廣安經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)機關公文處理辦法

    一、總則

　　（一）為了推進委機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，提高公文質量、控制公文數(shù)量，根據(jù)《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和中央關于精減文件、會議的要求以及省、市關于公文處理的有關規(guī)定，制定本辦法。

　　（二）本辦法適用于委機關和機關各部門、單位公文處理工作。

　?。ㄈ┪瘷C關公文是委機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

　?。ㄋ模┕奶幚砉ぷ魇侵腹臄M制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

　?。ㄎ澹┕奶幚砉ぷ鲬攬猿謱嵤虑笫?、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

　?。└鞑块T、單位應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，落實專人負責公文處理工作。

　?。ㄆ撸┪k公室主管本機關的公文處理工作，并對委機關各部門、單位的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

　?。ò耍└鞑块T、單位要加強公文處理業(yè)務知識培訓。全體工作人員應當學習掌握公文處理知識，提高公文處理能力。負責公文處理工作的工作人員應當忠于職守，具備相關專業(yè)知識。

　?。ň牛┕奶幚韴猿帧罢l主辦誰負責”、“誰簽字誰負責”、“誰管理誰負責”的原則，嚴格落實工作責任制。對公文處理出現(xiàn)問題的，按照公文處理程序和環(huán)節(jié)實行責任倒查，依法依規(guī)嚴肅處理，以切實確保公文處理嚴謹無誤，準確高效。

　　二、公文種類

　?。ㄒ唬┪瘷C關的公文種類主要有：決定、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。

　?。ǘQ定，適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。決定屬下行文。

　　（三）通告，適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事務性事項。通告面向社會并具有一定的約束力，可采用張貼或媒體刊播的形式公布，無主送、抄送。

　　（四）意見，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見一般分為參考建議性意見、表明意向性意見、工作指導性意見。意見可以用于上行文、下行文和平行文。

　　（五）通知，適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。通知一般分為指示性通知、發(fā)布和轉發(fā)性通知、事務性通知和知照性通知。通知主要是上級機關對下級機關行文時使用，屬下行文；向有關單位知照某些事項時（如告知機構變更和召開會議等），也可作平行文使用。

　?。┩▓?，適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。通報分為表揚性通報、批評性通報和情況通報。通報屬下行文。

　?。ㄆ撸﹫蟾?，適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關詢問。報告根據(jù)內容分為綜合性報告和專題性報告。報告屬上行文。

　?。ò耍┱埵?，適用于向上級機關請求指示、批準。請示一般分為政策性請示、問題性請示和事務性請示。請示屬上行文。

　?。ň牛┡鷱?，適用于答復下級機關請示事項。批復一般分為政策性批復、問題性批復和事務性批復。批復屬下行文。上級機關批復下級機關的請示時，必須明確表態(tài)，若予否定，應寫明理由。批復一般只送請示單位，若批復的事項需有關單位執(zhí)行或者周知，可抄送有關單位。若請示的問題具有普遍性，可使用“通知”或其他文種行文，不再單獨批復請示單位。

　　（十）函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函分為商洽函、詢問函、請求批準函、答復函、告知函。函屬平行文，有隸屬關系的上下級機關之間不得使用函。請求批準函僅用于向平級機關或有關主管部門請求批準相關事項。

　?。ㄊ唬┘o要，適用于記載會議主要情況和議定事項。廣安經(jīng)開區(qū)的會議紀要分為黨工委（擴大）會議紀要、主任辦公會議紀要和專題辦公會議紀要。

　　三、公文格式

　　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、承辦部門名稱、印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　?。ㄒ唬┓萏?。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號，頂格編排在版心左上角第一行。

　?。ǘ┟芗壓捅Ｃ芷谙蕖９牡拿孛艿燃壓捅Ｃ艿钠谙?。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。頂格編排在版心左上角第二行，標注為“密級★保密期限”。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

　?。ㄈ┚o急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。頂格編排在公文首頁版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。需要同時標注聯(lián)合發(fā)文機關名稱的，一般應使主辦機關名稱在前，如有“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

