如何正確對高職院校OA系統(tǒng)的功能進行系統(tǒng)分析呢？

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　　OA ( Office Automation)是辦公自動化的英文簡稱，它是基于計算機和網絡技術，實現人機互動的信息處理系統(tǒng)，以提高行政管理效率、達到科學有效管理為口的。20世紀80年代末以來，OA共經歷了起步、應用、發(fā)展三個階段，在政府機關、企事業(yè)單位、高校的應用日漸普及。以東莞職業(yè)技術學院為例，該學院于2009年成立，2012年開始引入OA系統(tǒng)。作為一項新生事物，新建高職院校內各級人員對OA系統(tǒng)也經歷了一個從陌生、適應到熟悉的過程，但由于運行時間短，適逢新建高職院校的快速發(fā)展，OA系統(tǒng)的運行還有不盡人意的方而。本文嘗試在新建高職院校推行OA系統(tǒng)運行的大背景下考查其對下屬二級系部信息管理有效性的影響及存在問題，并給出有關建議。

　　OA系統(tǒng)的信息處理功能

　　OA系統(tǒng)其中一個重要的功能就是信息處理。一般來說，OA系統(tǒng)包括了個人辦公、公文處理、發(fā)文傳閱、督辦管理、會議管理、公共事務、公共信息等模塊，泛普軟件（http://www.alistair-chisholm.com/）主要應用于個人日程管理、信息發(fā)布、公文傳閱辦理、事務申請。每一個模塊都涉及了大量的信息，囊括了信息處理的每一個環(huán)節(jié)，如起草信息、送審信息、批閱信息、發(fā)布信息、獲取信息和處理信息等方而，系統(tǒng)內每一節(jié)點所處的位置不同對應信息管理的角色也不同。

　　OA系統(tǒng)功能不完善

　　許多新建高職院校的成立時間短，許多內部架構和事務還沒完全理順。為了施行辦公自動化，這些高職院校要不直接購買相關現成的辦公系統(tǒng)，要不對現成系統(tǒng)結合自身特點進行適當的改造。但是隨著發(fā)展的逐漸深入、層次的逐漸拔高，原來的OA系統(tǒng)漸漸表現出與實際工作不相符的情形，而系統(tǒng)的升級和完善又是“牽一發(fā)而動全身”的事情，需要進行整體規(guī)劃和全局統(tǒng)籌，不是短時間就能完全解決的，如此一來，信息管理的有效性自然要打折扣了。