天獅集團建設學習型企業(yè)案例

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    現(xiàn)代企業(yè)經營過程中，企業(yè)的高級管理人員經常遇到這樣的問題：企業(yè)員工面對企業(yè)內部浩如煙海的信息資源，卻不知如何下手；企業(yè)決策者面對復雜的人工批復流程，常常因為決策過程緩慢而不得不錯失商機；客戶因為不能在最短的時間找到合適的人響應其需求而牢騷滿腹；客戶服務滿意度，也因為員工無法及時回饋信息而下降。

　　“這是因為公司沒有從制度上、文化上形成鼓勵知識共享和創(chuàng)新的體系，管理長期處于低水平重復運作狀態(tài)。”天獅集團KOA項目負責人崔景玉談起上述現(xiàn)象時說，“員工之間缺乏有效的溝通工具和管理工具，信息存儲在員工各自的電腦中，無法實現(xiàn)知識共享和提升。崗位案例和工作資料以紙文檔形式在各部門文件柜中封存，難以及時查閱，經常出現(xiàn)業(yè)務有交叉的部門做重復工作的現(xiàn)象。業(yè)務流程依然采用傳統(tǒng)的紙文件形式傳送，知識沉淀在少數(shù)人手中，一旦員工流失，就會紿我們帶來巨大的知識流失?！?

　　天津天獅集團看到了知識管理系統(tǒng)所具有的強大生命力和廣闊的發(fā)展前景。“從1997年向海外發(fā)展至今，我們天獅集團業(yè)務已遍及世界五大洲170多個國家，在其中的90多個國家建立了分公司?！碧飒{集團董事長李金元說,“為了向國際化、制度化、科學化、信息化發(fā)展，保證信息溝通的暢通，我們提出了全球戰(zhàn)略一體化的目標，也就是通過知識管理來實現(xiàn)知識共享，通過多層次多文化背景的人才流程管理、資源整合，實現(xiàn)內外置換、跨部門置換、跨地區(qū)置換、跨國界置換、貨幣置換、物流置換、人才置換等，為我們的企業(yè)產生最大效益。選擇知識管理是我們在國際化戰(zhàn)略期間提升核心競爭力的考慮。”

　　建設學習型企業(yè)

　　在信息時代，企業(yè)的無形資源（包括價值體系、思維模式、協(xié)作、文化、經驗、思想、信息、知識）已經成為企業(yè)的戰(zhàn)略性資源和生產力要素，知識管理是企業(yè)面對新形勢下所做出的戰(zhàn)略反應。天獅集團作為一家快速發(fā)展中的大型連鎖直銷企業(yè)，他的突出特點是規(guī)模不斷擴大，發(fā)展速度很快。針對這樣的企業(yè)，知識管理可以提供怎樣的支持呢？天獅集團信息化執(zhí)行總監(jiān)卜靜的回答是：“企業(yè)知識管理并不是懸在空中或是獨立于其他管理范疇之外的管理內容，而是與具體的職能管理相結合的基礎管理。我們建設KOA(知識管理)辦公自動化平臺，也就是有效地保住了市場。” 經過認真調研和比較，深圳藍凌科技最終成為天獅集團KOA項目的合作伙伴。

　　跨越第三代OA標準 

　　事實上，現(xiàn)在的辦公已經不再是簡單的文件處理，不再是單純的行政事務了?，F(xiàn)代辦公的任務是提高整個企業(yè)的運作效率，進而提高企業(yè)的核心競爭力。在網絡時代，企業(yè)的管理重點已經從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率。而“辦公”實際上又是通過單位內部人與人、人與部門、部門與部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調來實現(xiàn)單位整體目標的過程。企業(yè)日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售、庫存管理、生產計劃、器材需求、技術管理、質量管理、成本、財務計算、勞資、人事管理等。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助企業(yè)對信息流進行科學合理的控制，提高辦公效率。所以，OA是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎，OA必須要從MIS、ERP、電子商務等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策?？梢哉f，第三代辦公自動化系統(tǒng)的核心就是知識，實現(xiàn)的基礎技術就是知識管理。

