一種基于WEB方式的遠程協作協同管理軟件

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一、前言

    隨著計算機技術的不斷發(fā)展，和辦公系統在各行各業(yè)的普遍推廣使用，傳統客戶，服務器方式的辦公系統逐漸暴露出其不可改變的同有缺點，越來越不能適應現代化的管理，因而改變傳統客戶機／服務器方式的辦公系統就迫在眉睫。在這種情況下，采用WEB方式設計辦公系統，開發(fā)基于Web方式的遠程協作辦公自動化系統就成為當務之急。

    針對上述這些情況，我們開發(fā)了一種基于WEB方式的遠程協作辦公自動化系統。該系統以Notes／Domino技術為基礎，通過WEB技術、JAVA技術、信息安全技術等當前的主流技術，采用了面I句對象的方法，系統配置靈活，使用方便，穩(wěn)定可靠，實現了對公義審批、收發(fā)文、檔案、信息發(fā)布等管理，并通過Internet實現異地辦公、移動短消息、即時通信等。該系統將企業(yè)內部與外部信息統一考慮，通過跨平臺的信息集成和發(fā)布技術，為企業(yè)構造了堅固和寬廣的信息基石。

二、系統設計

    1、系統目標

    辦公自動化系統不僅要適應企業(yè)的各類機構調整，促進企業(yè)資源的合理配置，優(yōu)化企業(yè)機構運作流程，還應其有可用性、可靠性和易維護性，成為一個真正有效的全面支持企業(yè)運作計算機化的系統。通過該系統的推廣應用，應達到以下的目標：

    (1)減輕辦公人員的勞動強度，提高辦公效率，促進工作流程的規(guī)范化和制度化；

    (2)協同工作：內置強大的工作流定制工具，幫助企業(yè)輕松實現各種審批、簽批、文件處理等業(yè)務流程；

    (3)通訊機制：建立郵件以及消息系統，實現企業(yè)內部員工的電子化交流；

    (4)信息發(fā)布：通過電子公告板、通知、論壇、電子刊物、規(guī)章制度等系統，實現信息的及時發(fā)布；

    (5)業(yè)務流程化：堅持業(yè)務驅動的原則，根據企業(yè)的實際情況，提供先進的、實用的物資管理、合同管理等模塊；

    (6)持續(xù)的系統擴展與集成：采用跨平臺、模塊化設計，方便系統的不斷升級，另外提供多種接口，方便OA系統與企業(yè)的其他系統集成。

    2、系統原則

    綜合信息技術的現狀和發(fā)展趨勢，@Office的建設確定了立足于先進成熟的主流技術(JAVA技術、移動技術)和主流產品(Notes／Domino)，在技術開放和高度集成的基礎上，進行高層次的應用開發(fā)，同時系統的建設做到“統一領導、統一規(guī)劃、統一建沒、統一管理”。并確保系統實用且優(yōu)化，易使用，易維護，易擴展Ⅱ高度安全可靠的設計原則。

三、系統結構和功能

    1．系統結構

    @Office辦公自動化系統的各個應用數據庫分為七個部分：公告欄．驗證管理．日程安排．電子論壇，收發(fā)文，進銷存．主頁數據庫七個應用數據庫。

    該系統@Officee由八個子功能組成，分別是：公司主頁、電子郵件、個人秘書、電子論壇、收發(fā)文、公共信息、進銷存、即時通信。圖1顯示了該@Office系統的功能圖。

    2、功能介紹

    (1)公司主頁

    提供了一個鏈接，用于鏈接到公司的主頁上。

    (2)電子郵件

    提供電子郵件箱，用戶可以與其他用戶進行電子郵件的交換，交換的信息也不僅僅局限于文本字符，還包括圖形、圖片、動畫、聲音等多媒體信息，以及各種文件或程序，如Word文檔、Excel表格，甚至Java程序等各式各樣的信息。

圖1 系統功能圖

    (3)個人秘書

    個人秘書實現了三種功能：待辦事宜，日程安排，修改口令。

    (4)電子論壇

    (5)收發(fā)文

    收文：對來文進行及時的登記，呈批，歸檔，備查處理，規(guī)范收文流程，清晰審批過程，按照流程規(guī)定的審批要求進行審批。避免重復輸入，快捷、靈活的查找文檔。

