合同網上審批和管理系統的誕生

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合同審批和管理是每個企事業(yè)單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經過相關職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著計算機網絡、通信網絡、軟件技術的不斷發(fā)展和進步，通過網上協同審批和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強顧客滿意度已成為現實。本文從合同網上協同審批和管理系統的研發(fā)背景、系統功能、系統結構、系統特點及其帶來的效益等方面進行論述，并對該系統存在的困難、未來發(fā)展趨勢等進行分析。 
一、合同管理提出的背景

友為合同管理人員在合同的跟蹤執(zhí)行過程中需要完成大量的繁瑣工作，如付款或催款、報銷、發(fā)票或支票的管理等，若沒有一套好的信息管理系統，即使付出了辛苦的努力，也很難保證能按時保質完成任務，有時甚至可能出現遺忘的事項。

因此合同網上審批和管理系統就這樣誕生了，有些單位研發(fā)了獨立的一套系統，有些單位把它當作是辦公自動化系統（OA）或電子政務系統中一個不可缺少的重要組成部分。由于合同形式的多樣性，簽署和履行過程的多變性，系統根據需要提供不同類別的合同模板，鏈接與合同有關的最新的法律法規(guī)和規(guī)定，及時有效地實施合同的起草、審核、會簽、審批（簽訂）跟蹤執(zhí)行、評估、結束等一系列管理工作，并提供查詢、統計、分析、更改等功能，根據需要設定預警信息，及時提醒對某個合同的關注，以加強對合同的有效管理與監(jiān)控，降低溝通成本、提高資金的使用效益和增強顧客的滿意度。

二、系統功能

友為合同網上協同審批和管理系統可根據各單位規(guī)模、性質、人員素質、合同數量等因素決定其功能的多少和強弱，但一個成熟、實用的系統基本上應含有以下功能：

1、合同類型的選擇

每個單位都會遇到很多類型的合同，如技術開發(fā)、技術服務、委托任務、銷售、政府采購、人事勞動等。按國家技術監(jiān)督局、科技部、勞動部及各省市要求，每種類型的合同都有相應的模板要求和規(guī)定，因此在起草時可參照相應的模板，在此基礎上填寫新的內容。

合同起草人利用模板完成合同正文和附件起草工作后，綁定一個工作流，進入流轉過程。

2、工作流的定制和綁定

下圖是一個技術服務合同比較典型的工作流：主辦部門合同起草 ? 本處室領導審核 ? 其他處室會簽（可有多個部門會簽） ?主辦處室領導 ? 財務處（合同管理員）審核意見 ? 財務處領導簽字 ? 分管局長簽字 ? 法人代表批準 ? 合同審批結束。

 3、友為合同管理審批流轉過程記錄

根據綁定的工作流進行網上協同審批。審批表詳細記錄了每個審批環(huán)節(jié)的意見，對合同正文和附件的修改將以痕跡保留的辦法進行記錄，軟件開發(fā)商可在WORD或WPS的基礎上開發(fā)一些輔助功能，比如允許用戶選擇查看某一個或某幾個人員的修改痕跡等。

 4、友為合同管理軟件可以以多種形式進行提醒

除了在審批過程系統可自動提醒外，在合同跟蹤執(zhí)行和管理時，如催款或付款、報銷、驗收等階段，只要設定時間，系統將以多種方式通知相關用戶。

5、友為合同管理軟件對合同文件修改的痕跡保留

痕跡保留功能在整個電子政務系統中是一個非?；镜謽O其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：

（1）記錄并識別每個用戶的修改內容，確保發(fā)生異議時能分清責任，保持了原來紙質審批過程的筆跡鑒別功能。

（2）解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。在合同流轉過程中，各個環(huán)節(jié)都可能對合同文件進行修改，對重要內容的修改還需要不止一次的校對工作。

