科研院所項目資料管理軟件系統

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 　　所有的科研院所都有大量的科研項目，因此會有諸多的資料文件和不斷增長的電子表格需要處理，比如行業(yè)制度類文檔、科研技術類文檔、項目管理類文檔、合同類文檔、科研成果類文檔等，部分企業(yè)采用人工管理的模式，在這種管理模式下，存在著諸多問題：

　　領導對資料管理工作不重視，資料管理員職業(yè)素質不高;

　　項目資料眾多，收集方式不規(guī)范，資料的完整性差;

　　資料分類不規(guī)范，查找難度大;

　　資料保存較為分散，不利于知識文化的形成和再利用;

　　安全性得不到保證，容易造成資料遺失或者泄露;

　　資料變更控制困難，文件版本缺乏控制;

　　缺少記錄，過程中的責任也不夠清晰，不易追蹤。

　　在這種情況下，科研院急需一個專業(yè)的資料管理工具，來保證資料的收集、歸類、查找行為規(guī)范，方便對文檔資料實現總體管控。

　　一、泛普軟件如何應對科研院項目資料管理需求

　　泛普軟件針對上述管理難題，結合科研院資料管理工作的實情，開發(fā)了一套科研資料軟件。該軟件基于B/S架構搭建而成，支持在移動辦公環(huán)境下對科研項目全過程中形成的資料文件進行收集、審核、檢索、瀏覽、統計等操作，并嚴格控制權限，保證資料的安全性，同時還提供資料的全過程追蹤功能，方便對資料的變更記錄進行管理。該系統可以幫助科研院高效控制項目文件的收集與共享,加速科研院信息流轉速度與信息查詢速度，保障企業(yè)文件的安全存儲，降低管理成本與檔案保管成本，提高經濟效益。

　　二、泛普科研院所項目資料管理軟件功能介紹

　　1、標準化資料分類

　　系統支持標準化資料分類管理，可以按照部門、項目、性質進行分類，并且可以對每個類別進行部門或者人員的新增、修改、刪除、查看、下載等權限的控制。文檔目錄的標準化管理可以提高項目文檔管理的規(guī)范性，是有序高效管理繁瑣項目文檔的基礎，避免多套歸檔標準下管理的混亂。

　　2、資料的收集與審核

　　科研院所有員工都可以根據自己的權限，進行自己職權范圍內的資料的收集和上傳，上傳到對應的類別中去，保證項目資料的多樣性和完整性;同時支持領導對各資料的內容進行審核，審核生效后正式形成公司文件。

　　3、資料的檢索與瀏覽

　　系統提供快速檢索與高級檢索兩類功能?？焖贆z索提供按信息標題名稱檢索方式，高級檢索還可以按作者、關鍵詞、日期等信息進行組合檢索。用戶可查看檢索后的摘要信息，僅授權用戶能下載信息。

　　4、我的資料

　　該模塊主要是統計由自己上傳的文檔，減少搜索范圍，方便快速定位，方便對自己上傳資料進行修改或者查看。

　　5、下屬資料

　　下屬資料一般只為管理層授權，領導可以在此模塊下查看自己所有下屬的資料，方便領導對下屬員工的工作進行監(jiān)控。

　　6、清晰文檔產生過程

　　文檔上傳后，系統保留業(yè)務過程與文檔文件之間的關聯關系，以備隨時跟蹤反查。科研資料管理軟件系統中的文檔都與工作過程關聯了起來，點擊每個過程中歸集的文檔，都可以查看到當時文檔來源的工作表單，執(zhí)行人、審核人、審核意見、整改結果、變更等因素一覽無余。

　　7、資料的統計功能

　　系統提供統計功能，可針對人員、部門、項目組統計，例如可實現某人在某段時間內對某個部門文件夾或項目文件夾上傳文件的次數，也可統計在某段時間內，該文件夾內更新文件數量。

　　8、完備的安全控制

　　安全管理包括用戶管理、權限管理、數據備份、操作日志管理等功能。管理員可根據實際情況自定義文件夾及文件的共享權限，系統自動記錄用戶對文件夾及文件的操作記錄，保障文件的安全性。

　　9、自動提醒系統

　　自動提醒功能將每日全部上傳文件日志以列表形式發(fā)送系統管理員郵箱，將各部門、各項目上傳文件日志以列表形式發(fā)送到部門負責人、項目負責人郵箱。

　　泛普科研院所項目資料管理軟件系統的推廣應用，將有助于規(guī)范科研院所工程資料的收集和整理，確保項目資料的完整性、準確性和系統性，有助于廣大科研院所實現工程質量目標，顯著提高國家科研水平。