　?。ㄎ澹┌l(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

　　1．黨工委發(fā)文字號包括：

　?。?）廣經(jīng)開委〔公元年份〕×號。適用于：黨工委向上級黨委報告工作、請示有關問題，對重大問題提出具體意見辦法等，如請示、報告、意見等。

　?。?）廣經(jīng)開委發(fā)〔公元年份〕×號。適用于：黨工委傳達上級黨委的重要決定、指示，批轉上級、同級和不相隸屬機關的文件等，如通知、通報、批復等。

　?。?）廣經(jīng)開委函〔公元年份〕×號。適用于：黨工委與平行黨組織或不相隸屬的單位黨組織商洽工作、回復有關問題、詢問相關事宜等。

　　2．管委會公文發(fā)文字號包括：

　?。?）廣經(jīng)開管〔公元年份〕×號。適用于：管委會向上級行政機關報告工作、請示問題，對重大問題提出具體意見、辦法，帶規(guī)章性質的決定、辦法等，如請示、報告、意見等。

　?。?）廣經(jīng)開管發(fā)〔公元年份〕×號。適用于：管委會向下級機關部署工作，下達目標任務，提出指導性意見；對重要工作、重大事件的情況通報；批轉上級、同級和不相隸屬機關的文件等，如通知、通報、批復、決定等。

　　（3）廣經(jīng)開管函〔公元年份〕×號。適用于：管委會與平級行政機關或不相隸屬行政機關商渝工作、答復問題或報送需要平級機關核批的事項。

　　（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，與發(fā)文字號平行，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。

　　如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

　?。ㄆ撸祟}。由發(fā)文機關、發(fā)文事由和文種組成，應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　?。ò耍┲魉蜋C關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。

　?。ň牛┱?。公文的主體，用來表述公文的內容。

　?。ㄊ└郊f明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字位置編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應與上行附件名稱的首字對齊。

　　正文標題中已經(jīng)標明所印發(fā)、轉發(fā)的公文標題或主要內容的，文末不再將所印發(fā)或轉發(fā)的公文列為附件。

　　（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。聯(lián)合行文時，應將各發(fā)文機關署名按發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置。

　　（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期。

　　成文日期一般右空四字編排于發(fā)文機關署名之下，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

　?。ㄊ┯≌隆９闹杏邪l(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。

　　單一機關行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。

　　聯(lián)合行文時，應使印章與各發(fā)文機關署名一一對應，端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。

　　公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，應當對行距、字距進行調整。

　?。ㄊ模└阶?。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附注內容各條之間用逗號分隔。

　　（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　附件與正文不能一起裝訂的，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

　?。ㄊ┏蜋C關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關,應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

　　抄送機關按上級機關、平級機關、下級機關次序排列；同級機關之間一般按照黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊、法院、檢察院、人民團體、民主黨派等次序排列。

　　抄送機關應當根據(jù)工作需要確定，不得隨意擴大范圍。

　　抄送機關編排在公文最后一頁的下方位置。在印發(fā)部門和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

　　如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

　?。ㄊ撸┯“l(fā)部門和印發(fā)日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)部門和印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

　　（十八）排版方式。文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當調整。如無特殊說明，公文格式各要素的字體和字號一般采用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

　　如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

　?。ㄊ牛┕牡陌嬗浺话惆▋蓚€要素：抄送機關，承辦部門名稱、印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。

　　版記中如有其他要素，應當將其與承辦部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

　　四、行文規(guī)則

　　（一）行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

　?。ǘ┪瘷C關各部門、單位應當根據(jù)隸屬關系和工作需要，在職權范圍內行文。涉及其他單位職權范圍的，應當會簽有關單位或者聯(lián)合行文。

　?。ㄈ└鞑块T、單位一般不得越級行文。因特殊情況（如重大災害、重大案件、重大事故等）必須越級行文時，應當抄送被越過的上級機關（下級機關反映其直接上級機關和領導人問題的除外）。

　　（四）向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

　　1．原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

　　2．委機關各部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)委主要領導或分管領導同意；屬于部門職權范圍內的事項可直接報送上級機關。

　　3．委機關各部門、單位的請示事項，如需以委機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

　　4．請示必須在事前，應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，正文末應當有請示語。

　　5．除上級機關、部門負責人直接交辦事項外，不得以委機關或部門名義向上級機關或部門負責人報送公文，不得以委機關、部門負責人名義向上級機關、部門報送公文。

　　6．受雙重領導的委機關有關部門、單位向上級主管部門行文，應抄送委機關。

　?。ㄎ澹┫蛳录墮C關行文，應當遵循以下規(guī)則：

　　1．主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

　　2．委機關各部門不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)委所屬街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府審批的具體事項，經(jīng)管委會審批同意后可以由委機關部門行文，文中須注明已經(jīng)管委會同意。

