在現(xiàn)代公路建設(shè)中，內(nèi)業(yè)資料不僅是施工資料歸檔的基礎(chǔ)，也是大多數(shù)高等級(jí)公路建設(shè)中計(jì)量和支付的基礎(chǔ)資料那么如何管理辦公室數(shù)據(jù)呢?
一、如何管理工程內(nèi)業(yè)的信息
1、提高檔案工作者的綜合素質(zhì)
上級(jí)有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn);檔案管理人員應(yīng)不斷更新觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面他們不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)他們還應(yīng)認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，樹立法制觀念，在工作中做到以下幾點(diǎn)“三懂”即懂業(yè)務(wù)、懂法津、了解相關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身綜合素質(zhì)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案管理的責(zé)任。
2、增強(qiáng)全系統(tǒng)的檔案意識(shí)
工程檔案的分散性決定了僅靠檔案員的工作很難完整、系統(tǒng)地做好檔案工作。要在本系統(tǒng)乃至全社會(huì)宣傳《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，普及檔案工作知識(shí)，在檔案系統(tǒng)乃至全社會(huì)形成濃厚的檔案宣傳氛圍，增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，讓有關(guān)單位主動(dòng)上交歷史積累材料等重要文件，集中歸檔，逐步規(guī)范檔案管理、法制化軌道。
3、做好工程檔案開發(fā)工作
檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)工程檔案為工程項(xiàng)目的開展提供了極其寶貴的第一手資料。一旦開發(fā)出來(lái)，就可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，只把它當(dāng)作一種“能源材料”開發(fā)利用才能體現(xiàn)其潛力和價(jià)值。
二、關(guān)于加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)布局和管理的建議
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感
單位領(lǐng)導(dǎo)作為主要負(fù)責(zé)人，制定相應(yīng)的管理制度，與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，獎(jiǎng)懲分明，激發(fā)工程技術(shù)人員的責(zé)任感和積極性，以科學(xué)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待內(nèi)業(yè)工作，充分發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料的作用。
2、提高辦公室信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)
項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)辦公材料基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳教育，對(duì)工程相關(guān)人員進(jìn)行辦公材料管理基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)操作基本要求的培訓(xùn)。另外，辦公室資料員要注意學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉和掌握辦公室資料管理的基本原理和工作技能，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方法。同時(shí)也要學(xué)習(xí)工程建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，努力拓展知識(shí)面，提高文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，熟悉和掌握建筑施工各階段形成的文件資料和主要工作程序，努力推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，杜絕施工過程中不規(guī)范的原始數(shù)據(jù)和文件。確保一流的工程、竣工檔案質(zhì)量一流。
3、仔細(xì)檢查，嚴(yán)格把關(guān)
系統(tǒng)詳細(xì)的室內(nèi)資料是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，也是指導(dǎo)施工的有力工具。辦公室信息要求全面真實(shí)要做到這一點(diǎn)，除了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，還需要加強(qiáng)工程技術(shù)人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平、技術(shù)素質(zhì)。使其在檢查中充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。在進(jìn)行定期檢查的同時(shí)，項(xiàng)目管理人員定期進(jìn)行不定期的抽查，必要時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)檢查根據(jù)內(nèi)業(yè)資料整理的要求，項(xiàng)目管理人員應(yīng)逐一審核不符合要求的必須改進(jìn)，影響工程質(zhì)量評(píng)價(jià)公正性的要淘汰問題嚴(yán)重的不予認(rèn)定和錄取。
三、信息在工程內(nèi)業(yè)中的重要性
1、管理流程的實(shí)時(shí)跟蹤
辦公數(shù)據(jù)可以有效地實(shí)時(shí)跟蹤工程建設(shè)和管理的進(jìn)程。以單項(xiàng)工程為例，可行性報(bào)告和招標(biāo)文件表明項(xiàng)目實(shí)施的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，開工申請(qǐng)資料表明項(xiàng)目已經(jīng)開工，單位工程質(zhì)量評(píng)價(jià)反映工程質(zhì)量和進(jìn)度，照片資料真實(shí)反映整個(gè)施工過程中的所有工序，分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收簽證標(biāo)志著階段或單項(xiàng)工程的完工，竣工驗(yàn)收資料表明項(xiàng)目順利完工，項(xiàng)目建設(shè)的每一步都涉及到內(nèi)部資料的生成只有及時(shí)收集，才能有效了解項(xiàng)目進(jìn)展。
2、有效反饋工作
內(nèi)業(yè)資料能有效地反饋工程監(jiān)理施工和管理。每個(gè)施工過程都可以從行業(yè)內(nèi)的信息反映出它的時(shí)間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特征，可以清楚地看出項(xiàng)目是否存在瑕疵，比如項(xiàng)目建設(shè)是否缺乏許可、不符進(jìn)度、數(shù)量誤差等，從中可見一斑。以隱蔽工程驗(yàn)收單為例，必須有施工單位提供的項(xiàng)目進(jìn)行隱蔽驗(yàn)收、結(jié)構(gòu)、量，然后送建設(shè)單位和監(jiān)理單位進(jìn)行驗(yàn)收檢查情況和結(jié)果記錄在工程驗(yàn)收單上，以便施工單位糾正自身施工質(zhì)量和未注意的問題對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，它能清楚地認(rèn)識(shí)問題，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理了如指掌。
3、反應(yīng)工程管理水平
辦公室的信息反映了項(xiàng)目管理單位的管理水平。用科學(xué)的工程管理、規(guī)范化、隨著標(biāo)準(zhǔn)化要求的深入，對(duì)室內(nèi)技術(shù)資料管理的要求越來(lái)越高，室內(nèi)資料收集整理的質(zhì)量好壞、標(biāo)準(zhǔn)高低。不僅作為項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也作為項(xiàng)目管理考核的重要內(nèi)容，在一定程度上反映了一個(gè)單位的項(xiàng)目管理水平。
目前和未來(lái)是鐵路、交通等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的黃金機(jī)遇期，在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的今天，企業(yè)必須探索制定科學(xué)的、合理和可預(yù)見的管理方法，走上了規(guī)范化管理的道路。其中，工程辦公室資料是施工中的重要組成部分為了使企業(yè)管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，規(guī)范工程辦公室資料的管理是非常必要的。
