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財務共享服務中心FSSC的“應付賬款業(yè)務循環(huán)”
“財務共享服務”模式具體運作通常為：公司選址建立“財務共享服務中心”，通過“財務共享服務中心”向其眾多的子公司（跨國家、跨地區(qū)、跨事業(yè)部門）提供統(tǒng)一的服務，并按一定的方式計費，收取服務費用，各子公司因此不再設立和“財務共享服務中心”相同功能的部門。最典型的服務是財務方面賬務處理、支付的服務，稱為“共享會計服務”（Shared Accounting Service），是一種以事務性處理（Transaction Processing）功能為主的服務。還有一類“共享服務”以提供高價值的專業(yè)建議為服務內容，如稅務、法律事務、資金管理等。
正如之前我們曾提及“精細化財資管理”將“戰(zhàn)略性”地幫助企業(yè)構建核心競爭力，在這里我們亦認為建立專業(yè)的“財務共享服務中心”乃是建立集團戰(zhàn)略型精細化財資管理的重要核心。
從原理上來看，“財務共享服務中心”是通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合，實現公司內各流程標準化和精簡化的一種創(chuàng)新手段。通常在“財務共享服務中心”的業(yè)務按循環(huán)可以分為：總賬、應付賬款、應收賬款和其他四大類。
下面以財務共享服務中心的“應付賬款業(yè)務循環(huán)”為例來介紹“財務共享服務中心”的運作流程。
在財務共享服務中心內，應付賬款循環(huán)一般設有三種職位：出納，負責共享服務中心所有本外幣付款；員工報銷專員，審核負責所有員工日常費用；供應商付款會計。在財務共享服務中心的應收賬款循環(huán)通?？梢苑譃樯陥?、審批及入賬和付款三大塊。
第一，申報。各分公司員工將實際業(yè)務中發(fā)生形成的業(yè)務票據進行初步整理，并在分公司通過全公司財務信息管理系統(tǒng)中填報并形成一份獨立的報銷申請單，在由該分公司的相關負責人批復后由專門管理部門收集并寄往財務共享服務中心。
第二，審批及入賬。財務共享服務中心在收到分公司單據后，由專門管理部門進行登記和分類并根據分類情況發(fā)送到相應部門。應付賬款小組（AP Team）在收到憑證后進行逐一確認并在公司的財務系統(tǒng)中進行審核。審核通過后生成文檔導入財務模塊，自動生成相關憑證；如果審核不通過，應付賬款小組（AP Team）人員用電子郵件或電話形式通知分公司相應人員進行聯系溝通以確認信息的準確性和完整性。在確認完信息后，如果在應付賬款小組（AP Team）人員可直接修改情況下應該要求分公司員工發(fā)送一份書面修改請求。對于不能夠由應付賬款小組（AP Team）直接修改的情況，應付賬款小組（AP Team）將會在公司財務信息系統(tǒng)中將報告駁回并要求相關人員對報銷進行重新批復。
第三，付款。在生成憑證后應付賬款小組（AP Team）進行付款，并對相關憑證進行歸檔。對于公司參股控股的獨立法人的憑證將寄回原法人單位。
而什么又是企業(yè)實施“財務共享服務中心”的優(yōu)勢所在呢？
與普通的企業(yè)財務管理模式不同，財務共享服務中心的優(yōu)勢在于其規(guī)模效應下的成本降低、財務管理水平及效率提高和企業(yè)核心競爭力上升。具體表現為:
1. 運作成本降低。這可進行量化計算與比較，如分析一個“共享服務中心”人員每月平均處理憑證數、單位憑證的處理費用等。這方面的效益主要通過減少人員數目和減少中間管理層級來實現。如果“共享服務中心”建立在一個新的地點，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點，當地的薪資水平會較低；通過在“共享服務中心”建立新型的組織結構和制定合理的激勵制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進取的文化。
