淺談如何編制項目工期計劃

一個成功的項目管理，其必然也是成功的時間管理。而項目工期的拖延，即便其質量優(yōu)異、成本低廉，也可能由于時間的滯后而變得不再適宜。因此，項目的時間管理，一直被視為與質量、成本同等重要的核心目標之一。
美國著名的項目管理專家Harold Kerzner曾在他的名著《項目管理——計劃、進度和控制的系統(tǒng)方法》（第七版）中明確指出，時間管理最主要的問題就是讓人們知道確實存在時間管理問題并存在解決之道。
根據項目管理的理論，項目管理就是在規(guī)定的時間、費用和質量要求之下進行的一系列有目的的相關活動的總和。項目管理的環(huán)境極為復雜，總是有大量的會議、書面報告、沖突解決、持續(xù)的計劃、變更、再計劃和溝通管理、危機管理等組成，在這種情況下，關鍵之一就是進行有效的時間管理。而要想進行有效的時間管理的前提，就是制定一個切實可行的進度計劃。本文嘗試就項目的時間計劃作一探討。
一、項目工期（時間）管理的基本原理
項目的時間管理，其基本原理在于動態(tài)控制。
項目的時間管理，是指對項目實施個階段的工作內容、工作程序、持續(xù)時間和搭接關系根據總的時間目標（要求）及資源優(yōu)化配置的原則編制計劃并加以實施，監(jiān)控和調整，直至項目完工。對項目進行時間管理的目的在于確保項目在規(guī)定的時間要求下交付使用或提前交付使用。
項目在實施過程中受到諸如自然、社會、經濟環(huán)境、技術條件、資源供應、人力資源、管理能力的各種主客觀因素的影響，而這些主客觀條件的變化是絕對的，不變是相對的；平衡是暫時的，不平衡是永恒的，使得人們難以執(zhí)行原定的進度計劃。為此，時間管理必須應用動態(tài)控制原理，如下圖所示：

項目時間管理的的首要任務是制定項目的進度計劃，其目的在于：
 保證按時獲利以補償已經支出的費用；
 協調資源的調配；
 調整工作內容的優(yōu)先級；
 滿足嚴格的時間約束。
項目的總進度目標是指整個項目的進度目標，是項目決策階段項目定義時確定的，在編制項目的時間計劃時，應首先論證其實現的可能性。當確定可行，在項目的總進度目標明確之后，應用WBS分解結構圖確定項目的各子項目進度計劃，確定里程碑時間的進度目標，并以此作為進度控制的重要依據。將項目進展的實際進度和里程碑進度計劃目標加以比較，如果出現偏差（一般僅指負偏差），則采取采取諸如組織、管理、經濟、技術等措施以糾偏。
二、項目時間計劃的基本方法
常用的編制項目進度計劃的方法有甘特圖（橫道圖）、里程碑計劃、網絡計劃技術等。
1、甘特圖
甘特圖是一種傳統(tǒng)的進度計劃方法，最早由Henry L.Gantt于1917年首次提出，具有簡單、明了、直觀、易于編制的特點，但其缺點也顯而易見：無法表達各工序間的邏輯關系，不能嚴謹的計算時間參數，計劃調整只能手工進行，難以適應大的項目管理。
2、里程碑計劃
里程碑計劃是一項目中某些重要事件的開始或結束時間作為基準所形成的進度計劃，是一個戰(zhàn)略計劃或項目框架，以中間產品或可實現成果為依據，顯示了項目為達到最終目標必須達到的的條件或狀態(tài)序列。它描述了項目實施中每一階段應達到的狀態(tài)，而不是如何達到。一般應用于高層管理人員對項目的時間控制。
3、網絡計劃技術
網絡計劃技術是以網絡計劃對任務的工作進度進行安排和控制，以保證實現預定目標的科學的計劃管理技術。網絡計劃由兩部分構成，即網絡圖和網絡時間參數。由于網絡計劃技術能清楚而明確的表達各工作內容之間的邏輯關系，易于發(fā)現項目實施中經常出現的時間沖突、資源沖突；同時網絡圖的編制可粗可細，可以隨著項目進展的深入而不斷細化；可以根據需要編制多級網絡計劃系統(tǒng)；隨著技術的進步，已有相關的應用軟件替代人工繪制網絡計劃圖。因此在現代項目管理中得到了廣泛而深入的應用。
