細說企業(yè)OA項目建設與系統(tǒng)應用的那些事

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    如果把企業(yè)信息化建設當成一桌大餐的話，那么OA系統(tǒng)就是第一道精致的開胃小菜。對美食家來說，大餐不一定天天有，但小菜可以天天吃。那么才能做好這道小菜呢？筆者有幸經歷過2個大型集團企業(yè)的OA項目建設，現和大家一起探討企業(yè)的OA項目建設與系統(tǒng)應用。

一、關于OA選型

    OA選型對企業(yè)而言就像一個人談婚論嫁，是一件大事需要嚴肅對待，OA系統(tǒng)作為企業(yè)管理和協(xié)同辦公的平臺，她就像生活中的伴侶一樣一旦牽手，就要天天面對，長相廝守下去。因此，關于OA選型話題的爭論從未停止過，而今面對令人臨眼花繚亂的OA廠商，更讓人難辨真?zhèn)?，難以抉擇。此時此景，就需要企業(yè)借一雙慧眼，把它看得真真切切。先從一下幾點入手：

    1、認清自己、明確需求

企業(yè)OA選型之前要做好準備工作，首先要弄清企業(yè)管理現狀和未來管理目標，做到頭腦清醒，目標明確，同時能準確的把這些管理需求傳達給供應商。主要包括：未來5年企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)聯(lián)合重組、企業(yè)組織機構、行政人事級別、企業(yè)文化和審批流程等。其次，考察行業(yè)內外OA應用成功且有借鑒性的企業(yè)，同時外聘第三方獨立咨詢公司或資深顧問給予指導，做到心中有數，有的放矢。最后，做好預算和立項。常言道：巧婦難為無米之炊，預算要合適，立項要完整。建議在咨詢顧問的建議下，適當的與OA供應商多接觸和交流，獲取必要的信息。

    2、產品功能與企業(yè)管理相匹配

    評審OA產品功能之前，首要任務是甄別OA產品的定位：行業(yè)產品還是通用產品，大型集團級產品還是單個企業(yè)級產品。定位很關鍵，一定要弄清楚，不能含糊，因為產品的定位直接關系到產品設計理念，現代企業(yè)管理思想的融入、軟件設計架構、支持企業(yè)管理層級等。例如，大型集團級OA產品就需要考慮這些功能：支持復雜的集團級組織機構（3級及以上層級，多產業(yè)多層級），與組織機構相匹配的多空間多維度辦公操作平臺，嚴謹科學的權限管理，功能強大的系統(tǒng)管理員平臺等。這點就是上述要求企業(yè)要明確需求的原因。其次，抓住OA系統(tǒng)核心功能：以事件處理流程管理為核心的協(xié)同管理，以固化管理制度為目的表單應用，以改變紙質簽批為網上審批的公文管理，以打通內部管理與外部交流為橋梁的電子郵件管理，以日常辦公事務管理的計劃/會議/日程管理，以提供常用辦公工具的常用工具模塊。

    最后，就是要考慮到OA系統(tǒng)一些特性：集成性，主要考慮與企業(yè)其他管理系統(tǒng)的集成（ERP、HR、財務系統(tǒng)等）；支持多種移動辦公設備（PDA，IPAD，手機等）；易用性，易學，界面友好，操作簡單。穩(wěn)定性好，主要體現在數據安全，系統(tǒng)運行穩(wěn)定；可維護性，除了自身具備強大的管理操作平臺，還要有專業(yè)的運維體系。這里需要強調的是，OA產品功能評審中一定要認識到輔助功能集成不需要太多，過多勢必影響其主要功能。有些OA廠家在介紹自身產品的時候一再強調功能強大包括一些HR管理、知識管理、智能報表等等，其實認真分析這些模塊的功能，會發(fā)現大多是一些花拳繡腿，唱高調，炒作概念，而它提到的上述功能，哪些是只有獨立且專業(yè)的管理軟件才能完成的。所以請記住專業(yè)的事情交給專業(yè)的系統(tǒng)，小菜就是小菜，不能冒充大餐的價格，OA就是OA，不能讓它承擔太對，否則會讓你失望的。

    3、商務談判要徹底

    OA項目建設費用主要包括：產品許可費、軟件實施費、硬件投入（服務器和存儲）、商業(yè)數據庫（ORACLE、SQLSERVER、MYSQL等）、差旅費和運維費等。其中產品許可費、軟件實施費和運維費是最容易產生糾紛，將重點分析。其他幾項費用一般都是企業(yè)尋找第三方提供，且一次性投入。

