項目合同管理“八步走”

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　市場經濟是契約經濟，建筑施工企業(yè)的經營管理活動實際上也就是簽訂合同和履行合同的過程。作為企業(yè)與各方發(fā)生經濟關系、明確經濟行為、承擔經濟責任的法律文書，合同從某種意義上關系到項目成敗和企業(yè)存亡。因合同不完善而引發(fā)經濟糾紛，令企業(yè)焦頭爛額、疲于應付甚至陷入泥潭的教訓比比皆是。強化合同管理，防范各類風險，目前已成為施工企業(yè)規(guī)范經濟運行秩序、堵住效益流失漏洞、確保安全穩(wěn)定發(fā)展的重頭戲。筆者認為，要做好項目合同管理，應重在以下八個環(huán)節(jié)上下功夫： 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　一是合同準備環(huán)節(jié)。與誰簽合同，簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應能力和條件？這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標的，在協(xié)商投標合作事宜時，必須首先考察其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經評審認定合格，不得與其進行實質性談判。物資設備供應方必須由項目部業(yè)務部門對其資信情況和社會背景進行考察，拿出初步考察意見，由項目部集體選定。簽約準備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。選擇一個怎樣的合同對方，對合同的簽訂到履行終結的作用和影響至關重要，一旦違規(guī)降低標準或對細節(jié)考慮不周，將會埋下許多隱患，給合同的執(zhí)行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴重的后果。此外，業(yè)務主管人員、項目經理還必須要按照企業(yè)各級領導人廉潔自律的規(guī)定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關系的人員和隊伍與本項目發(fā)生合同關系，以避免出現(xiàn)感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經濟效益流失弊端。對于這一問題，企業(yè)不但要作為開展項目執(zhí)法效能監(jiān)察的一項內容予以嚴格監(jiān)督執(zhí)行，企業(yè)成本、物資設備、人力資源和法律事務部門也都應做好書面記載，以備做日后可能的訴訟證據(jù)。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　二是合同談判環(huán)節(jié)。認真嚴謹?shù)暮贤勁惺呛贤芾淼年P鍵一環(huán)。在這個環(huán)節(jié)，要著重把握好以下幾種情況：一是分包合同談判，無論標的額多大，都必須報請企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應用恰當?shù)牟呗源胧欢俏镔Y設備采購合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設備管理制度，由項目部物資設備管理領導小組成員共同參與，達到規(guī)定數(shù)額的還必須報請企業(yè)物資設備部門派員參與談判；三是勞務用工合同必須由項目部勞資、財務、計劃等人員參與談判；四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地，不得在賓館酒店等場所進行，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
http://www.alistair-chisholm.com/
　　三是合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。合同雙方經過談判就各項條款達成基本一致意見之后，就進入了合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關口。合同文本應盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點和招標文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結果來起草。在文本起草工作中，工作人員應就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個環(huán)節(jié)，包括整個履約過程可能出現(xiàn)的種種情況，都要進行充分的估計，并預先采取對策,確保每一個履約行為都于己有利、占到先機，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進行簽約，回避義務，避重就輕，向對方轉嫁風險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后，應提交項目經理辦公會審查，重大合同則必須由項目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學過民商與經濟法和勞動法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經驗的人員參加審查，文本通過審查后，報企業(yè)業(yè)務主管部門復審或備案。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　四是合同的簽署和保管環(huán)節(jié)。合同文本經企業(yè)業(yè)務主管部門復審后，方可按企業(yè)授權由相關人員簽署。簽署的合同文本除了及時報企業(yè)對口業(yè)務部門備案外，均應交由項目部業(yè)務對口部門負責人集中保管留存，并向項目部財務部門提交一份原件作為付款依據(jù)。其他任何人包括項目經理在內，不得保管任何已經簽署生效的合同文本，以避免有關人員違規(guī)操作、業(yè)務部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀等不良現(xiàn)象給項目部和企業(yè)帶來的被動局面。某項目就曾發(fā)生過項目經理與材料供應商簽署合同后，將合同文本長期私自存放，一直不與業(yè)務部門見面，結果造成了文本丟失。該經理中途調離后，也未對此事進行通報和補救。工程竣工后，項目其他人員在毫不知情的情況下，被合同對方抓住漏洞、告上法庭，項目部最終不僅如數(shù)賠付了合同價款，而且還支付了數(shù)目龐大的違約金和滯納金，導致項目嚴重虧損、企業(yè)名譽掃地。