綜合管理：項(xiàng)目經(jīng)理如何召集項(xiàng)目會(huì)議

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做為一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)常召集會(huì)議是必然的，但如何能有效的召集會(huì)議，如何更好的利用會(huì)議來(lái)為項(xiàng)目服務(wù)呢，特別是一個(gè)沒(méi)有多少驗(yàn)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，有時(shí)對(duì)會(huì)議的把握就不是那么的準(zhǔn)確到位，以下的幾點(diǎn)希望能大家有所幫助。
　　一、召集會(huì)議的正當(dāng)理由
　　1、召集一些人一起討論某一問(wèn)題。如對(duì)一某一個(gè)問(wèn)題，需求一些人來(lái)進(jìn)行討論，那這將是召集會(huì)議的一個(gè)很好的理由，在項(xiàng)目中可以以專題會(huì)議的形式召開(kāi)，并形成會(huì)議紀(jì)要，有結(jié)論及后續(xù)的行動(dòng)方案，此類會(huì)議可以根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展經(jīng)常召開(kāi)，可以是臨時(shí)的，也可以是定期的（如項(xiàng)目狀態(tài)分析會(huì)議）。
　　2、需求經(jīng)過(guò)大家的同意，而不是通過(guò)行政命令來(lái)做的決定事情。當(dāng)某一事項(xiàng)要經(jīng)過(guò)大家的同意，如效率考核等，這時(shí)就應(yīng)該通過(guò)召集會(huì)議的形式來(lái)確定，并得到執(zhí)行。
　　3、討論一些有爭(zhēng)論的問(wèn)題。項(xiàng)目的過(guò)程中，經(jīng)常有一些問(wèn)題是爭(zhēng)論不休的，這時(shí)從項(xiàng)目完成的角度考慮，將召集會(huì)議，對(duì)這種有爭(zhēng)論的問(wèn)題進(jìn)行討論，并形成統(tǒng)一的觀點(diǎn)，在項(xiàng)目中很有必要。
　　4、當(dāng)人們以前沒(méi)有碰過(guò)面的時(shí)候需要大家召集一起開(kāi)會(huì)(如kick off) 。這種見(jiàn)面的會(huì)議有利于項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。
　　二、不召集會(huì)議的理由
　　1、沒(méi)有必要召開(kāi)會(huì)議的就不召開(kāi)
　　如項(xiàng)目過(guò)程中，對(duì)一些會(huì)議的召開(kāi)不會(huì)取得結(jié)果或效果的會(huì)議就盡量不要召開(kāi)，會(huì)議是根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展來(lái)決定的，為項(xiàng)目而服務(wù)的，不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)。
　　2、一個(gè)會(huì)議如不需要某人來(lái)參加的，就不必邀請(qǐng)他
　　為了提供會(huì)議的質(zhì)量，會(huì)議的過(guò)程要進(jìn)行考慮，如果此人對(duì)會(huì)議的內(nèi)容無(wú)關(guān)或?qū)?huì)議的決不付責(zé)任，那么就不要考慮某人來(lái)參加會(huì)議。如架構(gòu)設(shè)計(jì)的會(huì)議，編碼人員就不要參加。
　　3、如你認(rèn)為沒(méi)有必要開(kāi)會(huì)的，那么就取消他
　　隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，原來(lái)約定的一些會(huì)議可以會(huì)認(rèn)為沒(méi)有必要，那么你就取消他。如項(xiàng)目初期，一周開(kāi)一次的項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議，到了項(xiàng)目進(jìn)展到一定程度后，完全可以改為二周一次。
　　三、會(huì)議經(jīng)驗(yàn)：
　　如一個(gè)會(huì)議有8位以上的人參加，那未必每個(gè)人都能對(duì)會(huì)議有所貢獻(xiàn)（除非“召集大家來(lái)通報(bào)情況”）；如會(huì)議需要討論，參加的人應(yīng)該少一些；記住要預(yù)定您開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)，并安排一個(gè)大家都有空的時(shí)間；建議由專門(mén)的人員(如項(xiàng)目助理)來(lái)安排會(huì)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)如你需要召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，那就召開(kāi)吧；項(xiàng)目的過(guò)程中，你可能對(duì)某一些問(wèn)題認(rèn)為有必要召開(kāi)會(huì)議，那就召開(kāi)，要基于你自己的判斷，并能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生極積的影響。
　　如團(tuán)隊(duì)成員需要開(kāi)一個(gè)會(huì)，那就鼓勵(lì)他們開(kāi)；這過(guò)程說(shuō)明了團(tuán)隊(duì)的成員在實(shí)施過(guò)程中有困難，認(rèn)為需求使用會(huì)議的方式來(lái)討論問(wèn)題，解決問(wèn)題，通報(bào)問(wèn)題等；應(yīng)該鼓勵(lì)他們開(kāi)會(huì)來(lái)解決問(wèn)題，統(tǒng)一思想?！拔也恢涝撊绾巫?，因?yàn)檫€沒(méi)有人召開(kāi)一個(gè)關(guān)于這方面的會(huì)議”，那就由他組織一個(gè)會(huì)，這說(shuō)明項(xiàng)目中存在的問(wèn)題還沒(méi)有統(tǒng)一一致的目標(biāo)，這時(shí)應(yīng)該鼓勵(lì)開(kāi)會(huì)來(lái)解決問(wèn)題。考試大編輯整理