當心深圳OA系統中的多骨諾牌效應

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從能量學的角度看，多骨諾牌效應所產生的破壞性是非常巨大的。骨牌站著使，重心比較高；倒下的時候，重心則下降，在第一枚骨牌倒下的時候，重力勢能轉化為動能。它倒在第二枚骨牌上的時候，這個動能就轉移到第二張骨牌上，第二章牌將第一張牌轉移過來的動能和自己倒下過程中所產生的重力勢能進行累積，然后轉移到第三張骨牌上。如此下去，后面的牌倒下的速度會越來越快，所破壞性也就越來越大。

其實，這種多骨諾牌效應在實際生活中到處看見。今天我就來談談在深圳OA系統中所體現出來的多骨諾牌效應。

多骨諾牌效應舉例：采購價格錯誤導致的多骨諾牌效應。

某種原材料，現在的價格應為9元。但是，采購管理員由于輸入誤操作沒有審核這個物料的核價單，，導致系統中的該原材料的價格仍然為10元。下面，我們來看看這會產生什么樣的多骨諾牌效應？

首先，這個材料中倉庫仍然有100個庫存，其庫存金額為10元/個，總共的庫存金額為1000元。

然后，采購部門由于生產的需要，又采購了900個這種原材料。其采購價格實際應該為9元/個，但是，由于采購價格在系統中沒有更新，其采購單上顯示的采購單價仍然為10元。由于采購管理人員根據平時操作的習慣，錯誤的認為價格不會出錯，所以，沒有發(fā)現這個價格上的錯誤。這導致采購單上的金額整整比實際上多了900元。

當供應商送貨過來，倉庫入庫的時候，仍然是以10元的單價進行入庫。如此的話，這筆原材料的入庫價格仍然為9000元，這筆材料總共的庫存金額即為 10000元。而按照正確的價格計算的話，則該批材料的入庫價值為8100元，總共的庫存金額為9100元。若根據移動加全平均成本計算，則這批原材料的單位庫存金額應該是9.1元/個。

然后倉庫把這批原材料發(fā)給生產部門，生產部門進行生產。生產完成后，系統分析材料成本的時候，就是以10元的價格來統計這個發(fā)料成本。由于當月耗費的原材料眾多，所以，成本會計在核對系統計算出來的成本信息時，也沒有發(fā)現這個錯誤。

當跟供應商對帳的時候，采購與財務人員才發(fā)現這個錯誤。

在這個流程中，一共有五塊多骨諾牌。第一塊是采購核價員，由于沒有及時更新核價信息，從而推翻了第一塊多骨諾牌。第二塊是具體的采購員，由于采購員一般沒有干預價格的能力，其只核對采購數量與采購產品的準確性。如此，第二塊多骨諾牌沒有被擋住，被第一塊倒下的多骨諾牌撞倒了。第三塊牌、第四塊牌分別是倉庫與生產。由于這兩個部門本來就不清楚原材料的采購價格，有些安全級別高的企業(yè)，他們甚至不能夠了解價格信息。所以，也根本不能發(fā)現這個錯誤。如此，第三塊、第四塊牌也倒下去了。第五塊牌就是成本會計。由于每個月耗費的原材料很多，所以，成本會計一般也不會去核對發(fā)料成本的準確性，特別是移動加全平均成本涉及到的工作量很大，所以，在深圳OA系統使用過程中，基本上都是以系統中計算出來結果為準。所以，第五塊牌也倒下了。最后就砸到了采購部門自己的身上。

從系統的角度來講，若能夠在采購單管理的時發(fā)現這個錯誤的話，那么進行調整還是很容易的，只需要通過采購訂單變更價格即可。但是，越到后面的話，則調整會越來越麻煩。最后到月底結帳、成本結轉過后，則就積重難返了。

