對高校行政管理辦公自動化(OA)問題的幾點思考

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　　對高校行政管理辦公自動化(OA)問題的幾點思考

　　1、相關(guān)概念界定

　　高等學(xué)校的行政管理，是指依靠一定的機構(gòu)和制度，采用一定的措施和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目標，從而發(fā)揮管理和行政職能，充分利用各種資源，并引導(dǎo)全體師生員工有效完成學(xué)校各項工作任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定組織目標的一系列活動的總稱.

　　高校行政管理辦公自動化(OA)是以校園網(wǎng)為平臺，利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)管理科學(xué)，使教職工的辦公活動由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，實現(xiàn)網(wǎng)上公文管理、內(nèi)部信息的共享和交換、日常事務(wù)管理、辦公信息發(fā)布等.

　　2電大行政管理辦公自動化(OA)的現(xiàn)狀與問題

　　福建電大實行系統(tǒng)辦學(xué)，省級電大、地市級電大分校和縣級電大工作站(或分校)，共同構(gòu)成了遠程教育教學(xué)管理系統(tǒng).這個系統(tǒng)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學(xué)、分級管理、分工協(xié)作的運行機制，共同完成教學(xué)任務(wù).學(xué)校現(xiàn)有左海、旗山、桂山三個校區(qū)，下轄2所中專學(xué)校(福建鐵路機電學(xué)校、福建廣播電視中專學(xué)初，設(shè)立8個設(shè)區(qū)市電大分校和62個縣(市、區(qū))級電大分校、學(xué)院、工作站，形成遍布全省城鄉(xiāng)的遠程教育系統(tǒng)和辦學(xué)網(wǎng)絡(luò).目前，學(xué)校的公文流轉(zhuǎn)還是采用傳統(tǒng)的人工傳遞流轉(zhuǎn)方式為主，效率低下，且系統(tǒng)辦公具有如下問題:

　　(1)公文流轉(zhuǎn)速度慢.電大系統(tǒng)單位多且地域分散，這些單位之問還有許多協(xié)作關(guān)系.學(xué)校大部分文件從登記、分類、承辦、簽批到轉(zhuǎn)發(fā)各部門，往往需要辦公人員樓上樓下的奔波，花費大量的時問.學(xué)校辦學(xué)系統(tǒng)遍布全省城鄉(xiāng)，且分布在不同的地理位置，傳統(tǒng)辦公方式很難做到公文的及時傳遞和處理.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工如果外出辦事、出差就沒辦法及時了解公文情況并做出相應(yīng)的處理，公文流轉(zhuǎn)受阻

　　(2).辦公成本高.文件流轉(zhuǎn)過程可能需要多次復(fù)印，分發(fā)過程需要大量印刷，辦公成本高.信息共享難.信息大都存儲在紙張中，且分散在不同的部門，查詢統(tǒng)計困難.

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