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MIS功能點需求分析（技術(shù)規(guī)范）
生產(chǎn)型企業(yè)OA辦公系統(tǒng)軟件管理以項目為中心，所有過程均圍繞項目開展。

1基礎(chǔ)功能

1.1人力資源管理HR（請休假等）

首先將HR系統(tǒng)的人員崗位、工資福利績效等信息同步到MIS系統(tǒng)中；
人員信息查詢及個人信息更新申請流程；；
工資福利績效查詢；
人事管理（人員需求申請審批流程、人員新增、人員異動審批流程、勞動合同到期通知、勞動合同續(xù)簽申請審批流程、人員退出（退休、合同到期不續(xù)聘、開除）申請審批流程、員工轉(zhuǎn)正申請審批流程）；
培訓(xùn)（人力資源部考慮）；
考勤管理（請休假申請審批流程）；

1.2設(shè)備管理

設(shè)備臺帳查詢（CMA計量儀器管理）；
設(shè)備折舊率維護；
安全工器具的管理（定期檢測）（不屬于固定資產(chǎn)也要入項）
設(shè)備檔案與使用（設(shè)備檔案維護、設(shè)備使用查詢、使用率查詢、借用記錄）
計量設(shè)備（周檢、檢測費用）
帳外資產(chǎn)入賬
儀器設(shè)備調(diào)撥（查詢、審批）
設(shè)備修理（審批、驗收）
儀器設(shè)備報廢（審批、查詢）

1.3客戶管理CRM

客戶信息查詢；
錄入項目意向時，自動關(guān)聯(lián)客戶信息；
新增客戶信息：包括企業(yè)基本信息、聯(lián)系人信息、信用等級。
客戶的評價：將該客戶關(guān)聯(lián)的合同按照客戶歸口，對客戶的合同、收款情況進行統(tǒng)計分析，對客戶信用評級、客戶重要性分級。
客戶的維護：客戶信息的更新。

1.4供應(yīng)商管理

供應(yīng)商基礎(chǔ)信息管理
供應(yīng)商分級管理（可以針對不同級別供應(yīng)商，支持相應(yīng)的采購政策）

1.5知識管理

對項目生成的方案、報告等文檔進行查詢功能；

1.6公文及簽報等管理（與檔案管理做接口）

1.7內(nèi)部郵箱功能

1.8會議功能（會議時間列表等信息）內(nèi)部會議、外部會議、會議室管理、會議紀要管理、會儀報銷流程及成本核算。

1.9預(yù)算管理

項目預(yù)算的編制和審批（預(yù)算項目進行分類，分為要下達到部門的，不下達部門的）；
部門月度預(yù)算的制定、申報；
公司月度預(yù)算的匯總及調(diào)整；
公司年度預(yù)算的制定；
公司年度預(yù)算的控制與預(yù)警（預(yù)算中有機動預(yù)算調(diào)整機制。預(yù)算與實際成本發(fā)生數(shù)進行跟蹤，到一定比例時報警提醒）
公司年度預(yù)算的調(diào)整
預(yù)算的分析和查詢

1.10經(jīng)營分析

對公司合同類項目的合同簽約、開票、收款、成本開支、預(yù)算執(zhí)行等進行多維度分析。分為部門級、公司級各類層級經(jīng)營分析。報表、餅圖等各種形式展示。
系統(tǒng)能實時監(jiān)控、檢查公司所有項目計劃執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)嚴重超過計劃的項目將自動進行預(yù)警。

1.11論文、科技成果及知識產(chǎn)權(quán)管理

論文、科技成果及知識產(chǎn)權(quán)申請審批流程；
信息錄入、查詢；

1.12后勤管理（物業(yè)管理報修申請審批流程）

1.13信息系統(tǒng)維護管理（申請審批流程）

1.14印章管理（包含介紹信管理）

1.15新聞稿審核管理

1.16公司新聞內(nèi)容展示管理

1.17公告管理

1.18規(guī)章制度管理（審核、發(fā)布、修訂）

 