2. 財務管理水平與效率提高。比如，對所有子公司采用相同的標準作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程“共享財務服務中心”擁有相關子公司的所有財務數據，數據匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域、跨部門整合數據；某一方面的專業(yè)人員相對集中，公司較易提供相關培訓，培訓費用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“共享服務中心”人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務更專業(yè)。此外“共享服務中心”的模式也使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標準化和更新變得更迅速、更易用、更省錢。
3. 企業(yè)整合能力與核心競爭力提高。公司在新的地區(qū)建立子公司或收購其它公司，“共享服務中心”能馬上為這些新建的子公司提供服務。同時，公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務，而將其它的輔助功能通過“共享服務中心”提供的服務完成。“共享服務中心”將企業(yè)管理人員從繁雜的非核心業(yè)務工作中解放出來。
4. 向外界提供商業(yè)化服務。有些公司開始利用“共享服務中心”（一般為獨立的子公司）向其它公司提供有償服務。
“友為財務共享服務中心”建設思路及內容
“友為財務共享服務中心”建設思路為：將主要從事賬務處理的財務會計工作與為企業(yè)進行投、融資管理、提供決策依據的財務管理職能分離；將那些可標準化、大批量、專業(yè)要求高、大量重復特點的業(yè)務納入友為財務共享服務中心的工作范圍。對需要直接面對客戶、外部單位和部門的收款、融資、稅務事項、付款審核、預算控制、財務年檢、稽查、審計等地域要求比較高的業(yè)務處理保持不變。
“友為財務共享服務中心”建設的核心工作：集中核算、集中資金管理。“集中”既指業(yè)務操作的集中，也指辦公地點的集中、人員的集中。因此，需要對組織架構、業(yè)務流程、辦公地點等做出重新安排。
1、財務組織架構、業(yè)務流程升級
按照專業(yè)化、標準化、流程化、集約化的標準來調整財務內部組織架構，將從事標準化工作的會計核算人員從成員單位中分離出來，并歸屬到友為財務共享服務中心，各地區(qū)(城市)公司、項目公司原則上不再設置會計核算人員，只應設立相關對接崗位(如：財務票據管理員等)，負責原始票據的合法性、合規(guī)性審核，并掃描上傳轄內有關財務數據到后臺，使得會計核算工作全部集中到后臺，后臺按專業(yè)崗位進行分工作業(yè)，一個會計人員可以處理幾個單位或地區(qū)相同崗位的業(yè)務，實現由友為財務共享服務中心集中處理各地所有項目的基礎性核算服務，有效控制成本與風險。
2、財務系統(tǒng)升級
在組織架構調整之后，為了適應“財務共享服務中心”管理模式，一般須對公司財務系統(tǒng)進行流程、功能、性能方面的升級改造。對于現代企業(yè) 中，財務系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性及功能能夠滿足業(yè)務運行要求是建設友為財務共享服務中心的必要條件之一，如系統(tǒng)功能、流程、性能滿足不了業(yè)務運行要求，財務共享服務將無法有效運營。
3、影像掃描系統(tǒng)建設
組織架構和系統(tǒng)流程調整完成后，友為財務共享服務中心面臨的另外一個矛盾就是集中辦公的要求與原始憑證分散產生的矛盾，為此，影像掃描系統(tǒng)的建設是十分必要的。影像掃描系統(tǒng)建成后，各地區(qū)、各項目產生的原始憑證可以掃描形成電子化文件，并傳送至友為財務共享服務中心，解決了實物文件傳遞的安全性、準時性以及文件審閱的方便性問題。通過此系統(tǒng)的應用，審批人可以在財務系統(tǒng)中直接點擊影像鏈接查看相關憑證影像附件。同時，節(jié)省了許多不必要的快遞費及紙張的費用。影像掃描系統(tǒng)的建設對友為財務共享服務中心業(yè)務處理規(guī)模效益形成了有力支撐，使房地產企業(yè)能在較低的成本和較小的風險下，擴充了業(yè)務處理能力，提高了運營效率。
4、業(yè)務信息系統(tǒng)接口
房地產企業(yè)中，以住宅業(yè)態(tài)為例，所用到的業(yè)務信息系統(tǒng)包括：售樓管理系統(tǒng)、租賃管理系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、停車場管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、房地產項目管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)中的收支業(yè)務都需要與友為財務共享服務中心的財務管理系統(tǒng)做好對接工作，以實現業(yè)務處理的自動化。
