合同與投資管理信息系統(tǒng)

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 　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和生活水平的提高，建筑工程的施工質(zhì)量作為人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的一部分，已經(jīng)引起了人們的普遍關(guān)注。由于建設(shè)項(xiàng)目具有規(guī)模大、工期長(zhǎng)、難度大的特點(diǎn)，外部環(huán)境因素影響著建設(shè)質(zhì)量。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，當(dāng)受到外部環(huán)境因素的影響時(shí)，合同的執(zhí)行時(shí)間會(huì)被迫延長(zhǎng)，甚至無(wú)法在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工程，這在一定程度上會(huì)給承包方和發(fā)包方帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，必須采取措施加強(qiáng)合同管理，準(zhǔn)確評(píng)估合同管理風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，制定完善的風(fēng)險(xiǎn)防范方案，最大限度地降低建設(shè)項(xiàng)目合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　一、傳統(tǒng)合同管理的問(wèn)題

　　1、文檔管理查閱起來(lái)困難且不方便，在傳統(tǒng)的合同管理中，紙質(zhì)合同和電子合同并存。當(dāng)企業(yè)需要參考以前的合同進(jìn)行決策參考時(shí)，非常的不方便并且費(fèi)時(shí)。

　　2、在儲(chǔ)存過(guò)程中容易被篡改和損壞，涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎保守。但傳統(tǒng)的人工管理容易被篡改、被盜、破壞，給企業(yè)帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、格式不統(tǒng)一，難以總結(jié)信息，在使用手工或excel管理時(shí)，由于不同部門(mén)的數(shù)據(jù)格式不同，工作耗時(shí)過(guò)大，存在人為統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

　　4、缺少關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警機(jī)制，人工管理合同缺乏對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能提示管理者及時(shí)簽收，不能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目。

　　二、泛普軟件-同管理信息系統(tǒng)的價(jià)值

　　1、合同管理系統(tǒng)基于信息技術(shù)

　　運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理理念，為企業(yè)提供一個(gè)全面、系統(tǒng)的合同管理平臺(tái)，進(jìn)行決策、規(guī)劃、控制和經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估。

　　2、功能全面，管理全面

　　提供合同前期事務(wù)管理、合同起草、合同審批、合同文本歸檔、合同賬務(wù)管理、合同收款付款計(jì)劃、合同付款審批、實(shí)際結(jié)算、合同發(fā)票記錄、合同進(jìn)度監(jiān)控、合同變更、合同簽訂與履行的綜合成本效益統(tǒng)計(jì)分析。

　　3、提高合同管理效率

　　文件審核流程可在系統(tǒng)中直接實(shí)現(xiàn)，有效降低了溝通成本，使業(yè)務(wù)處理更加集中、流程化，充分共享信息，便于參考，從而提高日常合同管理的效率。

　　4、信息共享，提高管理決策的效率和準(zhǔn)確性

　　全面跟蹤和控制業(yè)務(wù)事件的發(fā)生，實(shí)時(shí)查看收付發(fā)票情況，結(jié)合年度預(yù)算，有效控制成本的發(fā)生。

　　三、如何選擇合適的合同管理軟件呢

　　1、看功能是否齊全

　　合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能。因此，一款功能齊全的合同管理軟件應(yīng)該包括合同編輯、合同審批、歸檔分類(lèi)、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒、合同檢索、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表輸出等功能。這里要著重強(qiáng)調(diào)下智能提醒和合同檢索功能。智能提醒就好比一個(gè)小助手，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒你處理相關(guān)的事情，比如合同到期需要續(xù)簽了，交易需要付款了等等，幫助企業(yè)及時(shí)掌握合同動(dòng)態(tài)，避免人工跟蹤合同工作量大、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)被遺忘等狀況。

　　2、看安全性

　　合同在企業(yè)管理中的重要性不言而喻，所以合同管理軟件的安全性也是企業(yè)應(yīng)當(dāng)放在首位考慮的。企業(yè)可以通過(guò)合同管理軟件的信息安全認(rèn)證以及軟件對(duì)于合同的備份措施等方面來(lái)考量合同管理軟件的安全性。為用戶(hù)帶來(lái)與銀行同等的安全防護(hù)體系，達(dá)到金融級(jí)別安全防護(hù)要求。使用軍用標(biāo)準(zhǔn)加密文件，文件存儲(chǔ)、傳輸采取高強(qiáng)度加密技術(shù)確保文件僅對(duì)本人可見(jiàn)。

　　3、看軟件的成本

　　目前大多數(shù)企業(yè)使用的合同管理軟件多為本地化合同管理軟件，功能復(fù)雜，成本高，實(shí)施周期長(zhǎng)，一般的中小型企業(yè)承擔(dān)不起如此昂貴的費(fèi)用。而隨著技術(shù)的發(fā)展，基于SaaS模式下的合同管理軟件逐漸在企業(yè)管理中盛行。并且，SaaS版合同管理軟件具備成本低、實(shí)施周期短、注冊(cè)即使用的特性，不管是中小型企業(yè)還是大型企業(yè)都非常的適用。

　　合同管理是動(dòng)態(tài)的，包括合同的談判、起草、簽署、生效、修改、補(bǔ)充、終止和無(wú)效的全過(guò)程。合同管理也應(yīng)該是系統(tǒng)化的，所有涉及合同條款內(nèi)容的部門(mén)都應(yīng)該參與管理。企業(yè)要想繼續(xù)發(fā)展壯大，就必須依靠契約管理。雙方的責(zé)任和義務(wù)在合同中有明確規(guī)定，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。