    1) 產品許可費

    簡單地講就是協(xié)同管理系統(tǒng)產品費用。一般分為二種：一次性包干費用和用戶并發(fā)數費。一次性包干費用是指產品許可費一次支付，不受用戶數和并發(fā)用戶數限制的。用戶并發(fā)數是指OA用戶并發(fā)數限制的，用戶同時在線使用OA系統(tǒng)的數量是受限制的。例如：以OA并發(fā)數500個為例，即該OA系統(tǒng)支持同時在線用戶數為500個,超500個，其他用戶將無法登陸。這樣在商務談判中一定要明確，如果是一次性包過費用就要加以說明，如果是用戶并發(fā)數，就要在談判中約定并發(fā)數，一般企業(yè)的管理者占總人數的30%。以此可作為參考值。另外，也要考慮到未來企業(yè)3年內的發(fā)展，同時建議在合同中約定后續(xù)新增的并發(fā)數的單價或計算依據。

    2) 軟件實施費

    通俗的講就是OA系統(tǒng)從產品部署到系統(tǒng)正式應用過程中投入OA顧問的費用。一般視OA項目和企業(yè)規(guī)模而論，作為OA實施方，它們都有自己一套標準的OA項目實施方法論，一般以項目管理的思想作為指導。實施費建議按照實施方投入顧問的工作量（人天數）和顧問單價來計算，同時注意培訓內部實施顧問。

    3) 運維費用

    OA運維費用是指OA項目驗收后，OA系統(tǒng)已交付甲方使用之后，甲方需乙方提供服務而支付的費用。一般在OA系統(tǒng)運行過中出現了問題，而甲方自身無法解決，則需OA廠家或OA實施方提供技術支持給予解決。建議通過談判做到，免費提供遠程支持和電話支持，需到現場解決問題按人天費用計算。

二、關于OA實施

    OA實施就是知識轉移、管理理念更新和辦公習慣改變的過程。期間，最重要的工作和最有效的方法就是培訓。根據項目實踐，OA項目實施建議采取“速贏+提升”的策略，首先部署實施急需的，見效快，易實施的模塊，例如：協(xié)同管理和表單應用模塊。從而達到速贏的效果。然后在企業(yè)OA應用取得企業(yè)廣泛認可的基礎上，完成公文管理模塊的實施，以實現應用提升的目的。關于OA實施方法取決于OA項目本身，概括為兩方面內容：企業(yè)情況和產品特征。在項目前面已經討論過產品功能要和企業(yè)管理相匹配。分二種情況進行分析：

    1) 單個企業(yè)和企業(yè)版OA產品。建議采取師傅帶徒弟方式傳授知識，培訓分二個層級開展：企業(yè)管理層和企業(yè)普通用戶。其中企業(yè)管理層培訓由實施顧問來主講，企業(yè)OA系統(tǒng)管理員協(xié)助，建議采取集中培訓和答疑。在培訓內容上更多地是安排一下OA產品理念和OA系統(tǒng)操作的內容。目的是讓企業(yè)管理者樹立OA系統(tǒng)辦公的信心，同時號召他們做好OA應用的榜樣。普通用戶培訓建議以企業(yè)OA系統(tǒng)管理員主講，實施顧問指導?；蛘邔嵤╊檰柡蚈A系統(tǒng)管理員交叉進行。這樣不僅降低OA實施費用，而且為企業(yè)培訓了內部OA講師，并為今后OA運維提供了保障。另外除了培訓外，OA產品安裝、服務器部署和OA系統(tǒng)初始化（企業(yè)組織機構創(chuàng)建、崗位職務設置和OA用戶創(chuàng)建等）建議在實施顧問的指導下，由企業(yè)信息化中心配合完成。按照這種實施方法，一個實施顧問大概一周工作日就可以完成。

