主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器及其他必備的組件，尤其是需要生產和接受電子文件的工具和網絡；軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。目前，高校檔案機構信息化基礎設施建設參差不齊，影響了信息資源的開發(fā)利用。
　　（3）檔案信息資源的網絡化開發(fā)利用不足。檔案信息化建設的根本目的是方便、快捷地為用戶提供及時、準確、有效的信息?？v觀國外的檔案數字化建設，其網絡檢索、網絡資源服務是信息化建設的重要內容，也是信息資源的價值體現。而我國高校的檔案網站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務大眾功能較弱，資源利用不足。
　　三、檔案信息管理系統(tǒng)分析
　　1.系統(tǒng)的需求
　　檔案管理系統(tǒng)的需求總體看來包括檔案整理和檔案利用兩大方面，有以下幾點主要需求。
　?。?）整理編目
　　編寫各類目錄是檔案管理人員的主要工作之一，檔案管理信息化的最初需求就是打印編目。通過檔案管理信息系統(tǒng)，可以自動產生檔案目錄，并打印規(guī)范統(tǒng)一的編目。
　?。?）數據查詢利用
　　為了能夠在網上方便地查詢案卷目錄、卷內文件目錄，瀏覽電子版卷內檔案文件，查詢檔案文件的借閱情況，系統(tǒng)應當提供室藏電子檔案的文檔、圖形圖像、語音資源、視頻資源的檢查閱覽等服務。并可以通過高級檢索、簡單檢索等方式，進行檔案的查看、訂閱，同時實現文件的遠程查詢功能。
　?。?）檔案整理組卷
　　根據檔案管理的若干標準，完成檔案的整理組卷，最終實現檔案有條理的分類整理存放。
　?。?）文件歸檔管理
　　檔案記錄著有價值的信息，如果檔案丟失、損毀，將是單位的重要損失。利用計算機、數據庫和網絡技術，使檔案管理系統(tǒng)可以完成各基層單位的及時歸檔，解決檔案丟失問題。
　　（5）電子文件管理
　　電子文件管理是現在檔案管理系統(tǒng)非常重要的一個功能?，F在的檔案管理系統(tǒng)應當可以保存電子文件、聲像電子檔案，同時可以掃描原紙質檔案，形成電子文件，并對這些文件進行全文檢索。
　　2.業(yè)務流程分析
　　檔案管理工作主要由檔案征集、整理、編目、歸檔、保管、利用以及相應的監(jiān)督管理工作組成。
　?。?）檔案歸檔業(yè)務流程
　　歸檔單位和個人將整理的資料送交兼職檔案管理人員，經初步整理和檢查，合格的送交檔案室，檔案管理員審核并提出修改建議，修改后組卷歸檔。由檔案管理員移交到保管人員。由于業(yè)務需求，文件資料來源分為兩部分，一部分為實時提交電子文件，由兼職檔案管理人員負責錄入，提交審核；另一部分為大量的紙質文件檔案，檔案整理后，提交檔案室，同時由數字化人員負責數字轉化工作。業(yè)務流程如圖1所示。
　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　圖1　檔案歸檔工作業(yè)務流程

　　（2）檔案利用業(yè)務流程
　　檔案歸檔后，由檔案保管員負責檔案的日常維護、利用工作。其中，利用工作主要包括檔案借閱、檢索和復印。不涉密檔案，部門和人員可以憑借相關證明到檔案室借閱檔案、復印資料，并登記；兼職檔案管理人員可以直接借閱。涉密檔案必須由兼職檔案管理人員提出，經由相關領導批準，方可借閱。