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采購管理的三個(gè)階段
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采購發(fā)展的不同階段早有論述,但大多從宏觀的角度,即歷史發(fā)展縱向的角度來論述。譬如某跨國公司內(nèi)部培訓(xùn)用的“采購職能在企業(yè)內(nèi)的發(fā)展階段”描述:
“1.為工廠服務(wù)---(基本)
2.降低單位成本---(責(zé)任增大)
3.內(nèi)部的統(tǒng)一/協(xié)調(diào)---(戰(zhàn)略開始)
4.內(nèi)部和外部的統(tǒng)一/協(xié)調(diào)---(世界級(jí))”
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但類似以上這種描述對(duì)采購管理的啟示并不大,原因是作為采購管理者大多數(shù)只可能經(jīng)歷企業(yè)發(fā)展的某個(gè)階段,不可能僅僅靠采購管理者一己之力將其拔高到世界級(jí)水平。那么處于某一企業(yè)發(fā)展階段的采購管理者水平到底如何體現(xiàn)?其發(fā)展方向在哪里?這么重要的議題本人還沒有在任何權(quán)威的采購教材上看到。在此,拋磚引玉提出我對(duì)采購管理發(fā)展的看法,至少這個(gè)看法并不局限企業(yè)發(fā)展的任何階段,也就是說對(duì)任何企業(yè)采購管理者可能都有一點(diǎn)意義。
采購管理的初級(jí)階段:制定游戲規(guī)則
初級(jí)階段是知道要定規(guī)矩了,包括制定采購政策、制度、操作流程及相應(yīng)表單。也有的采購管理者比較簡單,延續(xù)以往的流程制度不變。當(dāng)然也有原始階段的采購經(jīng)理還在被使用部門牽著鼻子轉(zhuǎn),忽而親自制定采購計(jì)劃,忽而參與談判,或者在忙于處理各種糾紛。制定的規(guī)則也僅限于分配了一下工作。
無論怎樣,基本的流程制度還是必要的。從規(guī)范上講,比較全面的是制定《采購手冊(cè)》,其內(nèi)容包括政策、制度加流程。多數(shù)企業(yè)只是在流程上有簡單的規(guī)定。
采購政策舉例:
1.本公司物料供應(yīng)采用集中采購制度。
2.本公司物料采購計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。
3.本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購備用方式采購,對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。
4.本公司采購人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。
5.本公司采購得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。
6.每一購案之供應(yīng)商或制造商,除因采購金額微小或因事實(shí)上不可能外,應(yīng)以指定兩家或兩家以上詢價(jià)為原則。
7.本公司采購在必要時(shí)以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。是否以訂約為宜,及訂約有效期限之長短,應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。
8.本公司對(duì)物料采購應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能,以增進(jìn)效率,降低成本。
9.本公司對(duì)物料采購應(yīng)實(shí)施市場調(diào)查工作,建立有關(guān)資料,作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。
10.本公司對(duì)物料采購工作之進(jìn)行,應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度,以增進(jìn)工作效能。
11.本公司對(duì)物料采購過程應(yīng)保持完整之記錄,以供充分參考運(yùn)用。
采購授權(quán)舉例
為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo),采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán):
1.供應(yīng)商之選擇。
2.交易價(jià)格及條件之決定。
3.采購規(guī)范之確認(rèn)。
4.與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。
再就采購部門而言,為實(shí)施分層負(fù)責(zé),提高工作效率,通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施:
內(nèi)部授權(quán)
采購主管秉承上級(jí)主管或公司制度,在一定金額內(nèi)有決定采購之權(quán)。超過此一權(quán)限,仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。
外部授權(quán)
除了采用混合式采購制度之外部授權(quán)狀況外,尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)(不受公司原有采購制度之約束),或采購部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán),采購部門應(yīng)保留查核之權(quán),以免發(fā)生流弊。
作業(yè)流程舉例
凡企業(yè)規(guī)模愈大,采購金額偏高者,對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn),列述如下:
1.先后順序及時(shí)效控制
即應(yīng)注意其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如,避免同一主管對(duì)同一采購案件,做數(shù)次的簽核;避免同一采購案件,在不同部門有不同的作業(yè)方式;避免一個(gè)采購案件會(huì)簽部門太多,影響作業(yè)時(shí)效。
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