OA軟件對高職院校二級系部信息管理缺乏有效性的原因分析

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　　1、人員認識不到位

　　由于OA系統(tǒng)在新建高職院校推行的時間較短，校內各級人員對其運行都存在著一個適應的過程，對OA辦公系統(tǒng)運行下信息處理的理解和認識不夠深入，不熟悉自然會下意識的進行排斥，導致使用意識淡薄。此外，傳統(tǒng)的辦公方式雖然費時費力，但是人們已經普遍習慣和接受，成為頭腦中根深蒂固的觀念。這種思想上的錯誤認識，導致OA系統(tǒng)沒能充分的發(fā)揮其優(yōu)越性，信息管理談何有效?

　　2、信息處理不及時

　　信息處理的有效與否與信息處理的是否及時有著密切的關系。換而言之，信息處理得及時、正確，意味著信息能夠被充分的消化，說明信息的處理是有效的。由于事權的擴大，新建高職院校二級系部需要與學院各行政管理層進行對接，每天通過OA系統(tǒng)接收來自學院內部和外部各樣的公文信息的數量是十分巨大的，如此龐大的信息量如果處理不及時的話，必然對其信息處理的有效性產生嚴重的影響。

　　3、業(yè)務操作不熟練

　　許多新建的高職院校為了盡快提高行政管理效率，都在不遺余力地推行辦公自動化系統(tǒng)，但在一定程度上存在急功近利、重建設輕管理的思想，OA系統(tǒng)推行之初，只希望盡快推廣，泛普軟件（http://www.alistair-chisholm.com/）實現(xiàn)全而覆蓋，對相關人員的使用前培訓流于片而，只注重對基本操作的培訓，許多人員業(yè)務操作還沒完全熟悉，就必須帶著邊摸索邊適應的心態(tài)“上崗”。負責OA運行的人員的業(yè)務操作都不熟練，怎么能要求一般人員也能熟悉運用OA系統(tǒng)，更談不上說能有效的處理龐大的信息量了。

　　4、信息反饋環(huán)節(jié)缺失

　　信息處理是否有效的另外一個指標就是信息反饋環(huán)節(jié)是否存在，是否發(fā)揮了作用。信息從上往下的傳達過程中，我們可以從OA系統(tǒng)的流程管理里而看到信息的流轉情況，方便我們掌握信息的動向，及時處理文件?？墒窃诳谇暗膶嶋H應用中，可以發(fā)現(xiàn)在OA系統(tǒng)內部缺失這樣的一個信息反饋環(huán)節(jié):在信息的橫向傳達過程中，我們無法掌握傳達出去的信息是否已經傳達到需要處理信息的人員手中，只能通過而談、電話、QQ、短信等手段進行確認。