　　天獅集團知識管理平臺系統(tǒng)從總體功能上來說，分成兩大部分：

　　·基于知識管理的辦公系統(tǒng)；

　　·基于知識管理的辦公協(xié)作與知識發(fā)掘集成系統(tǒng)。

　　基于知識管理的辦公系統(tǒng)主要包括四部分應用：經驗知識管理、組織文化管理、規(guī)范協(xié)作管理、行政辦公管理。

　　經驗知識管理 主要內容包括建立員工工作總結，以案例形式匯集工作方法、經驗、技巧，形成知識文檔；利用專家網絡推動知識共享；建設員工培訓和考試系統(tǒng)，動態(tài)評估員工學習狀態(tài)等。

　　規(guī)范協(xié)作管理 以工作流協(xié)作思想和任務管理為基礎實現(xiàn)企業(yè)高效運作。

　　組織文化管理 通過企業(yè)網絡窗口、網上調查、內部論壇、電子期刊、電子賀卡等形式打造企業(yè)文化特色，塑造企業(yè)凝聚力。

　　行政辦公管理 以公文流轉為核心，依托電子化手段，實時完成企業(yè)辦公管理作業(yè)任務。

　　基于知識管理的辦公協(xié)作與知識發(fā)掘集成系統(tǒng)，包括KOA系統(tǒng)門戶、電子郵件與通信平臺、專項事務管理、系統(tǒng)管理與核心服務集成等，配合核心平臺應用，可以很好地發(fā)揮輔助功能效果。

　　從不同用戶類別使用的角度來看，系統(tǒng)可分成內部協(xié)作和商務流程兩大部分。內部協(xié)作是針對天獅集團內部的員工在辦公、決策、業(yè)務資料的審核、業(yè)務處理等方面，實現(xiàn)信息管理和業(yè)務流程自動化；商務流程是針對成員（代理商、客戶）的信息服務和交易輔助自動化。

　　整個系統(tǒng)的操作界面使用標準瀏覽器（如MS IE5）。系統(tǒng)業(yè)務邏輯層基于IBM的領先電子商務和協(xié)作商務平臺IBM Domino。數(shù)據(jù)存儲層針對業(yè)務和數(shù)據(jù)的特性分別采用IBM Lotus Domino和Oracle 8i。

　　知識管理助天獅內力提升

　　首先，天獅KOA知識管理辦公平臺為員工的辦公提供了極大的幫助。通過這個平臺，員工可以方便地了解所需要的知識。同時，通過天獅KOA知識管理辦公平臺，員工還可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯(lián)系，尋找所需內容；其次是電子協(xié)作。在集成的協(xié)作環(huán)境中，員工可以了解自己的工作任務、工作組成員以及所需要的信息和處理流程，進行有效協(xié)作。再者是內容管理。辦公中所涉及的各種非結構化文檔使得內容管理成為知識管理不可缺少的部分，而內容管理解決方案還具有提供分類、發(fā)布和管理文檔及內容的能力。最后是知識發(fā)現(xiàn)。從浩如煙海的文檔中發(fā)現(xiàn)有用文檔是知識管理面臨的一個重要問題。知識發(fā)現(xiàn)就是通過創(chuàng)建和分析上下文的關系幫助用戶找到有用的文檔。

“知識管理是一個長期的工程，是一個需要不斷進化的商業(yè)計劃，平臺建設只是一個工具，如何有效而且高效地使用它才是最重要的。我們希望通過借助KOA辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)我們的可持續(xù)發(fā)展和不斷創(chuàng)新?！碧飒{集團董事長李金元說，“最近，我們還吸引了部分進入世界五百強的企業(yè)的執(zhí)行總裁來天獅，他們感覺我們公司的管理氛圍和員工面貌與一般企業(yè)的確不一樣，這是我們苦練內功的結果。搞知識管理只有起點，沒有終點?！?