2項目立項

項目分類：合同類項目（是否跨部門合作）、指令性任務(wù)、管理項目、內(nèi)控科技項目、內(nèi)控技改項目；

2.1合同類項目：

• 得到市場信息后、由業(yè)務(wù)部門填寫合同意向，填寫合同評審,逐級審批評審，確定是否可以承接。（其中涉及客戶信息部分，參見CRM模塊）；
• 報價管理：意向錄入時同時觸發(fā)報價管理，根據(jù)標準項目或者人工進行報價核算，計劃經(jīng)營部核價。報價基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與合同計劃人工、預(yù)算等相關(guān)聯(lián)。

報價基礎(chǔ)庫的維護：基本信息標準項目的代碼、說明、價格、計量單位等。包括基礎(chǔ)庫的增加、刪除及變更
人工報價：基本人工的申報、差旅、外包、設(shè)備、會議等費用的預(yù)估、財務(wù)費用核算
組合報價：標準項目與人工報價組合報價，并生成對外報價模板
報價審批：部門報價，逐級審批。
報價審批后，商務(wù)洽談信息記錄，確定最終成交價與折扣比例后對原始報價中預(yù)算人工等進行自動核定，作為合同預(yù)算的基本依據(jù)。

• 合同管理：意向錄入審批后，進行商務(wù)談判，客戶確定簽訂合同的進入合同管理流程，由項目負責(zé)人錄入合同及技術(shù)協(xié)議（包括項目預(yù)算），進入審批、審計流程，合同審批時，將初始報價單信息帶入合同預(yù)算信息，作為審批依據(jù)之一。批準后則與客戶簽約。如果客戶尚未確定簽訂合同，而具體工作必須開展，則公司評估后轉(zhuǎn)入虛擬合同，合同簽訂完成后轉(zhuǎn)合同或不能簽合同的轉(zhuǎn)終止。

合同信息：合同基本信息，合同分類（業(yè)務(wù)二級目錄、重要性分類），合同文本及技術(shù)協(xié)議等可以附件方式體現(xiàn)。
合同變更終止：合同信息變更后按照原合同審批流程重新審批
開票申請：根據(jù)合同開票信息及合同狀態(tài)，提醒開票(待辦任務(wù))，并按照申請、審批、財務(wù)執(zhí)行流程開票、收款?？梢愿鶕?jù)設(shè)定條件自動觸發(fā)開票申請。
合同完成：是一個大流程，合同完成的標志應(yīng)是所有子項目均已完成。
合同狀態(tài)：意向、報價、合同編制、審批、合同執(zhí)行（關(guān)聯(lián)項目狀態(tài)信息）、合同完成。
合同流程中：要加入投標流程。

2.2指令性任務(wù)：包括生產(chǎn)指令性任務(wù)、費用管理指令性任務(wù)。由計劃經(jīng)營部下達，經(jīng)過各級審批后由部門承接。

2.3管理項目：與指令性任務(wù)類似，由綜合部或者計劃經(jīng)營部下達。

2.4內(nèi)控科技項目：由業(yè)務(wù)部門填寫科技項目申請，編制可行性研究報告（根據(jù)格式），經(jīng)各級審批。

2.5內(nèi)控技改項目：如何考慮？（由計劃經(jīng)營部考慮）

 

3項目執(zhí)行

3.1項目計劃書管理

1. 項目成立后，由計劃經(jīng)營部根據(jù)項目的性質(zhì)（如果是跨部門合作項目則生成子項目），下達分拆任務(wù)（下達給項目總負責(zé)人）；
2. 項目總負責(zé)人接到分拆任務(wù)后，新建子項目（子合同），對項目任務(wù)、進度、費用、子項目負責(zé)人進行分解，進入確認流程；確認后到計劃經(jīng)營部；主體項目由負責(zé)部門承接，子項目由各參與部門承接。
3. 計劃經(jīng)營部根據(jù)項目性質(zhì)、金額、重要性等指標，選擇是否需要項目計劃書，下達編制計劃書任務(wù)，進入項目負責(zé)人待辦任務(wù)；如果是跨部門合作項目，下達子項目計劃書，審批流程增加一個項目總負責(zé)人的確認節(jié)點。項目負責(zé)人根據(jù)項目要求編制相應(yīng)的項目計劃書及預(yù)算。不同項目類型有各自計劃書模板及節(jié)點要求。經(jīng)批準后的項目節(jié)點根據(jù)時間自動提示各責(zé)任人應(yīng)完成的工作。

