協(xié)同辦公平臺讓溝通辦公有的放矢

摘要：和記黃埔商貿(mào)有限公司是李嘉誠麾下和記黃埔有限公司在中國境內(nèi)的全資子公司。主要從事國際著名品牌的日用消費(fèi)品的代理、分銷、倉儲、運(yùn)輸、配送及包裝等業(yè)務(wù)。

和記黃埔商貿(mào)有限公司是李嘉誠麾下和記黃埔有限公司在中國境內(nèi)的全資子公司。主要從事國際著名品牌的日用消費(fèi)品的代理、分銷、倉儲、運(yùn)輸、配送及包裝等業(yè)務(wù)。公司總部設(shè)在廣州，并在全國31個省、市自治區(qū)，420多個主要城市設(shè)立了分公司和分銷中心。

一、戰(zhàn)線拉長，和記黃埔信息“補(bǔ)給”成難題自2006年正式成立以來，和記黃埔商貿(mào)有限公司憑借豐富的國內(nèi)投資經(jīng)驗(yàn)，以驚人的速度飛速發(fā)展，目前已經(jīng)建立了覆蓋全國大部分省、市、自治區(qū)的分銷網(wǎng)絡(luò)。然而隨著產(chǎn)業(yè)鏈越拉越長、分公司越開越多，缺乏溝通造成的管理難問題逐漸凸現(xiàn)出來。首先，總部對分公司的掌控力度下降，無法即時了解分公司的業(yè)務(wù)開展情況;其次，雖然公司內(nèi)部部署了ERP系統(tǒng)，然而缺乏及時溝通使得總部對于突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力降低;此外，銷售人員經(jīng)常需要出差，總部無法了解這些員工的進(jìn)展情況，使得員工處于“失管”狀態(tài)。二、選型日記：即時通訊+辦公平臺=最佳解決方案為了加強(qiáng)總部對于分公司的管理力度，和記黃埔開始著手選擇合適的溝通工具，希望通過高效的溝通，保證產(chǎn)業(yè)鏈信息通暢。在選型過程中，和記黃埔首先考慮的是個人聊天軟件SKype。但在實(shí)際使用過程中，和記黃埔發(fā)現(xiàn)skype雖然能夠緩解溝通問題，但其沒有分公司的組織關(guān)系和人員信息，總部對于分公司的管理難問題依然得不到解決。此后，和記黃埔的IT人員先后嘗試了多款即時通訊工具，但都達(dá)不到滿意的效果。這些即時通訊工具普遍存在購買價格高、部署困難、后期維護(hù)成本過高等問題。最終，和記黃埔找到了一款企業(yè)協(xié)同辦公平臺imo。imo在即時通訊的基礎(chǔ)上集成了眾多協(xié)同辦公功能，為和記黃埔的總部和分公司搭建了一個即時溝通的統(tǒng)一辦公平臺——imo“云辦公室”。

三、imo“云辦公”助力和記黃埔優(yōu)化管理經(jīng)過一段時間的試用和比對，和記黃埔的IT主管決定開始在全公司部署imo。令他感到意外的是，之前部署幾款軟件基本需要一周左右甚至更長時間，而這次部署imo只花了一個上午，在網(wǎng)上注冊下載后，搭建一個組織架構(gòu)就可以開始使用了。部署完畢后，imo就正式開始在和記黃埔“服役”了。在使用過程中，IT主管發(fā)現(xiàn)imo“云辦公”的效果大大超過了預(yù)期，讓和記黃埔的管理得到很大程度的優(yōu)化。imo云辦公室將和記黃埔原本遍布全國的分公司和代銷點(diǎn)，集中到一個虛擬的辦公室之中。通過imo與公司行政級別一致的組織結(jié)構(gòu)樹，無論是總部還是分公司的所有部門、所有員工信息都清晰呈現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)樹上。員工可以通過文字消息、語音視頻、文件傳輸?shù)确绞?，和其他同事進(jìn)行順暢的即時溝通;管理者也可以隨時了解下屬的所有團(tuán)隊(duì)的具體信息，并進(jìn)行統(tǒng)一管理。在應(yīng)對一些突發(fā)事件時，總部可以直接進(jìn)行干預(yù)，加強(qiáng)了公司的應(yīng)急處理能力。

除了滿足企業(yè)溝通需求外，imo的一些“辦公設(shè)施”還有效提升了和記黃埔的辦公效率。其中包括電子傳真、企業(yè)短信、電子公告、遠(yuǎn)程協(xié)助等增值功能。比如會議通知可以利用imo電子公告，所有員工百分百及時收到，即使員工不在線也能通過手機(jī)短信告知;在外出差的銷售人員可以通過遠(yuǎn)程協(xié)助尋求總部的幫助，從而更快、更高效的完成銷售任務(wù)。四、imo，更懂辦公溝通!全免費(fèi)、注冊即用imo(www.imOffice.com)云辦公室(統(tǒng)一通信平臺)歷經(jīng)5年的卓越研發(fā)和試運(yùn)營，于2010年底正式商業(yè)運(yùn)營。與QQ面向5億網(wǎng)民提供休閑聊天服務(wù)不同的是，imo云辦公室是為全國的600萬企業(yè)(2.2億辦公人群)提供專業(yè)純凈的辦公溝通服務(wù)。與QQ相同的是，imo云辦公室也是全免費(fèi)、注冊即用的。目前，imo云辦公室已經(jīng)成為全國企業(yè)(政府、學(xué)校)日常辦公的首選溝通工具。從李嘉誠的和記黃埔到趙本山的本山傳媒，從服裝行業(yè)的杉杉控股到物流行業(yè)的申通快遞，從中小學(xué)校到各級政府組織，從幾十人的中小企業(yè)到中紡機(jī)、恒大地產(chǎn)、中國聯(lián)通等近百家上市公司……全國各行業(yè)的辦