辦公自動化系統(tǒng)的探討

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什么是辦公自動化？

辦公自動化是近年隨關計算機科學發(fā)展而提出來的新概念，至今還沒有一個統(tǒng)一，公認的確切定義。辦公自動化（OA），是指利用先進的科學技術，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效益。辦公自動化是指在行政機關工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；辦公自動化改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公自動化為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。

 我國辦公自動化專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：辦公自動化是利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一－機信息處理系統(tǒng)。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)，應當包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。辦公自動化可分為三個層次：事務型、管理型、決策型。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，安全技術的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。但是要辦公自動化全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公還是有一段距離的，首先現(xiàn)有的管理體制要隨著辦公自動化的發(fā)展而改變，另外管理人員原來有工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，要適應辦公自動化的發(fā)展尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的盡然趨勢。

我國從80年代開始，尤其是進入90年代，辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計算機技術的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項辦公業(yè)務系統(tǒng)聯(lián)成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠程網(wǎng)絡將多個系統(tǒng)聯(lián)結成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）和企業(yè)外部網(wǎng)（Extranet）已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。多媒體技術是辦公自動化發(fā)展的又一趨勢。辦公自動化系統(tǒng)引入多媒體技術，使之處理語音、圖形、圖像功能加強，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應用范圍和價值。近來，隨著技術的不斷進步和市場的進一步需求，電子商務（e-Business）已日益成為國內(nèi)外企事業(yè)單位和熱點，所謂電子商務，是指把企業(yè)最關鍵的商業(yè)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡與員工、顧客、供應商及銷售商直接相連，將傳統(tǒng)的商務活動通過計算機網(wǎng)絡加以實現(xiàn)。

辦公自動化發(fā)展到現(xiàn)在應以協(xié)同辦公為核心，協(xié)同辦公系統(tǒng)成為主題。何為協(xié)同？企業(yè)中名部門，各成員之間不是獨立的，完成一項任務通常要通過若干部門主管或經(jīng)理的審批，收發(fā)文，日常報銷等群組協(xié)作工作，用協(xié)同辦公系統(tǒng)以滿足流程的審批，公文的收發(fā)，工作的轉(zhuǎn)移等。協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公自動化的未來發(fā)展方向更應逐步過渡到以知識管理為核心的新一代辦公自動化。辦公自動化不應只是人際辦公的計算機化，而是要融入新的管理方式，要融知識管理于辦公自動化中。通過新的系統(tǒng)，辦公自動化為領導層，辦公室，人力資源部門，業(yè)務部門提供全新高效的工作模式。知識管理的目標在于幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識、和有效利用知識。相信知識管理概念將會為辦公自動化帶來又一個臺階的轉(zhuǎn)變。