    2) 集團型企業(yè)和集團版OA產品：建議采取“自上而下、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、集中培訓”的策略。自上而下是指實施的指導思想。項目團隊要營造和宣傳這樣一種氛圍，并堅定這樣的信心：OA項目是公司“一把手”工程，得到公司領導大力支持，集團總部親歷推行的系統(tǒng)。統(tǒng)一規(guī)劃是指系統(tǒng)初始化中的數據和OA實施主計劃。初始化過程中的基礎數據主要包括：企業(yè)組織機構名稱和層級、職務和崗位的名稱和管理層級等。分步實施是指實施單位和實施模塊的順序要分步進行。對應集團型企業(yè)，由于下屬產業(yè)或者企業(yè)比較多，企業(yè)之間的管理者態(tài)度、管理水平、員工素質和IT應用水平都存在差異，這些就決定著OA功能模塊實施的順序，一般來講，協(xié)同管理比較簡單，表單應用和公文管理都涉及到管理層參與和領導審批習慣改變，相對較難。另外，企業(yè)之間的距離和經營季節(jié)也要考慮，即不能讓實施團隊的時間浪費在路途上，也不能員工在企業(yè)生產經營旺季離崗脫產培訓。集中培訓是指以企業(yè)為單位進行集中培訓，缺席領導可以單獨補課。這樣做有2個好處：領導帶頭參訓，營造氛圍，鼓舞士氣，保證了培訓質量；提高培訓效率，降低實施費用。綜上所述，在實施過程中兩關鍵點需要把握：找合適的人和做正確的事。首先要找到合適的人，即從各成員企業(yè)選拔好合格的OA系統(tǒng)管理員，不僅為OA項目實施組建團隊，而且為今后OA系統(tǒng)的運維籌集支持體系。然后要做正確的事，主要是結合企業(yè)管理水平和當前企業(yè)“政治”氛圍，領會管理層的思想，利用好現有的資源，同時項目組的工作計劃要得到管理層認可和支持。最后就是組織有力，快速推進，實現速贏。

三、關于OA應用

    在這里引用一位信息化建設和企業(yè)管理專家王運豐一句話，他是這樣形容OA應用：“易學難精，易用難深”，究其原因：管理者觀念難以轉變，責任在于領導。

    “易學難精”很容易理解，就是OA項目的特點，只要完成培訓，大家立刻就會登錄操作，OA系統(tǒng)用戶馬上劇增。但是分析一下他們的OA應用情況，會發(fā)現這些的現象：他們能應用OA系統(tǒng)功能不到30%，一般用于：文件傳送，在線聊天和討論區(qū)灌水等。一般會應用OA模塊做到的是協(xié)同工作，也只是其中的常規(guī)功能，其他協(xié)同工作模塊的高級應用基本上不用，例如：協(xié)同工作模塊中高級處理功能，模板調用和督辦設置等等，至于其他OA功能模塊：表單應用和公文管理，更是不知所云，無從下手了，因為作為OA系統(tǒng)精華的表單應用和無紙化辦公標志的公文管理都是與領導和管理者緊密相關的，只有他們是作為決策者在OA系統(tǒng)中審批，員工才能夠在OA系統(tǒng)中查閱，從而達到高效辦公，快速執(zhí)行的目的。

    “易用難深”同樣可以理解，同樣以OA表單應用和公文管理的應用為例，OA表單應用實質是以OA為管理平臺，把企業(yè)現有管理制度流程化和管理模式（或成果）固定化的過程，也是企業(yè)管理水平和制度執(zhí)行力的體現。例如：容易實現OA表單應用的主要包括：人力資源管理類：員工月度計劃總結表單，員工月度工作考核表單和假期或差旅申請表單等等；財務類：員工費用報銷單、預備金借用單等。OA公文管理則是無紙化辦公，網絡辦公，高效辦公的直接表現。沒有使用OA公文管理時，舉個例子：下級單位呈上一份請示文件或者集團總部需要下發(fā)一份公文，辦事員就需要收文、整理、打印、等待領導審批、回復或簽發(fā)。這個周期少則10天多則1個月，尤其對于大型集團型企業(yè)。想必大家都知道知道：領導很忙，檔期很滿，實屬無奈。這樣的結果：下級單位抱怨效率太低，部門領導批評辦事不力，辦事員委屈地說公司領導沒有審批，公司領導會說沒有看到要審批文件。究其原因：他們缺少一個統(tǒng)一的，不受時空限制，不受傳統(tǒng)思想束縛的辦公平臺OA系統(tǒng)。如果企業(yè)啟用了OA公文管理，就可以改變原來受時空和制度限制的“人找人辦事”的被動模式，改為現在地球村全天候“事找人辦事”的主動模式。

    最后，給大家講一個故事：某大型集團企業(yè)，在集團總部進行OA系統(tǒng)上線培訓，當時總部有70多人，采取集中培訓的方式，組織了2次，都是因為一下公司領導缺席而未到預期的目標，從而出現這樣一種現象：OA在線用戶大都是信息中心或者一些年輕人，同時在線人數不超過10人。這時，一個公司領導就這樣對OA項目組說道：本周OA上線人數超過20人就算你們“成功”了。面對領導質疑，項目組顯得無奈和沮喪，但是信息化負責人卻信心十足，并找到了提高員工OA應用熱情的方法。方法很簡單：要求公司總裁每天上班第一件事：登陸OA系統(tǒng)。這招果然奏效，不到3天，OA在線人數已經突破了50人，超過總部70%人數在使用OA了。這個事情讓大家明白了一個道理：OA項目是一把手工程，領導口頭說100次支持，不如行動支持1次。