股份公司OA辦公系統(tǒng)證照管理和會議管理實施功能簡介

股份公司OA辦公系統(tǒng)證照管理和會議管理實施功能簡介

一、         證照管理    2
二、         會議管理    4
三、         項目文檔管理    7

一、證照管理

【需求背景】
集團對分子公司證照缺乏統(tǒng)一管理，無法及時透視各下屬公司證照的使用狀態(tài)；
證照過期無法及時提醒，全憑經(jīng)驗操作，往往導(dǎo)致需要用的時候才發(fā)現(xiàn)已失效，影響業(yè)務(wù)正常開展；
證照電子版材料的借閱效率低下，需要拍照、傳真等方式進行傳遞；
對已借閱證照的回收跟蹤不及時，安全保障機制不體系。

【功能概述】
證照權(quán)限管理
通過權(quán)限管理來保證證照信息安全，并能夠?qū)σ呀璩龅淖C照及時的權(quán)限收回；
證照日期提醒
通過對證照的狀態(tài)分類，對“即將到期”及“已到期”的證照通過短信、郵件方式進行提醒處理；
證照信息共享與借閱
通過流程審批來對無權(quán)限查看證照的人員進行共享、下載、查看、打印控制；
證照任務(wù)跟蹤
通過對“即將到期”、“已到期”的證照生成任務(wù)，并進行跟蹤反饋。

【功能界面】

二、會議管理

【需求背景】
缺乏會議規(guī)劃：目標及主題不明確的會議太多；
會議召集困難：臨時會議太多、參與人員隨意性太強；
會議準備不充分：會議設(shè)備預(yù)訂沖突、人員通知不到位、上會資料準備不足；
會議責任人不明確：無人做會議主持、無人記錄會議紀要；
會議溝通效率低：主題不明確，準備不足，導(dǎo)致溝通內(nèi)容發(fā)散；
會議無決議：目標不明確，準備不足，溝通效率低，直接導(dǎo)致會議無產(chǎn)出成果；
會議任務(wù)授權(quán)不清晰：導(dǎo)致會議紀要分發(fā)及任務(wù)分派出現(xiàn)問題；
缺乏對會議任務(wù)結(jié)果跟蹤：任務(wù)執(zhí)行結(jié)果無人關(guān)注，出現(xiàn)決議最終無落實狀況。

【功能概述】
參會人員管理
會議組織者責任確認，會議主題、時間確認，參會人員通知，上會資料準備與收集；
會議設(shè)備管理
會議設(shè)備使用確認，會議設(shè)備預(yù)訂，包括：會議室、投影儀等；
會議紀要管理
會議紀要整理及分發(fā)，會議決議任務(wù)指派；
決議任務(wù)跟蹤
任務(wù)執(zhí)行反饋，執(zhí)行結(jié)果監(jiān)督。

【功能界面】

三、項目文檔管理

【需求背景】
項目文檔管理沒有統(tǒng)一標準，收集困難；
項目文檔缺乏目錄規(guī)劃，查詢不便；
項目文檔提供、管理及監(jiān)控責任人權(quán)責不明晰，導(dǎo)致文檔信息不對稱，版本繁多；
項目文檔屬性亂，搜索起來不精準；
項目文檔缺乏統(tǒng)一平臺共享給需要的人，利用率不高。

【功能概述】
項目文檔目錄
目錄設(shè)置，權(quán)限設(shè)置；
項目文檔收集
收集計劃、責任人、監(jiān)控人設(shè)置，項目文檔權(quán)限設(shè)置，收集提醒；
項目文檔版本管理
項目文檔版本保存、歷史版本查詢；
項目文檔查詢
文檔主題搜索，文檔關(guān)鍵屬性搜索、文檔借閱等。