我國的《工程網絡計劃技術規(guī)程》（JGJ/T—99）推薦的常用的網絡計劃類型主要有：
 雙代號網絡計劃；
 單代號網絡計劃；
 雙代號時標網絡計劃；
 單代號搭接網絡計劃。
以上網絡計劃的核心思想都是關鍵線路法（CPM）和計劃評審技術（PERT）。另外，在實踐中又陸續(xù)出現了圖示評審技術（GERT）、風險評審技術（VERT）等，取得了較好的效果。
值得一提的是，無論采用哪種方法，都要對項目的目標進行分解，即應用WBS分解結構圖把總目標分解成一個個可執(zhí)行的子目標單元，建立進度計劃系統(tǒng)，確定工作順序，明確優(yōu)先級別。隨著項目的不斷進展，項目的進度計劃系統(tǒng)也是不斷完善，逐漸形成的。
應該選擇哪種方法，主要應考慮以下幾種因素
 項目規(guī)模大??；
 項目復雜程度；
 項目的緊急性；
 對項目細節(jié)的掌握程度；
 有無相應的技術力量和設備。
三、項目工期（時間）計劃中若干問題
（一）如何應對“時間搶奪者”
Kerzner認為，在一個項目中，項目經理不僅是管理者，同時也是執(zhí)行者，因此會遇到所謂的“時間搶奪者”。有兩種方法可以用于項目經理和項目管理人員解決以上問題：
 制定“應做事項表”，將要做的是列成清單，決定何人做何事，同時確定適當的優(yōu)先級。
 制定“最優(yōu)工作表”，將最優(yōu)先的活動填到日常工作表中，各級管理人員根據具體情況確定這些活動的適當時間段。
（二）工作時間的估計
工作持續(xù)時間是指在一定的條件下，直接完成該工作所需的時間，網絡圖中所有時間參數的計算、進度安排都是由工作持續(xù)時間來推算。因此，其數量的估計是項目時間管理的一項重要的基礎工作，要在考慮到各種資源、人力、物力、財力、機械裝備、環(huán)境等各種因素的情況下，把工作置于獨立的正常工作狀態(tài)下進行估計。要做到通盤考慮，不可顧此失彼，尤其要注意盡可能不應受到工作重要性及完工期限的影響。當必須要滿足某個較為苛刻的時間目標時，時間估算要做到技術上可行、經濟上可以接受。
工作時間的估計要依賴于某些數據基礎，主要有：
 工序清單；
 項目的約束條件；
 資源需求與供應狀況；
 歷史信息。
在基本掌握了上述數據基礎之后，可以依據以下方法估算工作的持續(xù)時間：
 專家判斷法：主要依賴于專家的個人經驗和能力；
 類比估計法：主要依賴于歷史經驗，特別是同類項目的詳細信息；
 定額估算法：依據有關部門頒布的勞動定額標準或企業(yè)定額進行估算，應用時要注意針對具體的項目特征進行必要的換算。
另外還有三參數法、單一時間估計法等。
（三）項目進度計劃的優(yōu)化
項目進度計劃的優(yōu)化一般是根據項目的網絡計劃圖來進行，即網絡計劃的優(yōu)化，即在一定的約束條件下，按既定的網絡計劃進行不斷的改進、調整，以尋求滿意的進度計劃方案的過程。
網絡計劃的優(yōu)化目標不一而同，具體可分為工期優(yōu)化、費用優(yōu)化和資源優(yōu)化。
1、工期優(yōu)化
工期優(yōu)化是指通過壓縮關鍵工作的持續(xù)時間來達到縮短工期的目的。在工期優(yōu)化中，應按照經濟合理的原則，不要將關鍵工作壓縮成非關鍵工作。當工期優(yōu)化過程中出現多條關鍵線路時，必須對各條關鍵線路的總持續(xù)時間進行等量壓縮，否則不能有效縮短工期。