（3）根據用戶需要，可選擇一個或多個用戶的修改痕跡進行顯示。

6、友為合同管理軟件自動編號

當合同流程完成后，系統將根據用戶的要求自動產生合同編號，以便查詢和管理。

7、友為合同管理軟件合同查詢、統計和分析

為便于查找合同，給領導決策提供依據，系統具有查詢、統計和分析等功能。

8、友為合同管理軟件跟蹤執(zhí)行和管理

根據合同內容及要求，系統將后續(xù)需要完成的工作在適當的時間提醒相關人員，合同管理人員亦可對后續(xù)工作進行監(jiān)督、檢查。合同資金和進度管理是系統中兩個很重要的功能，它們關系到合同能否按要求順利執(zhí)行，當然也需要甲方、乙方（可能還有丙方）的協同管理。

三、友為合同管理軟件系統結構

從以上分析，友為合同管理軟件網上協同審批和管理系統是可以大大提高工作效率，但還有兩個極其重要的問題必須確保，第一是系統的安全，包括系統能否正常運行、數據是否正常備份和恢復等問題，系統的安全可通過雙機熱備份、磁盤陣列、異地數據備份等措施實現，本文不再熬述；第二是信息的安全.

四、友為合同管理軟件的系統特點

1、安全性：實現網上審批的前提要求是系統和信息必須是安全的，尤其對公文和合同的審批，只有保證了安全，才能讓各級領導放心地使用。信息的安全措施第三部分已詳盡分析了；系統的安全可通過雙機熱備份、磁盤陣列、異地數據備份等措施實現。

2、靈活性：工作流程的靈活性，從第二部分定義的工作流程可以看出該工作流具有較大的靈活性；系統還提供了靈活、簡單、方便的定制、修改和綁定工具，確保在特殊情況下可順利完成各種情況的緊急處理；系統還提供了隨組織機構變化、人員職位變化或人員調進調出等情況而涉及到的權限的變化等。

3、實用性：注重系統的實用性，如有了新的合同模板可方便替換；提供精確查詢、模糊查詢、組合查詢、統計、分析、預警和提醒功能；對與合同相關的客戶信息、產品信息進行維護、管理等；具有帳套選擇功能，即不同處室可建立不同的賬套，不同處室人員不經過授權無法查閱其他處室?guī)ぬ變鹊暮贤募取?/span>

4、時效性：實現網上協同審批的主要目的之一是要提高效率，通過計算機網絡、短信等多種方式，將需要辦理的事務以最適當的方式傳遞給相關人員；若再通過GPRS、CDMA或PDA等方式連接系統，真可謂是隨時隨地網上辦公。

五、友為合同管理軟件帶來的效益

1、改變時空觀念，提高工作效率

友為合同管理軟件網上協同審批和管理系統徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關人員的審核、簽字等待時間，實現了智能化的提醒服務；該系統與其他相關業(yè)務系統通過信息共享、交換等方式，為起草、審核合同提供依據，為財務部門付款、收款提供依據，從而提高整體辦公效率。

2、無紙化審批和管理節(jié)約了資源

友為合同管理軟件網上協同審批和管理系統為合同的起草、修改、會簽、審批、簽訂、跟蹤執(zhí)行、結束等一系列管理工作提供數據輸入、處理平臺，在網絡上實現跨時空的資源共享與數據交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節(jié)約了紙張成本。

3、統一平臺，方便管理

友為合同管理軟件網上協同審批和管理系統為處理與合同相關的事務提供了統一的平臺，達到了政務公開、信息透明，實現了隨時隨地均可在權限范圍內查閱合同相關資料，不受合同管理人員是否在辦公室的影響。

六、友為合同管理軟件與合同相關單位的協同管理

以上論述的是一個單位內部的合同網上審批和管理，在現實中，與合同相關單位的協同管理也同樣重要，如審批過程中有關條款的協商修改、跟蹤執(zhí)行過程的相互提醒、合同的網上簽字和蓋章等。

雖然網上審核和管理合同能夠帶來諸多的利益，但到目前為止，網上簽訂的合同所占的比例還相當小，就其原因主要是簽訂合同的相關方之間協同性不夠好、網絡安全性有待提高等因素。