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綜合管理:項目經(jīng)理如何召集項目會議
一、召集會議的正當(dāng)理由
1、召集一些人一起討論某一問題。如對一某一個問題,需求一些人來進(jìn)行討論,那這將是召集會議的一個很好的理由,在項目中可以以專題會議的形式召開,并形成會議紀(jì)要,有結(jié)論及后續(xù)的行動方案,此類會議可以根據(jù)項目的進(jìn)展經(jīng)常召開,可以是臨時的,也可以是定期的(如項目狀態(tài)分析會議)。
2、需求經(jīng)過大家的同意,而不是通過行政命令來做的決定事情。當(dāng)某一事項要經(jīng)過大家的同意,如效率考核等,這時就應(yīng)該通過召集會議的形式來確定,并得到執(zhí)行。
3、討論一些有爭論的問題。項目的過程中,經(jīng)常有一些問題是爭論不休的,這時從項目完成的角度考慮,將召集會議,對這種有爭論的問題進(jìn)行討論,并形成統(tǒng)一的觀點,在項目中很有必要。
4、當(dāng)人們以前沒有碰過面的時候需要大家召集一起開會(如kick off) 。這種見面的會議有利于項目的團(tuán)隊建設(shè),也是必不可少的一個環(huán)節(jié)。
二、不召集會議的理由
1、沒有必要召開會議的就不召開
如項目過程中,對一些會議的召開不會取得結(jié)果或效果的會議就盡量不要召開,會議是根據(jù)項目的進(jìn)展來決定的,為項目而服務(wù)的,不是為了開會而開會。
2、一個會議如不需要某人來參加的,就不必邀請他
為了提供會議的質(zhì)量,會議的過程要進(jìn)行考慮,如果此人對會議的內(nèi)容無關(guān)或?qū)h的決不付責(zé)任,那么就不要考慮某人來參加會議。如架構(gòu)設(shè)計的會議,編碼人員就不要參加。
3、如你認(rèn)為沒有必要開會的,那么就取消他
隨著項目的進(jìn)展,原來約定的一些會議可以會認(rèn)為沒有必要,那么你就取消他。如項目初期,一周開一次的項目狀態(tài)會議,到了項目進(jìn)展到一定程度后,完全可以改為二周一次。
三、會議經(jīng)驗:
如一個會議有8位以上的人參加,那未必每個人都能對會議有所貢獻(xiàn)(除非“召集大家來通報情況”);如會議需要討論,參加的人應(yīng)該少一些;記住要預(yù)定您開會的地點,并安排一個大家都有空的時間;建議由專門的人員(如項目助理)來安排會務(wù)相關(guān)事項如你需要召開一個會議,那就召開吧;項目的過程中,你可能對某一些問題認(rèn)為有必要召開會議,那就召開,要基于你自己的判斷,并能對項目產(chǎn)生極積的影響。
如團(tuán)隊成員需要開一個會,那就鼓勵他們開;這過程說明了團(tuán)隊的成員在實施過程中有困難,認(rèn)為需求使用會議的方式來討論問題,解決問題,通報問題等;應(yīng)該鼓勵他們開會來解決問題,統(tǒng)一思想?!拔也恢涝撊绾巫觯驗檫€沒有人召開一個關(guān)于這方面的會議”,那就由他組織一個會,這說明項目中存在的問題還沒有統(tǒng)一一致的目標(biāo),這時應(yīng)該鼓勵開會來解決問題。考試大編輯整理
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