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正如之前我們曾提及“精細化財資管理”將“戰(zhàn)略性”地幫助企業(yè)構建核心競爭力，在這里我們亦認為建立專業(yè)的“財務共享服務中心”乃是建立集團戰(zhàn)略型精細化財資管理的重要核心。
從原理上來看，“財務共享服務中心”是通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合，實現公司內各流程標準化和精簡化的一種創(chuàng)新手段。通常在“財務共享服務中心”的業(yè)務按循環(huán)可以分為：總賬、應付賬款、應收賬款和其他四大類。
下面以財務共享服務中心的“應付賬款業(yè)務循環(huán)”為例來介紹“財務共享服務中心”的運作流程。
在財務共享服務中心內，應付賬款循環(huán)一般設有三種職位：出納，負責共享服務中心所有本外幣付款；員工報銷專員，審核負責所有員工日常費用；供應商付款會計。在財務共享服務中心的應收賬款循環(huán)通?？梢苑譃樯陥?、審批及入賬和付款三大塊。
第一，申報。各分公司員工將實際業(yè)務中發(fā)生形成的業(yè)務票據進行初步整理，并在分公司通過全公司財務信息管理系統(tǒng)中填報并形成一份獨立的報銷申請單，在由該分公司的相關負責人批復后由專門管理部門收集并寄往財務共享服務中心。
第二，審批及入賬。財務共享服務中心在收到分公司單據后，由專門管理部門進行登記和分類并根據分類情況發(fā)送到相應部門。應付賬款小組（AP Team）在收到憑證后進行逐一確認并在公司的財務系統(tǒng)中進行審核。審核通過后生成文檔導入財務模塊，自動生成相關憑證；如果審核不通過，應付賬款小組（AP Team）人員用電子郵件或電話形式通知分公司相應人員進行聯系溝通以確認信息的準確性和完整性。在確認完信息后，如果在應付賬款小組（AP Team）人員可直接修改情況下應該要求分公司員工發(fā)送一份書面修改請求。對于不能夠由應付賬款小組（AP Team）直接修改的情況，應付賬款小組（AP Team）將會在公司財務信息系統(tǒng)中將報告駁回并要求相關人員對報銷進行重新批復。
第三，付款。在生成憑證后應付賬款小組（AP Team）進行付款，并對相關憑證進行歸檔。對于公司參股控股的獨立法人的憑證將寄回原法人單位。
而什么又是企業(yè)實施“財務共享服務中心”的優(yōu)勢所在呢？
與普通的企業(yè)財務管理模式不同，財務共享服務中心的優(yōu)勢在于其規(guī)模效應下的成本降低、財務管理水平及效率提高和企業(yè)核心競爭力上升。具體表現為:
1. 運作成本降低。這可進行量化計算與比較，如分析一個“共享服務中心”人員每月平均處理憑證數、單位憑證的處理費用等。這方面的效益主要通過減少人員數目和減少中間管理層級來實現。如果“共享服務中心”建立在一個新的地點，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點，當地的薪資水平會較低；通過在“共享服務中心”建立新型的組織結構和制定合理的激勵制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進取的文化。
2. 財務管理水平與效率提高。比如，對所有子公司采用相同的標準作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程“共享財務服務中心”擁有相關子公司的所有財務數據，數據匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域、跨部門整合數據；某一方面的專業(yè)人員相對集中，公司較易提供相關培訓，培訓費用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“共享服務中心”人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務更專業(yè)。此外“共享服務中心”的模式也使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標準化和更新變得更迅速、更易用、更省錢。
