計世獨家：杭州OA項目啟動會不是花瓶

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計世獨家：杭州OA項目啟動會不是花瓶1

如果把項目啟動會理解成僅僅是領導在臺上發(fā)表一番講話、宣布項目啟動，那就錯了。

【計世獨家】項目啟動會議的召開標志著杭州OA項目從選型及商務階段進入實施階段，雙方合作從此拉開序幕。項目啟動會是整個項目過程中重要的里程碑，開好項目啟動會意義重大，直接關系到日后項目的順利開展。

首先，項目啟動會是通報會，就是把前一階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關人員進行通報，使他們了解項目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好的配合做準備。

其次，項目啟動會是誓師會，通過宣講實施杭州OA項目的動因及意義，增強員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識。通過高層領導的演講，向公司內(nèi)部及實施顧問表達一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。

再次，項目啟動會是培訓會，杭州OA廠商實施顧問的演講，可以使公司員工大體上了解杭州OA的相關知識，如果再設置問答環(huán)節(jié)，則更可以有針對性地解疑釋惑。

“功夫在詩外”

開一個會不難，難的是會前大量和細致的準備工作。前期工作主要是項目資源的配備和溝通，包括組建項目組、制定任務計劃及相關制度，另外就是開展培訓和溝通，即讓公司領導和相關業(yè)務骨干等與項目有關的人員對杭州OA有一定了解，因為只有了解了才談得上參與、支持和配合。啟動會前的準備工作除了確定會議時間、場地、橫幅、參會人員之外，還包括調(diào)好投影、擴音設備等，重點是會議資料的準備。這些資料一般有項目任務書、實施計劃表、項目公約、演講PPT、講話稿等等。

項目啟動會前，必要時可以先行召開一個準備會議，集思廣益、拾遺補缺，并重點對各個環(huán)節(jié)、各項任務進行安排和協(xié)調(diào)，落實到人頭，確保會議屆時能務實、高效地進行。組織者可以提前邀請企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場予以采訪、拍照及報道，以擴大項目聲勢及影響。所有準備工作就緒后，項目經(jīng)理應將啟動會的安排情況向公司領導匯報，征求意見，并及時完善，同時應將準備好的資料讓公司領導過目。

啟動會議程5W

等前期準備工作都已確定之后，需要下發(fā)項目啟動會通知。通知的主要內(nèi)容是會議議程，議程要清晰表述5W，即會議時間、地點、參會人員、會議主題，以及簡要說明會議的目的和要求。公司領導批復時可以強調(diào)此會的重要性。

啟動會主持人一般由企業(yè)杭州OA項目經(jīng)理主持，他是建設方和業(yè)主方的溝通橋梁，也是項目實施的核心。會議時間不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會議地點以公司內(nèi)部室內(nèi)會場、禮堂為宜，要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會人員除了公司領導、管理人員、項目組成員外，還應有實施方代表，如杭州OA廠家高層、實施顧問、客戶經(jīng)理等。會議議程一般是企業(yè)領導及廠家高層講話。企業(yè)領導講話時除了宣布項目指導委員會及項目組成員，并向項目經(jīng)理和項目小組成員進行授權外，還要宣布相關獎懲制度，給各部門壓力及要求，更重要的是顯示領導對項目的重視和決心。

杭州OA廠家領導的講話要表明廠家對該項目的重視，會提供一流的資源和服務，與企業(yè)共同努力確保項目成功。然后由企業(yè)項目經(jīng)理發(fā)言，著重講述項目選型過程、介紹項目組成員及分工、宣布實施計劃表; 可以安排雙方項目組成員全體亮相、進行宣誓等環(huán)節(jié)。杭州OA廠家項目經(jīng)理則應向企業(yè)介紹實施方項目組成員及職責，并做杭州OA項目實施方法的主題演講。如果需要，還可以進行杭州OA理念和項目管理的簡單培訓，用案例重點說明杭州OA項目實施成功的條件和導致項目失敗的原因，讓企業(yè)吸取教訓、引以為戒。最后是簽署項目公約，以此獲得領導及各部門一把手對項目資源的承諾和保障。