采購管理手冊

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為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購作業(yè)時(shí)有章可循，企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校、醫(yī)院、社團(tuán)等各種組織通常都會制定“采購管理手冊”、“物料管理手冊”、“采購作業(yè)規(guī)定”或“采購管理規(guī)則”等名稱的文件（以下統(tǒng)稱為“采購管理手冊”），以促進(jìn)采購活動的制度化與合理化，并能達(dá)到適質(zhì)、適時(shí)、適量、適價(jià)等目標(biāo)。

一、采購管理手冊的目的
采購管理手冊的基本目的是為了有效地將資訊傳播給每一個(gè)相關(guān)的人員，因此不管公司大小，采購管理手冊中都應(yīng)該提供必要的指導(dǎo)原則，以方便有關(guān)人員對采購政策、程序和架構(gòu)的了解與控制。

二、采購管理手冊的內(nèi)容
采購管理手冊的內(nèi)容包括：
總經(jīng)理序言；
采購部門的目標(biāo)；
采購部門的工作范圍與任務(wù)；
組織系統(tǒng)圖（在全組織中的位置、部門內(nèi)組織）；
限制事項(xiàng)（購買許可的必要條件、品質(zhì)的決定、購入免除項(xiàng)目）；
有關(guān)供應(yīng)源選擇的方針（僅與可信賴的供應(yīng)商交易、競標(biāo)的條件、供應(yīng)商的評價(jià)方法）；
有關(guān)發(fā)出訂單或契約的方針（商談一概由采購部門進(jìn)行，禁止采購部門以外的人下訂單）；
有關(guān)與供應(yīng)商接觸的方針（面談方法、與其他部門的供應(yīng)商面談手續(xù)、估價(jià)的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部門的供應(yīng)商直接要求目錄或樣本等）；
采購部門與其他部門的關(guān)系（信息的掌握與提供、對規(guī)范及數(shù)量的要求重新考慮的權(quán)限、購買記錄的限閱等）；
有關(guān)集中采購與分散采購的判斷基準(zhǔn)；為從業(yè)人員的采購方針（公司業(yè)務(wù)上使用的，但按照慣例由員工自付品，如計(jì)算器、圓珠筆等）。

采購管理手冊里倘若對方針的基礎(chǔ)、該方針的目標(biāo)等予以了說明，則可作為教育培訓(xùn)用的教材或管理用的指南。必要時(shí)，采購管理手冊的內(nèi)容可概括為：與顧客的關(guān)系、部門間的關(guān)系、倫理上的考慮事項(xiàng)、團(tuán)隊(duì)力量與協(xié)調(diào)，適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、數(shù)量、價(jià)格，以及有關(guān)價(jià)值的原則判斷基準(zhǔn)、規(guī)范的使用方法、與采購有關(guān)的法律基礎(chǔ)、商業(yè)行文、報(bào)告的舉例等。

三、采購管理手冊制定的方式

1.采購管理手冊的制定要求
采購管理手冊可依公司的大小、業(yè)務(wù)范圍以及不同的需求而有許多不同的形式，但是不管何種形式，采購管理手冊的內(nèi)容必須根據(jù)公司整體的政策而制定。一般的公司都把采購政策建構(gòu)在總公司的制度中，而分布在各地區(qū)的采購部門則可依據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況對總公司的政策作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正，而且這項(xiàng)修改要報(bào)總公司獲得同意才可施行。

2.采購管理手冊的架構(gòu)
采購管理手冊并沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的架構(gòu)，不同的公司有不同的形式。完整的采購管理手冊應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、指示、規(guī)范和有關(guān)公司特殊事項(xiàng)的指導(dǎo)原則。每一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的采購管理手冊，都是依據(jù)組織的特定需求來設(shè)計(jì)的。
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