　　3．委機關各部門在職權范圍內可以向委所屬的下級黨委、政府的相關職能部門及有關單位行文。

　　4．涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，管委會可責令其糾正或者撤銷。

　　5．向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

　?。┪瘷C關各部門、單位在職權范圍內可以相互行文。

　?。ㄆ撸┕芪瘯k公室根據(jù)授權可以代表本機關行文。

　?。ò耍τ谌舜蟠淼淖h案、建議和政協(xié)委員的提案，各部門、單位應當按照各級人大、政協(xié)規(guī)定的程序、時限、格式等要求辦理。

　　五、公文擬制

　?。ㄒ唬┕臄M制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。其基本流程是：

　　1．黨工委（黨群工作部）、管委會（委辦公室）發(fā)文：主辦部門起草——主辦部門負責人初審（若需要會簽的送其他部門會簽）——黨群工作部（委辦公室）分管負責人審核——主辦部門擬制樣稿并附原稿——黨群工作部（委辦公室）主要負責人審簽——委分管領導審簽——委主要領導或授權負責人簽發(fā)——起草人校對——主辦部門負責人初核——黨群工作部（委辦公室）復核——印制發(fā)文。

　　2．以黨工委（黨群工作部）、管委會（委辦公室）名義發(fā)文：主辦部門起草——主辦部門負責人初審（若需要會簽的送其他部門會簽）——黨群工作部（委辦公室）分管負責人對文件格式文字審核把關——主辦部門擬制樣稿并附原稿——黨群工作部（委辦公室）主要負責人審簽——委分管領導審簽——委主要領導或授權負責人簽發(fā)——起草人校對——主辦部門負責人初核——黨群工作部（委辦公室）復核——印制發(fā)文。

　　3．委機關部門發(fā)文：主辦部門起草——主辦部門負責人審簽（若需要會簽的送其他部門會簽）——主辦部門擬制文件樣稿并附原稿——主辦部門負責人審核或簽發(fā)（重要文件按程序報委分管領導簽發(fā)）——印制發(fā)文。

　?。ǘ┕钠鸩菀螅?

　　1．符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

　　2．一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

　　3．內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

　　4．文種正確，格式規(guī)范。

　　5．深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

　　6．公文涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致。

　　7．機關及各部門負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

　?。ㄈM制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，根據(jù)實際需要標明緊急程度；有特殊時限要求的，主辦部門全程跟蹤按要求辦理。向下級布置工作或下達任務的緊急公文，應當在文中明確合理的時限要求。

　?。ㄋ模┕钠鸩莺螅鬓k部門的有關人員和負責人應當進行審核。審核的重點是：

　　1．是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，提出新的規(guī)定和辦法、措施等是否可行。

　　2．是否需要其他職能部門或者有關單位會簽。

　　3．公文文種的選用是否適當，擬制的公文是否符合行文規(guī)則和公文格式的有關要求。

　　4．文稿的結構是否嚴謹，層次是否清楚，觀點是否正確，情況是否真實，數(shù)據(jù)是否準確等。

　?。ㄎ澹┪瘷C關主辦部門起草的公文，涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會簽。

　?。┓残钑灥墓?，主辦部門應當與會辦部門取得一致意見后行文。

　　1．辦文如有意見分歧，主辦部門應當主動與會辦部門協(xié)商，會辦部門應當予以配合。經(jīng)協(xié)商不能取得一致意見的，主辦部門應當列明各方意見及理由和依據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請委有關領導協(xié)調或裁定。

　　2．對會簽的公文，會辦部門如無不同意見，由部門負責人簽署姓名和日期；如有不同意見，應當提出書面會簽意見，經(jīng)會辦部門負責人簽字后送主辦部門。

　　3．遇有重大問題的會簽公文，會辦部門應當充分討論后提出會簽意見。

　　4．對會簽的公文，會辦部門一般應當在2個工作日內提出會簽意見。加急件應當在1個工作日內會簽，特急件應當隨到隨簽。

　?。ㄆ撸ν鈫挝恢鬓k的聯(lián)合行文和外單位來會簽的公文，應當由委辦公室提出擬辦意見交有關部門辦理。主辦部門對來文應當按辦文程序提出意見，報委分管領導審簽后，將會簽文稿復印一份備查。