 
注：任務(wù)單如何考慮？

3.2項目進度管理

1. 項目進度跟蹤（甘特圖或節(jié)點圖展示），主要基于項目節(jié)點考核，初步按照項目前期準備、現(xiàn)場實施、數(shù)據(jù)處理及報告編制、項目報完工、項目結(jié)項幾個節(jié)點設(shè)置（不同類型項目有不同節(jié)點要求）。每個節(jié)點對應(yīng)不同的條件，僅當(dāng)所有條件均已提交，該節(jié)點才完成，進度百分比自動生成。
2. 項目進度節(jié)點預(yù)提示：（譬如提前一周提示需要開展的工作：項目方案提交、現(xiàn)場工作開展、出廠驗收、報告提交，開票等）；
3. 項目工作內(nèi)容、工作量及進度匯報：首先每月定期由項目組成員進行匯報，項目負責(zé)人匯總后進行項目總體匯報。包括主動匯報、強制要求匯報等各種方式。
4. 項目過程的可查詢：方案、報告審批（擬稿、初審、審核、批準、印刷、歸檔等流程）留下審批記錄與日志，相關(guān)過程記錄匯報（所有相關(guān)的出差申請、外包申請、用車申請、會議等）相關(guān)記錄均匯總到項目執(zhí)行中，可以點擊查詢明細，其他記錄可以以附件方式留存。
5. 項目變更：包括人員變更、項目計劃書變更等，或申請終止。

 

3.3出差管理

1. 出差申請、審批（市內(nèi)、市外）、查詢等功能，市外涉及出差報銷，市內(nèi)（包括市外）涉及交通費報銷。
2. 出差報告編寫、審批、查詢、報銷等功能，結(jié)合用友生成報銷憑證；

 

3.4用車管理

1. 車輛信息管理（車型、狀態(tài)、車牌、性質(zhì)、保險、驗車等），增刪改查；
2. 駕駛員信息查詢（來自HR系統(tǒng)）；
3. 從項目發(fā)起用車申請，走審批流程，其成本進入項目成本；
4. 用車信息查詢、統(tǒng)計、駕駛員出車統(tǒng)計等功能；

 

3.5交通費管理

1. 每月月初，每個工作人員根據(jù)系統(tǒng)自動統(tǒng)計上月交通費報銷額度，觸發(fā)生成報銷申請，走審批流程，審批結(jié)束后自動生成報銷憑證（到財務(wù)）；
2. 交通費查詢功能（工作人員、部門經(jīng)理兩級）；

 

3.6文檔管理

1. 擬稿：項目負責(zé)人由項目發(fā)起新任務(wù)（項目或試驗方案、需求分析、報告等擬稿）；
2. 審批：項目負責(zé)人完成擬稿后，提交，走審批歸檔、印刷流程；
3. 按文檔提交表單信息進行知識分類，并能進行各類知識查詢。

 

