［暢享網］養(yǎng)成好習慣是做好個人電子文檔管理系統(tǒng)根本之道

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資料管理是個人知識管理一個重要部分。經常看到網上很多人在找個人知識管理的秘訣和捷徑，希望能簡單有效地管理個人知識。在這里我要說,個人知識管理沒有秘訣，有的只是一些小技巧，能提高效率，但不能解決長期問題，養(yǎng)成好習慣是做好個人知識管理根本之道！

 那么個人資料管理都有什么好習慣呢?從個人的經驗角度，我簡單整理了一下希望對大家有用:

1、規(guī)則命名：文件名＝來源＋類型＋內容＋時間。一定的命名規(guī)則可以讓你不必打開文檔就可以從文件名了解文件的基本內容，提高工作效率。

2、分類存放：在資料越來越多的時候，合理的分類顯得尤其重要。工作和學習、娛樂文檔分開，再按照本人查找資料最常用的維度進行分類。分類是尋找文檔的重要途徑之一，可以想象，如果圖書館中的圖書沒有分類，你如何從書海中尋找自己中意的圖書呢？恐怕再強大的搜索工具都無能為力。

3、定期整理：隨著工作內容的變更和資料的不斷增加，你的分類可能需要新建，可能需要刪除，可能需要合并，可能需要進一步細分，這里沒有什么捷徑！勤于整理自己的資料是保證資料長久不亂的良藥。整理的目的之一是取其精華，去除糟粕，根據(jù)使用頻率整理出需要備份的資料，另外就是調整分類。

4、C盤不放資料：計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障很難避免，即使你買最好的電腦，重新安裝操作系統(tǒng)也是常有的事。所以避免系統(tǒng)故障造成資料丟失就顯得很重要。OFFICE等常用軟件的默認存放路徑要轉移到非C盤中，桌面不要放文檔，簡單的辦法就是在桌面建立一個文件夾的快捷方式，具體文件夾放在非系統(tǒng)盤，以防止系統(tǒng)軟件出現(xiàn)故障，重新安裝造成資料丟失。

5、定期備份：資料的安全是很重要的，對于我們靠知識吃飯的人來說，可能我們幾年的工作積累就是兩個腦，一個是自己的腦中的隱性知識，一個就是我們使用的電腦，是電腦硬盤中的幾十G資料。一旦計算機出現(xiàn)故障，資料不能找回，對我們來說將是一場災難。買個好電腦是個前提，定期備份是一個好辦法。備份常用有幾種方法：一是移動硬盤備份，二是光盤刻錄備份，三是計算機本身的備份（通過專門的計算機軟件實現(xiàn)重要文件備份）。我一般是采用前兩種方式。

以上幾個好習慣不是孤立的，是相互關聯(lián)的。好的資料存放和備份習慣是資料安全的前提，好的命名和好的分類同時提高資料查找的效率，而只有定期整理才能保持好的分類。養(yǎng)成好習慣，才能做好個人知識管理，好工具對于有好習慣的人效果最好！這是我的理解。

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