如何正確對高職院校OA系統(tǒng)的功能進(jìn)行系統(tǒng)分析呢？

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　　OA ( Office Automation)是辦公自動(dòng)化的英文簡稱，它是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動(dòng)的信息處理系統(tǒng)，以提高行政管理效率、達(dá)到科學(xué)有效管理為口的。20世紀(jì)80年代末以來，OA共經(jīng)歷了起步、應(yīng)用、發(fā)展三個(gè)階段，在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、高校的應(yīng)用日漸普及。以東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該學(xué)院于2009年成立，2012年開始引入OA系統(tǒng)。作為一項(xiàng)新生事物，新建高職院校內(nèi)各級人員對OA系統(tǒng)也經(jīng)歷了一個(gè)從陌生、適應(yīng)到熟悉的過程，但由于運(yùn)行時(shí)間短，適逢新建高職院校的快速發(fā)展，OA系統(tǒng)的運(yùn)行還有不盡人意的方而。本文嘗試在新建高職院校推行OA系統(tǒng)運(yùn)行的大背景下考查其對下屬二級系部信息管理有效性的影響及存在問題，并給出有關(guān)建議。

　　OA系統(tǒng)的信息處理功能

　　OA系統(tǒng)其中一個(gè)重要的功能就是信息處理。一般來說，OA系統(tǒng)包括了個(gè)人辦公、公文處理、發(fā)文傳閱、督辦管理、會(huì)議管理、公共事務(wù)、公共信息等模塊，泛普軟件（http://www.alistair-chisholm.com/）主要應(yīng)用于個(gè)人日程管理、信息發(fā)布、公文傳閱辦理、事務(wù)申請。每一個(gè)模塊都涉及了大量的信息，囊括了信息處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，如起草信息、送審信息、批閱信息、發(fā)布信息、獲取信息和處理信息等方而，系統(tǒng)內(nèi)每一節(jié)點(diǎn)所處的位置不同對應(yīng)信息管理的角色也不同。

　　OA系統(tǒng)功能不完善

　　許多新建高職院校的成立時(shí)間短，許多內(nèi)部架構(gòu)和事務(wù)還沒完全理順。為了施行辦公自動(dòng)化，這些高職院校要不直接購買相關(guān)現(xiàn)成的辦公系統(tǒng)，要不對現(xiàn)成系統(tǒng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母脑?。但是隨著發(fā)展的逐漸深入、層次的逐漸拔高，原來的OA系統(tǒng)漸漸表現(xiàn)出與實(shí)際工作不相符的情形，而系統(tǒng)的升級和完善又是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的事情，需要進(jìn)行整體規(guī)劃和全局統(tǒng)籌，不是短時(shí)間就能完全解決的，如此一來，信息管理的有效性自然要打折扣了。