3.7設(shè)備使用管理（分為儀器設(shè)備、計量設(shè)備、材料）

1. 儀器設(shè)備的借用流程：使用人填申請，部門經(jīng)理批準后，標準實驗室經(jīng)理確認，資產(chǎn)管理員填寫mis系統(tǒng)設(shè)備出庫登記，可將設(shè)備的使用信息關(guān)聯(lián)到所對應(yīng)的項目，便于項目成本核算。設(shè)備歸還時由標準實驗室資產(chǎn)管理員檢查，如損壞走設(shè)備報修流程，如果完好則設(shè)備入庫。
2. 設(shè)備外借流程：原則上不許設(shè)備外借，如確實需要則填寫應(yīng)填寫《儀器設(shè)備借用表》，由計劃經(jīng)營部批準，貴重設(shè)備由分管副總審批。
3. 儀器設(shè)備的維修：由責(zé)任部門做維修預(yù)算，資產(chǎn)管理填寫維修單，修理成功后由設(shè)備管理員驗收，填寫mis表單并狀態(tài)變更。
4. 儀器設(shè)備報廢：設(shè)備資產(chǎn)管理員填寫申請，實驗室經(jīng)理審核，計劃經(jīng)營部審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批，3萬元以上（含）報送上海電力相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)批準報廢的儀器設(shè)備報財務(wù)部進行帳務(wù)處理，同時委托標準實驗室集中放置并聯(lián)系有資質(zhì)的回收單位進行回收，并填寫《固定資產(chǎn)處置清單》。
5. 計量設(shè)備校準證書、鑒定合格證書上傳mis
6. 計量設(shè)備檢定證書取回5個工作日內(nèi)，填寫mis系統(tǒng)周檢輸入。
7. 計量設(shè)備的修理：設(shè)備資產(chǎn)管理員應(yīng)填寫設(shè)備變更申請，標準實驗室經(jīng)理審核，計劃經(jīng)營部批準，修理完成后使用部門應(yīng)配合標準實驗室及時驗收若，修理部分與測量有關(guān)的需要重新鑒定，設(shè)備資產(chǎn)管理員應(yīng)填寫[MIS系統(tǒng)]恢復(fù)申請，申請計量器具啟用。
8. 計量設(shè)備的報廢：審批流程與儀器設(shè)備報廢流程相同。
9. 材料的入庫：采購?fù)瓿珊筚Y產(chǎn)管理員進行清點，將發(fā)票交給財務(wù)部并填寫匯款單由財務(wù)部進行匯款，確認無誤后填寫收貨單，交實驗室經(jīng)理審核，并交計劃經(jīng)營部經(jīng)理審批，審批完成后進倉庫保管。
10. 材料的發(fā)放和領(lǐng)用：在資產(chǎn)管理員完成采購填寫后材料變?yōu)榇l(fā)放狀態(tài)，按各部門申請資產(chǎn)管理人員進行材料發(fā)放，申請人收到后須在mis上填寫材料領(lǐng)用確認，待財務(wù)部結(jié)清。
11. 材料庫存盤點：設(shè)備資產(chǎn)管理員每月月底與財務(wù)部根據(jù)庫存表進行庫存盤點，統(tǒng)計月實際用量和庫存量，同時給予財務(wù)部材料領(lǐng)用清單，盤點結(jié)果交至標準實驗室經(jīng)理審核通過后，再經(jīng)過計劃經(jīng)營部經(jīng)理進行審批, 確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)，做到帳、物相符。

 

3.8采購（外包）管理

1. 材料申購

與倉庫庫存管理關(guān)聯(lián)。申請部門申購，根據(jù)庫存確定是否需要補充采購，如有庫存，則直接領(lǐng)用，如庫存不足，轉(zhuǎn)材料采購流程、采購申請、采購審批、采購實施、入庫、跟新庫存、轉(zhuǎn)領(lǐng)用。

1. 外包服務(wù)

申請部門根據(jù)預(yù)算提出相關(guān)申請，事項，擬定的采購方式（單一來源、競爭性談判、詢價等方式），提交相應(yīng)的資料，部門審批，交計劃經(jīng)營部匯總，統(tǒng)一簽報至采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，同意后，進入采購談判、合同草擬、合同執(zhí)行、過程控制、付款、結(jié)項評價等。

1. 印刷服務(wù)

申請、審批、發(fā)放、結(jié)清、查詢。

1. 設(shè)備申購（包括車輛）

年度采購計劃部門申報，計劃經(jīng)營部匯總編制，上報批準，批準的采購計劃下達，分解至責(zé)任部門。部門每月采購計劃上報，采購方式確定，采購流程審批、采購合同、付款、交貨驗收-固定資產(chǎn)入賬、質(zhì)保金管理。（儀器設(shè)備采購申報流程與項目外包相同，但提交的文件稍有不同）（考慮招標采購信息）。

