如何推廣OA辦公系統(tǒng)？

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　　泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)推廣成功經(jīng)驗談

　　OA (office automatic )即辦公自動化系統(tǒng)在中國的出現(xiàn)已近20年 ，本文將從辦公自動化系統(tǒng)的沿革、成功保障等方面來進行一些探討。

　　辦公自動化的概念

　　辦公自動化系統(tǒng)在我國有著特殊的意義，博大精深的中華文化賦予了辦公自動化非常的內(nèi)涵。我國的公文辦理模式始于始皇帝，至今仍受到廣泛的影響，因此必須注重OA 系統(tǒng)的規(guī)范性。譬如朱批、印章、上行文、下行文、會簽等諸多OA 運行中至關(guān)重要的處理。

　　所謂辦公自動化，一般須經(jīng)歷這么幾個階段：

　　1、 桌面文件處理軟件的應(yīng)用，如WPS 、Ms Office 等。

　　2、 信息文件的共享，如電子郵件、QQ 、文件傳遞系統(tǒng)等的應(yīng)用。

　　3、 協(xié)作平臺，以群件平臺、工作流理論為支撐，對流轉(zhuǎn)信息及文件進行嚴格的協(xié)作控制與安全控制，對公文等各種信息進行有序的管理與控制，通常可以通過工作流的定義，自動地在流程中進行信息或文件的傳遞。

　　4、 知識管理，知識管理是OA 應(yīng)用的終極目標(biāo)，指在協(xié)作平臺的基礎(chǔ)上，提供強大的信息管理平臺，通過數(shù)據(jù)挖掘與分析，智能地向使用者或決策者提供有效的分析結(jié)果、參考模型，提供使用者決策依據(jù)，并能以規(guī)范的管理，在系統(tǒng)中快速傳遞知識，從而創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織、降低培訓(xùn)成本。

　　辦公OA系統(tǒng)實施成功要素

　　1、項目業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)重視。信息化工程是“一把手工程”，對于影響面最為廣泛的OA 項目，則更是如此。很難想象，在一個處處需要決策的應(yīng)用系統(tǒng)里，缺乏領(lǐng)導(dǎo)這一重要的角色。

　　2、管理規(guī)范化。辦公自動化系統(tǒng)的推進離不開管理的規(guī)范化，如果沒有規(guī)范的管理，指望靠行行生硬的數(shù)字代碼系統(tǒng)，是實現(xiàn)不了辦公的自動化的。我曾經(jīng)在一個成功推廣辦公自動化系統(tǒng)的用戶那里，看到了大量的管理準(zhǔn)備，一冊百余頁的《XX機關(guān)管理規(guī)范》，辦公自動化軟件系統(tǒng)的運行以此《規(guī)范》為規(guī)則，OA 系統(tǒng)很快便順利實施推廣 。

　　3、軟件設(shè)計思想的先進性。這里強調(diào)的是軟件設(shè)計思想，而非軟件技術(shù)架構(gòu)。再好的軟件技術(shù)架構(gòu)，脫離開設(shè)計理念，也只能是徒有其表。軟件首先反映的是設(shè)計者的思想，以成熟的工作流、群件理論為設(shè)計基礎(chǔ)，無疑是OA 項目成功的重要基礎(chǔ)。但我國的OA 系統(tǒng)也有其特殊性，比如流程的控制，我們的要求是規(guī)范而靈活，因此，我們需要更為豐富的工作流群件理論，XXOA 的“面向?qū)ο蠡顒幽Ｐ?rdquo;，正是對這一理論的有效補充，在國內(nèi)數(shù)百個OA 項目中得到了成功的推廣。在整個OA 系統(tǒng)中，流程非常重要，有效的流程控制技術(shù)，不僅能輕松地實現(xiàn)各種復(fù)雜多變的文件信息流轉(zhuǎn)流程，而且能對現(xiàn)存流程有效梳理，進一步實現(xiàn)流程優(yōu)化。角色的概念也非常重要，每一個人員的權(quán)限都是由若干角色組成的，當(dāng)人員的職位職務(wù)發(fā)生變化時，刪除原有角色的配置，保留共有的角色配置，賦予新角色的配置，這樣，軟件能快速適應(yīng)組織機構(gòu)的變化。

　　4、項目雙方的設(shè)計思想認同。項目雙方的設(shè)計思想認同是至關(guān)重要的，作為項目承建方而言，往往有眾多的成功經(jīng)驗可以與業(yè)主方分享。作為項目建設(shè)方，有自己的個性化需求是完全正當(dāng)且可以理解的。找到雙方的共同點非常重要，在這里，技術(shù)實現(xiàn)就非常重要，包括以什么樣的思想去實現(xiàn)?是什么樣的理論基礎(chǔ)作為技術(shù)實現(xiàn)的基礎(chǔ)?軟件開發(fā)也是講究科學(xué)發(fā)展觀的，項目建設(shè)方往往不是這方面的理論專家，不能以自己的理論去要求承建方，因為這樣的要求有可能是錯誤的，建設(shè)方只要最終的實現(xiàn)結(jié)果就可以了。需要強調(diào)的是，對于承建方而言，堅持真理，有時候很重要。

　　5、原型推動法。OA 項目一般都有個性化的需求，基于原型的開發(fā)推廣方法無疑是最有效率的。XXOA 的推廣步驟一般是：部署原型系統(tǒng)→配置系統(tǒng)基本信息(包括承建方的基本組織機構(gòu)、用戶、動作、角色、基本業(yè)務(wù)流程)→ 試運行 → 需求調(diào)研 → 二次迭代開發(fā) → 交付 → 驗收 。

　　泛普軟件項目實施部 2014-09-20