在選擇可壓縮的關鍵工作內容時，應考慮以下幾點：
 縮短持續(xù)時間不影響項目質量和操作安全；
 有足夠的備用資源；
 縮短持續(xù)時間所導致的費用增加最少。
有時，也可通過調整工作之間的邏輯關系來達到工期優(yōu)化的目的。
2、費用——時間優(yōu)化
又稱之為時間成本優(yōu)化，其目的在于尋求總成本最低時的工期安排，或按期完工時的最低成本計劃安排。該方法基于以下假設：
 每項工作有兩組工期和費用估計：正常時間和正常費用、應急時間和應急費用；
 當必須采用應急方案時，有足夠的資源；
 正常時間和應急時間、正常費用和應急費用之間的關系是線性的。
工作的總費用由直接費和間接費構成，直接費會隨著時間的壓縮而增加，但間接費會隨時間的縮短而減少。因此，當通過壓縮關鍵線路上的工作以應急時，應將直接費最小的關鍵工作作為壓縮對象。
費用——時間優(yōu)化的基本思路就是不斷地在網絡圖中找出直接費用率最小的關鍵工作，縮短其持續(xù)時間，同時考慮間接費隨時間的縮短而減少，最后求得項目成本最低時的最優(yōu)時間安排或按期完工時的最低成本安排。
3、資源優(yōu)化
資源優(yōu)化的目的是通過改變工作的開始時間和完成時間，使資源按照時間的分布符合優(yōu)化目標，通常情況下又可分為兩種：“資源有限，工期最短”和“工期固定，資源均衡”。資源優(yōu)化的前提條件是：
 不改變網絡圖中的邏輯關系；
 不改變各項工作的持續(xù)關系；
 網絡圖中各項工作的資源強度是一個合理的常數；
 一般不允許工作中斷，應保持其連續(xù)性。
“資源有限，工期最短”優(yōu)化旨在盡可能縮短工期，提前完工，盡早收益；“工期固定，資源均衡”優(yōu)化的目的在于使項目資源用量盡可能的均衡，單位時間內不出現過多的資源高峰和低谷，便于項目的組織與管理，從而降低總的成本支出。主要方法有方差值最小法、極差值最小法、削高峰法等。
（四）關于多級網絡計劃系統(tǒng)
對于大型項目，很難將其所有的工作在一個網絡圖中完全表達出來，用若干相互孤立的子項目網絡圖也不能系統(tǒng)的表達整個項目實施中各工作包之間的相互制約關系，為此，便出現了多級網絡計劃系統(tǒng)。
所謂多級網絡計劃系統(tǒng)，是指由處于不同層級且相互關聯的若干網絡計劃所組成的系統(tǒng)。處于不同層級的網絡計劃既可以進行分解成為若干獨立的網絡計劃，便于不同層級的人員將精力集中于各自負責的子項目上，明確職責分工；也可以進行綜合形成一個多級網絡系統(tǒng)，便于掌握各自網絡之間的相互銜接和制約關系，進行項目總體進度的綜合平衡。
編制多級網絡計劃系統(tǒng)應遵循以下原則：
 整體優(yōu)化的原則，部分存在的唯一理由是保證整體，總體最優(yōu)時未必局部最優(yōu)，要保證總體最優(yōu)；
 連續(xù)均衡的原則，確保資源能夠均衡的使用，以降低成本；
 簡明實用的原則。
多級網絡計劃系統(tǒng)的編制必須采用“自頂向下、分級編制”的方法。
現實的工程實踐中，由于時間管理控制不力，導致項目拖期交付使用而使各相關方蒙受損失的案例屢見不鮮，究其原因，不完善的項目時間（工期）計劃安排是一個重要的方面。如本文開篇所述，成功的項目管理的關鍵之一就是成功的時間管理，而成功的時間管理的前提就是要有一個好的時間計劃。運用上述方法，確保制定一個切實可行的好計劃，并在實施中根據情況適時調整，才有可能使項目實施獲得成功。

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