    發(fā)文：規(guī)范發(fā)文流程，撰寫發(fā)文，歸檔，呈批，按照發(fā)文流程規(guī)定的審批方式自動郵遞給審批人進行審批工作，靈活的查找功能。

    (6)公共信息

    公共信息包含兩個部分：公告管理和公用通訊錄。

    (7)進銷存

    進銷存包括合同管理，進銷管理，庫存查詢，簽名管理。

    (8)即時通信

    即時通信包括即時通信和移動通信。

四、系統設計中的關鍵技術

    本系統以Lotus Notes／Domino群件技術為基礎。同時在此基礎上加入了即時通信技術，安全機制，信息檢索技術，移動技術等技術，下面就這幾個技術進行簡要的介紹。

    1、信息檢索技術

    在Lotus Notes中，信息是以文檔的形式保存在數據庫中的，一個文檔相當于關系數據庫中的—個記錄。在NOTES應用中，對信息的查詢就是對文檔的查詢。在本@Office系統中，對文檔的查詢主要以下幾種方式：全文檢索，按關鍵字查詢．多個關鍵字聯合查詢。

    全文檢索是Lotus Notes提供的基于數據庫全文索引的搜索工具，也可以稱為模糊檢索。它根據給定的檢索關鍵字在整個數據庫中搜索，并把搜索結果顯示在該視圖的頂端。實現全文檢索的關鍵是為該數據庫建立全文索引，并定時廢棄舊索引，進行新索引。如果沒有及時進行索引，檢索的結果與數據庫中的信息就會有出入。

    2、即時通信技術

    高效、靈活、即時的通信是一個公司取得成功的關鍵。無論與您一起工作的人是在同一辦公室還是分散在世界各地，@Office系統都可以幫助您實現比以往更好的通訊。這就意味著您能在幾分鐘之內和您的部下召開一次討論會，而不再需要逐個通知。以Lotus SameTime為平臺的@Office即時通信系統為用戶提供了一個最完整的實時協作商務解決方案，包括多種強大的功能，如即時通信、白板、發(fā)送Web頁面、屏幕共享、音頻和視頻會議等等。

    利用Lotus SameTime靈活強大的工具包，加入JAVA Applet類在該工具包的基礎上開發(fā)出大量新型的應用，借助Internet介入客戶服務并與之建立更加良好的關系。使員工的工作更加高效。JAVA Applet類存放在服務器端，客戶端用戶下載該數據包并在本地執(zhí)行，即可實現即時通信了。實現即時通信必須有一定的系統環(huán)境：SameTime服務器，支持IBM SameTime應用平臺；Domino服務器，支持IBM Lotus應用平臺；Web服務器，企業(yè)內其他Web應用服務器，可以是IIS等，支持asp、asp.net、jsp和html等；客戶端：IE 5.0以上，可以支持html、asp、asp.net、jsp、java applet等各種應用接口。

    3、移動技術

    本系統的移動技術采用Domino EveryPlace SMS Server短消息應用擴展服務器，利用手機和串口線的連接方法來實現。該方案在Domino EveryPlace SMS Server短消息應用擴展服務器的基礎上加入具有無線短消息接入的SMM短信貓以及后臺Notes移動數據業(yè)務系統，為Domino 6用戶實現從有線到無線的端到端解決方案。具體的實現要求是：SMM短信貓服務器(SMM配置軟件包Desktup，SMM應用軟件包Configer)；Domino服務器端(Windows 2000企業(yè)版+服務包，Lotus Domino R5或者R6，Domino EveryPlace SMS Server，Notes移動數據業(yè)務系統)；Domino客戶端(MS Windows 2000，IE 5.x或以上。Lotus Domino Administrator R5或者R6，Lotus Domino Designer)。該方案實現了新到郵件、待辦事宜的短信提示。

    4、完善的安全機制

    Lotus Notes／Domino支持信息存儲加密、傳輸加密。信息加密的單位是字段一級；支持數字簽名技術；支持X.509許可證驗證手段；通過權限控制等手段賦予不同用戶在應用系統中的“角色”。此外，Notes／Domino支持NT上的“單次登錄”、身份認證、數據加密、數字簽名、權限控制等機制。由于本系統是基于Notes／Domino開發(fā)的，對于本系統和本系統所管理的所有信息和數據單元，系統都提供了良好的保護，避免了非法的存取和惡意的破壞。除了Notes／Domino本身的安全機制外，系統還提供了數據訪問日志。清晰記錄各文檔的讀取、修改情況。