這個多骨諾牌效應所產生的能量太大，已經難以回頭。根據深圳OA系統的設計原則，月底結帳與成本結轉作業(yè)完成后，是不能再對上個月的帳務進行調整。到供應商申請付款的時候，才發(fā)現這個價格錯誤，此時多骨諾牌效應所積累的能量已經很大，在深圳OA系統中不能對上個月的成本信息再進行調整。也就是說，上個月利用這種原材料的產品，其材料成本就比實際的高了0.9元錢。而為了最后庫存的準確性，又不得不通過成本調整單，調整現有的這種原材料的庫存金額。結果呢，又會導致后續(xù)的產品實際成本降低，一直到這批原材料用完。

可見，這副多骨諾牌帶來的效應，由于采購核價員第一關沒有把好，第一張牌倒了之后，就發(fā)生了連鎖反應，后面對牌陸續(xù)倒下，最后終于積重難返，只能夠通過成本調整單來手工的部分調整庫存金額，對已經發(fā)生的成本信息，無法再進行調整，只能接受即成的現實。（不是說一定不能更改，而是更改的時候，工作量太大，而且會產生更加大的連鎖反應。所以，對于成本結帳過的月份的帳務，一般不建議進行調整。）

其實，類似的情況很多。如工藝信息中工時設置與實際差異較大，從而影響到生產排程、制造費用的分攤等等，最終會對出貨、產品成本產生不可挽回的影響。

那該如何防止多骨諾牌的不良效應呢？我有如下的建議，大家可以參考一下。

一是從源頭抓起。多骨諾牌效應若是從第一塊骨牌開始倒下，一直倒到最后，則會產生很大的破壞作用。相反，若從中間倒下，甚至是最快幾塊牌倒下的話，則其不良反應則會小的多。即使在深圳OA系統中進行調整的話，工作量也是在可以接受的范圍之內。所以，要縮小多骨諾牌的不良反應，我們就要從源頭做起。如對于基本資料的整理我們就需要特別的關注。對于物料清單、產品信息、產品價格、供應商信息、工藝信息等等，都務必要保證極高的準確性。因為這些資料錯誤的話，則會產生一連串的連鎖反應。而這些反應往往具有不可逆轉的特性。所以，筆者建議，在深圳OA系統使用的過程中，要關注基礎資料的準確性。三分軟件、七分實施、十二分基礎數據，也說明了基礎數據對于系統運行的重要性。

二是單據審核者簽字或者蓋章之前，要想想筆下的重量。我在負責項目的過程中，發(fā)現很多企業(yè)的部門經理好像都很相信自己的員工，在單據審核的時候，都不是那么嚴格。如有的部門經理在審核單據的時候，看都不看，就草草在單據上簽字。有的甚至把自己的章給了手下，讓他們自己審核自己的單據。上了深圳OA系統之后，他們也把這種不好的習慣帶到了深圳OA系統中去。如把自己的帳戶名與密碼給了自己的手下。他們先用自己的用戶名建立單據，然后再利用主管的用戶名進行單據審核。如此的話，單據審核這一道關如同虛設，根本起不到實質性的作用。這就導致在多骨諾牌倒下的時候，不能夠及時防止，而一路倒到底，最后造成不可挽回的損失。所以，要減少多骨諾牌所造成的連鎖反應的話，各個部門經理要抓好審核關，盡量讓多骨諾牌只倒到自己這個部門，讓問題在自己這個部門得到解決，不要再延續(xù)到后續(xù)的部門與作業(yè)中去。

三是當錯誤已經造成的時候，不要再想著去重新來過，而應該考慮如何收拾殘局。當反先上月的交易記錄有錯誤的時候，我們不建議用戶再去重新來過，對上月的交易記錄進行調整。因為這會影響當月的交易記錄。我們在項目實施的時候，建議用戶對上幾個月的業(yè)務進行調整。也就是說，最多只能夠對當月的業(yè)務進行調整。

另外，還有一個建議就是當月的交易在月底成本結轉之前需要核對清楚。若遇到一些不清楚的情況，在可能的情況下，把他放到下月來處理，從而避免產生多骨諾牌效應，發(fā)生不必要的連鎖反應。（IT168）