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如何在項(xiàng)目管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)有效溝通
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作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,溝通可以有許多形式,包括和項(xiàng)目相關(guān)人,內(nèi)部成員的溝通,以及公司,供應(yīng)商和更多其他方面的溝通。 項(xiàng)目溝通可能是口頭或通過(guò)電子郵件,以及項(xiàng)目章程和項(xiàng)目計(jì)劃,項(xiàng)目變更和項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。 這一系列內(nèi)容只是項(xiàng)目經(jīng)理溝通工作的一小部分。在這里,我會(huì)提出一些簡(jiǎn)單的方法來(lái)保持明確有效的項(xiàng)目溝通。信息發(fā)布要透明
你的項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該包含項(xiàng)目溝通策略,說(shuō)明您將如何與你的團(tuán)隊(duì)和客戶,以及何時(shí),以何種形式進(jìn)行溝通。
通過(guò)簡(jiǎn)單的圖表,約定每周一次的例會(huì),例如每星期一上午,會(huì)后會(huì)議紀(jì)要記下會(huì)議的后續(xù)行動(dòng)。 不管效果怎樣,關(guān)鍵是從項(xiàng)目伊始就建立一個(gè)預(yù)期來(lái)說(shuō)明你的溝通意圖。要是團(tuán)隊(duì)和客戶有其他更有效方法,我們也可以借鑒。但是只有大家知道期望值是什么才會(huì)對(duì)項(xiàng)目有信心。
重復(fù)永遠(yuǎn)沒有壞處
項(xiàng)目過(guò)程中當(dāng)有決策定下來(lái)以后,不管是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是和客戶之間,一定要書面記下來(lái)。項(xiàng)目過(guò)程中有無(wú)數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定,不記下來(lái),可能今天說(shuō)明白了明天就忘了。
永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為:總有人會(huì)來(lái)記錄和分發(fā)這些決定,自己動(dòng)手!其實(shí)通常一個(gè)簡(jiǎn)單的電子郵件就夠了,而且有一個(gè)文檔線索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié)。
抓住要點(diǎn)
項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。團(tuán)隊(duì)成員都很忙,他們看郵件只會(huì)去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容:什么事兒? 和我有關(guān)嗎? 我要做什么? 什么時(shí)候?
簡(jiǎn)潔語(yǔ)言覆蓋稱述內(nèi)容,而不要長(zhǎng)篇大論。總是抓住要點(diǎn),基于要解釋的問題提供必要的背景資料。項(xiàng)目溝通是每一天的工作。要時(shí)刻問自己:說(shuō)的清楚嗎,是否提供了比較的信息。這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)鍵的技能之一,并且可以持續(xù)的改進(jìn)。
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