工時(shí)表是專業(yè)服務(wù)公司或其它項(xiàng)目型公司普遍使用的管理工具，可以有效幫助這些企業(yè)快速提高管理水平。然而，工時(shí)管理的實(shí)施卻是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須采取正確的方法才能完成。如果實(shí)施方法不對(duì)，工時(shí)管理要么無(wú)法推行，給企業(yè)制造混亂，要么勉強(qiáng)落地，卻逐漸邊緣化，結(jié)果都無(wú)法實(shí)現(xiàn)其潛在價(jià)值。
泛普軟件總結(jié)出一套行之有效的實(shí)施方法，并通過(guò)本文分享給計(jì)劃實(shí)施工時(shí)管理的企業(yè)。工時(shí)管理的實(shí)施通常需要經(jīng)歷以下步驟，如果企業(yè)按照如下步驟展開(kāi)實(shí)施活動(dòng)，就可以把工時(shí)管理植入企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，改善企業(yè)治理體系，實(shí)現(xiàn)工時(shí)管理的潛在價(jià)值。
一、工時(shí)管理的如何實(shí)施的方法
1、工時(shí)管理目標(biāo)定義
在實(shí)施工時(shí)管理之前，企業(yè)決策人必須回答一個(gè)根本性的問(wèn)題：工時(shí)管理的目標(biāo)是什么?換句話說(shuō)：需要通過(guò)工時(shí)管理解決什么問(wèn)題?只有明確了工時(shí)管理的目的，才能有針對(duì)性地完成其它實(shí)施步驟。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，工時(shí)管理目標(biāo)按功能可以分為三類：考勤級(jí)的工時(shí)管理、部門(mén)級(jí)的工時(shí)管理、企業(yè)級(jí)的工時(shí)管理。
考勤類的工時(shí)管理最簡(jiǎn)單，員工工時(shí)記錄的信息量比較少，通常按客戶記錄工作時(shí)間，僅僅用于統(tǒng)計(jì)員工的出勤情況，并據(jù)此計(jì)算員工工資、與客戶結(jié)算服務(wù)費(fèi)。這類管理模式通常應(yīng)用于保安服務(wù)、醫(yī)療服務(wù)、律師服務(wù) 、會(huì)計(jì)服務(wù)等專業(yè)服務(wù)公司。部門(mén)級(jí)的工時(shí)管理通常只應(yīng)用于企業(yè)的項(xiàng)目部門(mén)或研發(fā)部門(mén)。
工時(shí)記錄用于統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部門(mén)或研發(fā)部門(mén)員工在特定項(xiàng)目上的時(shí)間成本，主要幫助財(cái)務(wù)管理人員核算相關(guān)項(xiàng)目的人工成本。這類管理摸式通常作為企業(yè)研發(fā)部門(mén)項(xiàng)目管理的補(bǔ)充，工時(shí)管理的意義比較局限。
2、工時(shí)管理制度配套
無(wú)論什么樣的工時(shí)管理目標(biāo)，工時(shí)記錄的填報(bào)都是最重要的環(huán)節(jié)。然而，如果沒(méi)有相應(yīng)的制度去約束或鼓勵(lì)員工，沒(méi)有人會(huì)主動(dòng)、認(rèn)真、及時(shí)地完成工時(shí)記錄的填報(bào)。 因此，在明確工時(shí)管理目標(biāo)的同時(shí)，企業(yè)還必須制訂相應(yīng)配套的管理制度，為員工填報(bào)和審批工時(shí)記錄提供制度依據(jù)，從而推動(dòng)和鼓勵(lì)員工及時(shí)、認(rèn)真的填報(bào)工時(shí)記錄。
此外，工時(shí)管理制度還應(yīng)該規(guī)定如何使用員工工時(shí)記錄核算項(xiàng)目成本、計(jì)算員工工資、考核員工績(jī)效等。
3、工時(shí)管理軟件選型
在確定工時(shí)管理的目標(biāo)之后，就可以據(jù)此選擇滿足需求的工時(shí)表或工時(shí)管理軟件，選擇什么樣的工時(shí)管理軟件完全取決于企業(yè)管理需求。企業(yè)管理軟件市場(chǎng)既有工具類的工時(shí)表軟件，僅提供工時(shí)記錄、審批、統(tǒng)計(jì)等功能，也有比較全面的、企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理軟件，如諾明PSA管理系統(tǒng)，既包含工時(shí)管理功能，還包括項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算、人力資源管理功能。
4、工時(shí)管理運(yùn)行維護(hù)
工時(shí)管理軟件上線之后，還必須要有專人負(fù)責(zé)維護(hù)工時(shí)管理系統(tǒng)，一方面保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，另一方面及時(shí)更新項(xiàng)目和員工信息，保證員工可以正常填報(bào)和審批工時(shí)記錄。最重要的是，在員工還沒(méi)有習(xí)慣填報(bào)工時(shí)記錄之前，還需要各級(jí)主管積極督促本部門(mén)員工及時(shí)填報(bào)工時(shí)記錄，并進(jìn)行審批，保障工時(shí)記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
如果可以定期把工時(shí)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果反饋到員工本人和相關(guān)主管，甚至根據(jù)工時(shí)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，那么員工填報(bào)工時(shí)的積極性將進(jìn)一步加強(qiáng)。
企業(yè)級(jí)的工時(shí)管理通常應(yīng)用于專業(yè)服務(wù)公司或其它項(xiàng)目型企業(yè)，所有員工都必須填報(bào)項(xiàng)目工時(shí)記錄，工時(shí)記錄內(nèi)容廣泛，不僅包含特定項(xiàng)目任務(wù)的工作時(shí)間，還包含工作情況簡(jiǎn)要。工時(shí)記錄不僅用來(lái)精細(xì)化核算項(xiàng)目成本和利潤(rùn)， 還用來(lái)計(jì)算員工個(gè)人、業(yè)務(wù)部門(mén)在一定期間創(chuàng)造的價(jià)值，客觀考核員工、部門(mén)的績(jī)效。