1. 勞防用品采購管理

由計劃經(jīng)營部發(fā)起申請，采購、發(fā)放、領(lǐng)用、入庫等。

1. 合格供方清單（查詢）

對項目外包、材料、勞保用品、安全-移動工器具、儀器設(shè)備采購的供應(yīng)商和各供應(yīng)商清單，供應(yīng)商評價（關(guān)聯(lián)供應(yīng)商資質(zhì)、采購驗收時間、質(zhì)量數(shù)據(jù)）。
 

3.9績效考核管理

1. 項目績效申報：根據(jù)項目核定合同額、進度、成本、開票收款情況等，以及提成比例，對項目績效進行自動核定，各部門每月根據(jù)項目績效情況對項目績效進行提取，并分配到所有人員，項目負責(zé)人可以直接修改成員申報的績效，若項目績效發(fā)放已超出預(yù)算則系統(tǒng)進行提醒。并且審批不通過。每月申報，計劃經(jīng)營部匯總后，計算管理人員績效，
2. 項目成員績效審批： 全公司匯總后上報審批后交人力資源部，由人力資源部報財務(wù)部發(fā)放。
3. 所有項目可以批量結(jié)清（結(jié)清即績效已發(fā)放完畢）。

 

4項目結(jié)項

4.1結(jié)項申請：系統(tǒng)能自動檢測必須提交的資料是否提交，前置任務(wù)是否完成，只有全部完成才能申請結(jié)項。

4.2項目成員評價：對項目成員在項目中的表現(xiàn)給以評價。

4.3結(jié)項評審：能根據(jù)不同的評審方式進行審批，輸入評審意見。對于評審不通過的項目，可以設(shè)定一個修改期限，在期限能提醒重新申請評審。

4.4結(jié)項狀態(tài)設(shè)置：項目結(jié)項評審?fù)ㄟ^，項目狀態(tài)為“已完工”，對于“已完工”的項目，月度匯報工作不再進行；

4.5和績效的關(guān)聯(lián)：所有合同款收到，可申請剩余績效；

 

5會計管理

5.1成本費用核算

在新的MIS系統(tǒng)里財務(wù)核算崗位都要有代辦任務(wù)提示，有了代辦任務(wù)提示也就說明這些成本費用前面該走的審批流程已結(jié)束，財務(wù)可以支付結(jié)算了。

5.2庫存材料核算

1. 新增  財務(wù)部看到購貨發(fā)票+入庫單（或銷貨單位的銷貨單）入賬   要求入庫單能在MIS里生成
2. 領(lǐng)料  財務(wù)部看到MIS系統(tǒng)里的領(lǐng)用清單入賬  領(lǐng)用清單要求能按項目/部門合并金額。會不會一個項目多個部門都可以發(fā)生費用。
3. 月末庫存結(jié)余  財務(wù)部會同材料保管員盤點，要求在MIS系統(tǒng)里生成材料盤點表，盤點表上的金額與我們財務(wù)報表上的庫存商品相一致。

 

5.3差旅費核算

1. 申請人在MIS系統(tǒng)里填出差申請來回交通工具的時候有選擇性按鈕
2. 選擇火車、長途汽車、飛機、輪船等公共交通工具的，輸出外埠差旅費報銷單；
3. 選擇公司車輛（包括公司租賃車輛）如果去外地的輸出外埠差旅費報銷單；如果是本地出差輸出費用報銷單。本公司駕駛員和租賃車輛的駕駛員根據(jù)MIS申請人填寫的信息如：“某地到某地”報銷路橋費、停車費等；
4. 選擇自駕或自行外出（本地出差）輸出費用報銷單（報銷80元/天）；

 

