請正確使用OA系統(tǒng)的功能，包括但不限于：

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相關定義
OA系統(tǒng)
指承載XX公司內部門戶、電子流程審批、信息文檔及相關辦公自動化功能的信息平臺；
企業(yè)郵箱
指XX自建企業(yè)郵件平臺，為用戶提供內外部Email收發(fā)通訊功能并與域、Oa系統(tǒng)進行統(tǒng)一賬戶和密碼驗證管理；
部門
本制度中的部門包括指各業(yè)務部門、經營門店或獨立辦公機構，如DC，下文不再單獨闡述；
系統(tǒng)用戶
上海OA系統(tǒng)的使用者，對系統(tǒng)中的各項操作行為，如功能、單據及數據信息的使用、填寫、審批、查閱、傳播等承擔使用責任；
系統(tǒng)管理員
OA系統(tǒng)的維護人員，負責系統(tǒng)相關的維護支持、培訓推廣、需求挖掘受理和技術開發(fā)跟進等相關工作；
目的
為更好的保障OA上線后相關流程和功能得到有效的應用和執(zhí)行，上海泛普OA提高公司整體工作效率，降低管理風險，幫助企業(yè)員工迅速轉變工作習慣，特制訂本管理制度。
適用范圍
本規(guī)定適用于XX公司OA系統(tǒng)的全體用戶。
管理制度細則
上海OA系統(tǒng)已上線功能和流程涉及的相關業(yè)務，嚴格禁止再行通過系統(tǒng)外紙質單據或無單據進行辦理和審批；
公司所有OA用戶須保證在工作時段及時查閱和處理OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息、電子流程、電子郵件等相關工作（建議每工作日早、中、晚至少登陸系統(tǒng)一次 ）；
當具備處理條件時，流程的提交與審批在相應環(huán)節(jié)結點的處理時間不應超過次日（以不影響業(yè)務為前提）；如有特殊情況（如公出、告假、異動等長時間無法登陸或不再使用系統(tǒng)時）需通過系統(tǒng)【我的流程】下的【流程代理】功能委托他人代為處理系統(tǒng)相關工作，確保流程流轉效率正常并避免信息疏漏，授權人和代辦人共同承擔責任；
流程發(fā)起人、審批人須認真的填寫表單內容、給出明確的審批意見，以保證流程高效流轉；
請正確使用系統(tǒng)的功能，包括但不限于：
為降低企業(yè)經營風險、保障各相關部門順利開展配套工作、提升各信息系統(tǒng)安全性，各部門及人力資源中心應及時、嚴格、準確的使用【人力資源】下的招聘、錄用、轉正、調動、晉升、離職等流程來辦理人員異動相關手續(xù)；
會議邀請和通知應使用【我的會議】模塊發(fā)起，不允許再使用郵件發(fā)送會議通知；會議邀請函應明確告知參會人會議議題大綱，并根據實際情況提供所需附件文檔以作會前準備；
讀者為全員或多部門多人的信息發(fā)布，應使用【公司發(fā)文流程】（公文）或【信息發(fā)布流程】（通知公告、新聞動態(tài)）進行提交、審批和統(tǒng)一發(fā)布，不允許使用郵件群發(fā)；
禁止在系統(tǒng)內發(fā)布與工作無關的信息、郵件、短信；禁止群發(fā)單封大容量郵件，以免造成公司郵件服務器和收件人大面積郵件堵塞；上海泛普OA軟件為保證企業(yè)郵箱公信力和安全性，個人誤發(fā)郵件，信息中心不負責回收和清理；
公司印制名片申請，Email應印制公司企業(yè)郵箱并（申請）開通外網通訊權限；
當系統(tǒng)中涉及的業(yè)務流程發(fā)生變更時，各業(yè)務主控部門應提前聯(lián)系信息中心、企業(yè)管理部及其他相關配合部門召開溝通會議，在系統(tǒng)功能開發(fā)調整上線后，方可按新業(yè)務執(zhí)行；同時，各業(yè)務主控部門應及時更新相關管理制度；
各部門應及時和不斷的完善知識文檔；
OA系統(tǒng)管理員和用戶不得利用系統(tǒng)漏洞、特殊權限，進行信息隱私侵權、舞弊等違規(guī)操作；

違規(guī)處罰
1、由于個人用戶（不論任何原因）不及時修改密碼、告知或被他人取得賬號密碼而造成系統(tǒng)業(yè)務處理不當、信息泄密和存在風險隱患時，用戶和密碼取得人須承擔經營管理責任，直接上級承擔連帶責任，企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應處理；
對以上管理制度細則未按規(guī)定執(zhí)行的人員（尤其是系統(tǒng)外跑單和審批、不正確使用系統(tǒng)功能等情況），企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應處理；
由于個人原因影響審批效率的，企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應處理。

聲明
本制度自OA系統(tǒng)上線日起正式執(zhí)行；
本制度未盡事宜由企業(yè)管理部、流程主控部門和信息中心共同裁定，本制度的最終解釋權歸企業(yè)管理部和信息中心所有。