隨著中國(guó)的發(fā)展隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程項(xiàng)目的管理越來越復(fù)雜，項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程所以在制定項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃的過程中，無論是工作量還是工作內(nèi)容都是相當(dāng)繁重的。因此，在項(xiàng)目策劃中必須使用先進(jìn)的技術(shù)和手段來處理大量的信息，而計(jì)算機(jī)在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用也越來越廣泛，同時(shí)國(guó)內(nèi)外也出現(xiàn)了許多項(xiàng)目管理軟件，使得這些項(xiàng)目管理工作變得更加容易。
一、如何利用工程項(xiàng)目管理軟件提高企業(yè)管理的效率
1、規(guī)范化管理
工程項(xiàng)目的工作環(huán)境和人員構(gòu)成比較亂。有來自公司的員工，也有臨時(shí)員工，大家按時(shí)上下班，用人力統(tǒng)計(jì)，會(huì)是一個(gè)比較麻煩的情況;項(xiàng)目管理軟件通常允許員工靈活安排時(shí)間、實(shí)時(shí)實(shí)地打卡，評(píng)估時(shí)直接表格化數(shù)據(jù)顯示一目了然，省時(shí)省力。
環(huán)境的無序蘊(yùn)含著一定的危險(xiǎn)性，工程項(xiàng)目中人員的流動(dòng)性使得管理者不方便實(shí)時(shí)給所有人員科普相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。因此，可以利用軟件及時(shí)分享和展示制定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，讓所有參與者都能看到，從而使項(xiàng)目實(shí)施更加順利。
2、監(jiān)控化管理
工程項(xiàng)目從業(yè)者認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理軟件的重要性及其監(jiān)控功能的重要性。使用管理軟件，管理者可以從時(shí)間中解脫出來、地域限制了解項(xiàng)目所處階段，查看工作時(shí)間是否逾期或不合格;了解相關(guān)負(fù)責(zé)人是否按照職責(zé)按時(shí)完成分配的任務(wù)，并隨時(shí)做出調(diào)整。
3、細(xì)節(jié)化管理
工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性高于很多行業(yè)畢竟，一個(gè)小小的數(shù)字錯(cuò)誤可能會(huì)引起巨大的連鎖反應(yīng)，從而使結(jié)果“一點(diǎn)點(diǎn)差異都沒有”因此，使用項(xiàng)目管理軟件后，我們可以避免手動(dòng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)時(shí)可能出現(xiàn)的不小心的錯(cuò)誤，還可以根據(jù)各種選擇和類別精細(xì)地顯示數(shù)據(jù)，并進(jìn)行各種類型的科學(xué)分析。相同的相關(guān)訂單單據(jù)等，并實(shí)時(shí)在線保存和審批，以提高工作效率。
4、運(yùn)算化管理
項(xiàng)目涉及大量的物資采購(gòu)等財(cái)務(wù)相關(guān)事宜，傳統(tǒng)企業(yè)和人員在采購(gòu)大宗物品時(shí)需要等待較長(zhǎng)時(shí)間的報(bào)銷和審批。項(xiàng)目管理軟件使用后，管理人員可以隨時(shí)了解每一筆消費(fèi)需要用到哪里，以及現(xiàn)階段已經(jīng)花掉的預(yù)算，以便根據(jù)真實(shí)需求及時(shí)在線審批所需材料，自主控制項(xiàng)目支出成本，防止出現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)高預(yù)算的情況。
二、如何使用項(xiàng)目管理軟件有效管理項(xiàng)目人員
1、建立平衡的團(tuán)隊(duì)
確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員有正確的技術(shù)專長(zhǎng)和廣泛的溝通和思考方式這種平衡可以通過潛在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員過去可能接受的問卷調(diào)查來確定。
2、確保直線管理支持
當(dāng)從不同的部門選擇項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員時(shí)，讓他們的直線經(jīng)理 對(duì)項(xiàng)目的支持和承諾，項(xiàng)目成員需要參加項(xiàng)目會(huì)議、研究和商定行動(dòng)的時(shí)間至關(guān)重要。
與直線經(jīng)理確認(rèn)可能與團(tuán)隊(duì)成員的工作或個(gè)人承諾相沖突的領(lǐng)域或時(shí)間。
3、建立團(tuán)隊(duì)代碼
在第一次項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議上，利用團(tuán)隊(duì)成員來確定有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的行為。這可以簡(jiǎn)單地記錄在活動(dòng)掛圖中“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的期望”和“每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的期望”來實(shí)現(xiàn)。這些文件可以打印出來，分發(fā)給團(tuán)隊(duì)，并在每次會(huì)議開始時(shí)用作提醒。通過參考團(tuán)隊(duì)代碼，可以建設(shè)性地挑戰(zhàn)這些行為變化。
三、項(xiàng)目管理軟件如何提高工作效率
1、數(shù)據(jù)的有效處理和傳輸
每項(xiàng)工作的進(jìn)展都涉及到大量的數(shù)據(jù)和記錄，人工記錄容易出現(xiàn)漏洞，效率低下。工程建設(shè)管理軟件可以在線管理這些數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)更新，隨時(shí)掌握工程質(zhì)量、項(xiàng)目的安全和整體進(jìn)度。
2、有效管理施工人員
由于人員素質(zhì)低，流動(dòng)性大，施工現(xiàn)場(chǎng)的勞動(dòng)力管理難度很大。通過施工管理軟件中的人事管理功能，可以快速掌握每個(gè)工人的出勤情況、工作及相關(guān)信息，了解勞動(dòng)力的情況，減少勞動(dòng)糾紛。
3、材料設(shè)備的精細(xì)化管理
工程項(xiàng)目的建設(shè)涉及到大量的建筑材料、種類很多，要控制成本，就要做好精細(xì)化管理。借助管理系統(tǒng)，掌握材料設(shè)備入庫(kù)的全過程、倉(cāng)庫(kù)和庫(kù)存，使材料的去向可追溯，減少材料的不合理浪費(fèi)，控制成本;合理安排施工機(jī)械的進(jìn)出和日常維護(hù)，提高機(jī)械利用率。
項(xiàng)目管理軟件在我國(guó)工程建設(shè)領(lǐng)域的應(yīng)用經(jīng)歷了從無到有的過程、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從局部應(yīng)用到全面推廣、從簡(jiǎn)單引進(jìn)到自主開發(fā)的過程。目前，項(xiàng)目管理軟件正在走向網(wǎng)絡(luò)化、智能化、個(gè)性化和一體化。大多數(shù)軟件具有良好的開放性，支持開放的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以根據(jù)用戶選擇不同的后臺(tái)數(shù)據(jù)需求，以便用戶可以將購(gòu)買的軟件與其他系統(tǒng)集成?？傊?，項(xiàng)目管理軟件會(huì)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步而進(jìn)一步完善，功能會(huì)越來越強(qiáng)大。