3. 企業(yè)整合能力與核心競爭力提高。公司在新的地區(qū)建立子公司或收購其它公司，“共享服務中心”能馬上為這些新建的子公司提供服務。同時，公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務，而將其它的輔助功能通過“共享服務中心”提供的服務完成。“共享服務中心”將企業(yè)管理人員從繁雜的非核心業(yè)務工作中解放出來。
4. 向外界提供商業(yè)化服務。有些公司開始利用“共享服務中心”（一般為獨立的子公司）向其它公司提供有償服務。
“友為財務共享服務中心”建設思路及內容
“友為財務共享服務中心”建設思路為：將主要從事賬務處理的財務會計工作與為企業(yè)進行投、融資管理、提供決策依據的財務管理職能分離；將那些可標準化、大批量、專業(yè)要求高、大量重復特點的業(yè)務納入友為財務共享服務中心的工作范圍。對需要直接面對客戶、外部單位和部門的收款、融資、稅務事項、付款審核、預算控制、財務年檢、稽查、審計等地域要求比較高的業(yè)務處理保持不變。
“友為財務共享服務中心”建設的核心工作：集中核算、集中資金管理。“集中”既指業(yè)務操作的集中，也指辦公地點的集中、人員的集中。因此，需要對組織架構、業(yè)務流程、辦公地點等做出重新安排。
1、財務組織架構、業(yè)務流程升級
按照專業(yè)化、標準化、流程化、集約化的標準來調整財務內部組織架構，將從事標準化工作的會計核算人員從成員單位中分離出來，并歸屬到友為財務共享服務中心，各地區(qū)(城市)公司、項目公司原則上不再設置會計核算人員，只應設立相關對接崗位(如：財務票據管理員等)，負責原始票據的合法性、合規(guī)性審核，并掃描上傳轄內有關財務數據到后臺，使得會計核算工作全部集中到后臺，后臺按專業(yè)崗位進行分工作業(yè)，一個會計人員可以處理幾個單位或地區(qū)相同崗位的業(yè)務，實現由友為財務共享服務中心集中處理各地所有項目的基礎性核算服務，有效控制成本與風險。
2、財務系統(tǒng)升級
在組織架構調整之后，為了適應“財務共享服務中心”管理模式，一般須對公司財務系統(tǒng)進行流程、功能、性能方面的升級改造。對于現代企業(yè) 中，財務系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性及功能能夠滿足業(yè)務運行要求是建設友為財務共享服務中心的必要條件之一，如系統(tǒng)功能、流程、性能滿足不了業(yè)務運行要求，財務共享服務將無法有效運營。
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組織架構和系統(tǒng)流程調整完成后，友為財務共享服務中心面臨的另外一個矛盾就是集中辦公的要求與原始憑證分散產生的矛盾，為此，影像掃描系統(tǒng)的建設是十分必要的。影像掃描系統(tǒng)建成后，各地區(qū)、各項目產生的原始憑證可以掃描形成電子化文件，并傳送至友為財務共享服務中心，解決了實物文件傳遞的安全性、準時性以及文件審閱的方便性問題。通過此系統(tǒng)的應用，審批人可以在財務系統(tǒng)中直接點擊影像鏈接查看相關憑證影像附件。同時，節(jié)省了許多不必要的快遞費及紙張的費用。影像掃描系統(tǒng)的建設對友為財務共享服務中心業(yè)務處理規(guī)模效益形成了有力支撐，使房地產企業(yè)能在較低的成本和較小的風險下，擴充了業(yè)務處理能力，提高了運營效率。
4、業(yè)務信息系統(tǒng)接口
房地產企業(yè)中，以住宅業(yè)態(tài)為例，所用到的業(yè)務信息系統(tǒng)包括：售樓管理系統(tǒng)、租賃管理系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、停車場管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、房地產項目管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)中的收支業(yè)務都需要與友為財務共享服務中心的財務管理系統(tǒng)做好對接工作，以實現業(yè)務處理的自動化。
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