　　對外單位主辦的聯(lián)合行文和外單位來會簽的公文，如無不同意見，由委分管領導簽署姓名和日期;如有修改意見，應當在來文中進行修改，并征得來文單位同意后，由委分管領導簽署姓名和日期;如不同意會簽，委分管領導不簽署姓名，并由主辦部門向來文單位說明理由，將來文退回。

　　涉及全局和重要的公文必須報委主要領導審簽。

　?。ò耍┕奈母搴灠l(fā)前，應當由辦公室或主辦部門有關人員進行審核。

　?。ň牛┙?jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。

　?。ㄊ┮晕瘷C關名義制發(fā)的公文，由委領導簽發(fā)。其中，以委機關名義制發(fā)的上行文，由主要領導簽發(fā)；以委機關名義制發(fā)的平行文或下行文，由主要領導或者主要領導授權的其他委領導簽發(fā)；對涉及重要政策或重大問題的，由其他委領導審閱后呈送主要領導簽發(fā)。

　?。ㄊ唬┮晕k公室名義代表委機關制發(fā)的公文，由委主要領導或者委主要領導授權的辦公室負責人簽發(fā)。

　　簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；簽發(fā)公文應當符合存檔要求，不得使用圓珠油筆和鉛筆，不得使用藍黑色和黑色以外其他顏色的墨水。

　　六、公文辦理

　　公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。

　?。ㄒ唬┌l(fā)文辦理

　　發(fā)文辦理的主要程序是：復核、登記、校對、印刷、用印、核發(fā)、存檔等程序。

　　1．復核，主辦部門在公文正式印制前應復核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。不符合要求的公文，不予辦理繕印和發(fā)文。

　　2．登記，委辦公室和委部門應落實專人對復核后的公文根據(jù)發(fā)文文種登記，填寫《發(fā)文登記表》，確認發(fā)文字號、發(fā)文日期、發(fā)送范圍和印制份數(shù)等。

　　3．校對，由主辦部門承辦人和打字員對初制的正式文件進行校對，重點是：校正與原稿不符的部分；補正被遺漏的部分；校正錯別字詞；校正標點符號、公式、圖表方面的錯漏；糾正格式方面的差錯；查找公文中的疏漏。
　　4．印刷，在經(jīng)承辦人校對簽核無誤后，印制正式文件，原則上以黨工委、管委會及辦公室名義發(fā)的文件和各部門的重要文件、印刷數(shù)量較多的文件由打字室負責印制，各部門單一文件由各部門印制。需到外鉛印的文件（材料）由委辦公室負責聯(lián)系。

　　5．用印，專人負責。

　?。?）檢查原稿上有無負責人簽字。有負責人簽字并確認符合規(guī)定的，方可在制成的公文上加蓋印章。

　　（2）加蓋印章的公文份數(shù)是否與原稿標明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不加蓋印章。

　?。?）印模效果應呈正面圖樣，清晰端正。

　　6．核發(fā)，公文印刷完畢，對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查無誤后，按發(fā)文范圍，由文件主辦部門分發(fā)到有關單位。

　　涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

　　公文發(fā)出后，因發(fā)現(xiàn)錯誤需要追回的，委辦公室和主辦部門應當及時通知發(fā)送范圍內的所有單位配合做好公文收回工作，及時收回。

　　7．存檔，凡屬委領導簽發(fā)的文件將所簽發(fā)的原稿與正式文件2份交委辦公室統(tǒng)一存檔管理，各部門負責人簽發(fā)的部門文件每年匯總后將簽發(fā)的原稿與正式文件2份并附匯總表、發(fā)文登記表，交委辦公室統(tǒng)一存檔管理。

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　　收文辦理指對收到公文的處理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。
　　1．簽收。委辦公室負責接收經(jīng)市委、市政府及其辦公室、電子公文交換平臺、收發(fā)室、郵政和機要渠道等送來的文電、信函及值班室接收的傳真件。其中署名的送署名人拆封，屬委機關的，由委辦公室專人拆封并按公文處理程序處理，屬部門的交相關部門處理。收文人員收到公文后，應當在對方投遞單或送文簿上簽字以示收到。簽收時要注意以下幾點：