因此，項目部領導和其他業(yè)務人員如需調閱合同，閱后必須及時交還合同保管人，不得以任何借口留存。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　五是合同的履行環(huán)節(jié)。這是一個周期較長而且復雜的環(huán)節(jié)，不可預見的情況多，最容易出現(xiàn)各種各樣的問題，乃是合同管理至關重要的控制環(huán)節(jié)。要做好這一環(huán)節(jié)的工作，必須要做到：一是教育項目全員明確項目管理的根本任務是全面、嚴謹、高效地履行該工程項目的所有合同、協(xié)議，而不是施工生產。要讓大家明白施工生產是基于合同協(xié)議、圍繞實現(xiàn)合同協(xié)議約定、最后又終結于合同協(xié)議的一個工作過程，其根本目的是為了通過一系列合同行為，取得經濟利益，扭轉把項目管理的重點僅放在如何組織好施工生產上的本末倒置思想，以最大程度地減少因履約意識不強而造成的施工生產轟轟烈烈、經濟效益卻捉襟見肘的偏差。二是項目部要定期組織召開會議，綜合評價分析各項合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務、行使合同權利來組織施工生產，不斷改善和提高履約水平。三是項目管理人員必須要牢固樹立有利于企業(yè)的證據(jù)意識，認真清除一怕麻煩、圖省事、想輕松，二怕寫不好、留隱患、擔責任，三怕堵死個人某種特殊操作的后路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識；在合同履行中，必須要克服“君子動口不動手”和隨意表態(tài)的不良習慣，所有的管理措施、行政指令、情況通報、獎罰實施、作業(yè)交底、技術控制、經濟核算以及各類通知等，都要采用書面形式，遇到特殊情況當時來不及做出書面形式的，一定要及時補上。發(fā)給合同對方的書面文件材料，一定要取得對方人員的簽認并妥善保存。四是堅持所有履約行為的集體決策、集體監(jiān)督。個別特殊情況確實必須由某個人當即作出決定的，決定者事后要及時向有關人員和組織報告這一決定及其實施情況，如決定的實施有隱患，應及時采取補救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當?shù)耐该鞫龋獓@確保公正履行合同，堅決實施企務公開，既不能所有的企務向所有人公開，也決不能所有的企務向所有人不公開，要按照職責權限的層級范圍實施必要公開。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
bbs
　　六是合同的補充與變更環(huán)節(jié)。在合同的履行環(huán)節(jié)，不可避免地會遇到一些新情況、新問題，或者起初被遺漏的事項被發(fā)現(xiàn)，或者原來約定的事項發(fā)生變化，這些都需要協(xié)議雙方及時通過協(xié)商達成補充協(xié)議或者變更協(xié)議，必要時也可以會談紀要的方式經雙方共同簽認。對于合同工程變更，工程管理部重點從承約方所提出的變更申請的工程現(xiàn)場情況與技術方面，提出會審意見。預算成本管理部對變更金額進行審定，合同管理部從合同條款角度，同時考慮同類合同變更情況的處理，最終提出合同變更處理意見。這些補充協(xié)議、會談紀要及處理意見等，都應被視為合同文本的補充，必須與正式合同文本一樣管理、一樣履行。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
項目經理博客
　　七是合同的結算與支付環(huán)節(jié)。項目上的任何合同行為都是企業(yè)的經濟行為，其履行過程中的核算、階段性結算和最終決算，是項目經濟活動的最后一個關口，直接決定著企業(yè)的經濟效益。企業(yè)一般都對此有具體、明確、嚴格的規(guī)定，項目部財務部門必須按照企業(yè)有關規(guī)定辦理，審核及簽批手續(xù)不完備者不得付款。項目主管會計必須明確自己對此所負的監(jiān)督責任，嚴格把好支付關。如果有人企圖強行支付，或者化整為零由出納變通支付，項目主管會計必須在第一時間向企業(yè)總會計師報告，必要時直接向企業(yè)行政主管領導報告，努力堵住一切漏洞。對明知手續(xù)不完備且面臨違規(guī)支付而不報告的，企業(yè)要視情節(jié)對主管會計進行處罰，同時對項目經理予以從重處罰。 pmp
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　八是合同關系確立環(huán)節(jié)。合同沒有正式簽訂生效，就意味著雙方的權利義務關系尚未確立，不得準許對方在施工現(xiàn)場進行合同范圍內的任何工作。但在現(xiàn)實中，一些項目領導和部門負責人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利，還仍然采用口頭委托等方式下達任務，待工程完工后再按實際發(fā)生費用補簽合同，這樣的合同不但根本起不到任何約束作用，還給外界留下了項目管理不規(guī)范的不良印象，既容易造就腐敗的溫床，給不法分子造成可乘之機，也會使企業(yè)蒙受程度不同的經濟損失。更有甚者，有的當事人為了獲取不正當利益，在簽訂合同時，往往就同一項目再簽訂一份或者多份與合同價款等實質性內容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。待工程實施起來，一旦涉及到經濟利益，必然會導致工程糾紛的發(fā)生。 training
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
　　施工企業(yè)作為社會經濟生產單位，其所有的契約行為都是嚴肅的法律行為，因這種法律行為產生的所有法律風險最終都會造成經濟風險。因此，要做好合同管理，除了要強化制度約束和過程監(jiān)控，規(guī)范做好以上八個環(huán)節(jié)，保證合同的合法性、嚴肅性、嚴謹性和可操作性之外，企業(yè)還要大力加強全員的法制宣傳教育，培養(yǎng)員工自覺學法、認真守法、合理用法的法律意識，堅決防止因合同問題而引發(fā)的經濟糾紛和法律風險，實現(xiàn)工程項目增收節(jié)支和企業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展的目標。 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)文章
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
（作者單位：中鐵十五局集團中原指揮部） 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
本文由《施工企業(yè)管理》雜志授權發(fā)布泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)