5.4合同開票

在合同管理里能填寫合同項目竣工驗收單/合同項目進度確認表。計劃經(jīng)營部合同管理崗位根據(jù)此表核準申請部門激活“合同登記卡”按鈕。
合同登記卡  是否能作為合同錄入的子表格，委托單位、委托業(yè)務(wù)類型、委托內(nèi)容、合同金額、委托單位開票基本信息、開具什么種類的發(fā)票（開專用發(fā)票需提供增值稅一般納稅人資格）都作為做合同時的必填項目，以后到要發(fā)票的時候就不需要申請部門再填合同登記卡了，此卡自動生成開票的基本要素，只需填本次開票的金額，申請部門打印輸出后前來開票。
開票情況： 開票日期  發(fā)票金額  發(fā)票標號
到款情況： 到款日期  到款金額  到款方式
收入確認： 預(yù)收賬款
先分系統(tǒng)內(nèi)和系統(tǒng)外                                      
然后分別分銷售收入（17%）、技術(shù)開發(fā)收入、技術(shù)服務(wù)收入（6%）                           再在技術(shù)服務(wù)收入里分提供的是專用發(fā)票還是普通發(fā)票
              營業(yè)收入
先分系統(tǒng)內(nèi)和系統(tǒng)外                                      
然后分別分銷售收入（17%）、技術(shù)開發(fā)收入、技術(shù)服務(wù)收入（6%）                           再在技術(shù)服務(wù)收入里分提供的是專用發(fā)票還是普通發(fā)票
根據(jù)開票與到款之間的差額生成應(yīng)收賬款表格并具備賬齡分析功能， 能定期提交給申請開票部門經(jīng)理有多少筆應(yīng)催款，計劃部市場主管、計劃部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部有查詢應(yīng)收款功能。每年生成企業(yè)詢證函，特別是有爭議的應(yīng)收款一定要詢，必要時經(jīng)辦人親自送達取回詢證函。
壞賬核銷申請  申請部門填申請，說明理由，走相應(yīng)的流程。
合同開票模塊里應(yīng)具備相應(yīng)統(tǒng)計功能如下：按委托單位統(tǒng)計、按業(yè)務(wù)類型、按系統(tǒng)內(nèi)外 確認的收入與預(yù)收。

5.5項目管理

1. 計劃經(jīng)營部需要部門填項目進度
2. 財務(wù)部根據(jù)項目進度進相應(yīng)的項目成本費用：差旅費、材料費、交通費、會議費、外包費。每個項目在訂立時需預(yù)計成本費用總額。項目核算可以根據(jù)完工百分比法確認合同收入和成本費用。合同完工進度可以按累計實際發(fā)生的合同成本占合同預(yù)計總成本的比例、已經(jīng)完成的合同工作量占合同預(yù)計總工作量的比例、已完合同工作的測量等方法確定。需大家討論后確定核算方式。

5.6人工成本

1. 人工成本主要包括：工資、社保金、福利費、工會經(jīng)費、教育經(jīng)費、勞動保護費、辭退福利、勞務(wù)費用及其他人工成本構(gòu)成。
2. 工資包括：

5.6.2.1基數(shù)工資 ：  崗薪工資、績效工資（預(yù)發(fā)績效、年功工資、加班工資、考核績效及其他調(diào)整）、補充公積金。

5.6.2.2單列福利補貼：交通費、飯貼、通訊費。

5.6.2.3年金3.33%。

1. 按成本性質(zhì)分類：

5.6.3.1固定：崗薪工資、績效工資（預(yù)發(fā)績效、年功工資、加班工資）、社保金、基數(shù)工資中補充公積金返還、單列福利補貼、年金3.33%、辭退福利。

5.6.3.2半變動：、福利費、工會經(jīng)費、教育經(jīng)費、勞動保護費。

5.6.3.3變動：獎金、勞務(wù)用工費。

1. 如何分攤?cè)斯こ杀?/li>

各項目在建立時，項目經(jīng)理應(yīng)填寫該項目預(yù)計人工成本總額。
     半變動人工成本可以設(shè)一個固定比例，例如：以收入為基礎(chǔ)確定（崗薪工資占10%、 績效占20%、），以崗薪工資及績效工資為基礎(chǔ)確定（福利費為工資10%、工會經(jīng)費為工資2%、教育經(jīng)費為工資2.5%、勞動保護費1%、勞務(wù)費用2%）。 當(dāng)月可按照收入完工比例乘以預(yù)計人工成本總額來最終確認當(dāng)月以上所述人工成本。
      固定、半變動人工成本需計劃經(jīng)營部及人力資源部共同完成攤銷工資計入當(dāng)月確認收入的項目中。