　?。?）清點實收文件，與對方的投遞單或送文簿核對，查看是否相符，包裝和封口是否牢固，確認無誤后再簽收。

　　（2）如發(fā)現(xiàn)錯投應當及時退回或轉投，有散包或被拆后重封等現(xiàn)象的應當立即追查原因。

　?。?）收到密級公文后，必須在機要室存放并專人保管。

　　2．登記。公文簽收無誤后，收文人員應當對來文進行登記。登記的內容主要包括：收文編號、日期、來文機關、文號、標題、密級、緊急程度、附件、份數(shù)、處理情況等。對來文標有“特急”或“加急”字樣的，收文人員應當優(yōu)先進行審核，及時按程序辦理；對來文標有“秘密”、“機密”、“絕密”字樣的，收文人員應嚴格按保密文件處理規(guī)定處理。

　　3．擬辦。經(jīng)簽收、登記后，屬于委機關辦理的公文，由委辦公室將公文分為急件、辦理件、傳閱件。經(jīng)委辦公室負責人提出擬辦意見呈送委領導批示或傳閱。擬辦意見應當明確、具體，需要2個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門。收文原則上當天呈送，最遲不超過48小時，急件必須做到急收急送急辦，不得延誤。收文時已超過辦理時限的應立即報告委辦公室負責人和委分管領導。

　　屬于委機關部門、單位辦理的，由各部門、單位按程序辦理，但應堅持事前報告、事后反饋，及時向委分管領導報告處理情況。

　　4．批辦。委機關（部門）負責人對呈請批示的公文應當提出批辦意見。如對擬辦意見無異議，負責人應批示同意。如擬辦意見為呈請負責人閱示的，或者對擬辦意見有補充以及不同意擬辦意見的，負責人應當作出明確的批示。

　　5．承辦。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉，在規(guī)定的時限內辦理完畢。緊急公文應當按時限要求優(yōu)先辦理，確有困難的，應當及時向批辦的領導說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時向批辦領導報告并說明理由。

　　辦理中遇有涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商。如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致意見，報請委分管領導協(xié)調或者裁定。

　　6．傳閱。閱知性公文，根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。公文傳閱中不允許將公文取出留存，確因工作需要可予復制（秘件按規(guī)定辦理）。

　　7．催辦。委領導批示或者交有關部門辦理的公文，督查部門要負責督辦。緊急公文應當跟蹤督查催辦，重要公文應當重點督查催辦，一般公文應當定期督查催辦。

　　8．答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。對委領導交辦的批示，承辦部門和責任人及時向委領導回報辦理結果。

　?。ㄈ┕臍w檔

　　公文辦理完畢后，應當根據(jù)檔案管理有關規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。屬于委機關及部門、單位發(fā)文的要及時將公文定稿、正本（2份）和有關材料交專門人員整理、歸檔。其中，由黨工委、管委會發(fā)文的和委辦公室發(fā)文及承辦的以及委領導簽發(fā)的一律由委辦公室負責，相關部門配合；委機關各部門、單位負責人簽批發(fā)文和簽收且無委領導簽名的由各部門負責整理，按每年上半年移交上年度文件的要求移交檔案室統(tǒng)一保管。秘件及時交委辦公室專人管理。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　七、公文管理

　?。ㄒ唬└鞑块T、單位應當建立健全本部門、單位公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

　?。ǘ┕挠蓪Ｈ私y(tǒng)一管理。委機關建立機要保密室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備，統(tǒng)一負責對機要文件和密級文件進行管理。

　?。ㄈ﹤鬟f涉密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸涉密公文，必須符合國家有關保密規(guī)定。

　?。ㄋ模椭?、傳遞密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)委主要領導或分管領導批準。絕密級公文一般不得復制，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。秘密、機密文件確需復制的，先在委辦公室負責管理密級文件的人員處填寫《密級文件復印登記表》，然后報委主要領導或分管領導審批同意后，統(tǒng)一由委辦公室登記、復制，復制公文視同原件管理。

　　（五）涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

　?。┎痪邆錃w檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定執(zhí)行，屬本委機關可以銷毀的涉密文件，經(jīng)委主要領導和分管領導批準后，由兩人以上在場全程實施監(jiān)銷，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

　　（七）工作人員離崗離職時，所在部門負責人應當督促其將保管、暫存、借用的公文按照有關規(guī)定及時移交、清退。