阻礙文檔管理的“無形陷阱”

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      在信息化水平高速發(fā)展的今天，隨著經(jīng)濟的增長企業(yè)規(guī)模也越來越大，很多大型企業(yè)在全國甚至全球有很多分公司，員工數(shù)量更是成千上萬，所產(chǎn)生的工作文檔也不計其數(shù)。企業(yè)管理中經(jīng)常會出現(xiàn)多個部門及人員共同服務于一個項目的情況，文件往往需要反復傳輸，傳輸過程中重要文件及內(nèi)容丟失的情況極為常見。想要實現(xiàn)跨地域協(xié)同辦公則更難，企業(yè)內(nèi)的資料得不到及時共享，逐漸形成信息資源孤島，嚴重阻礙著企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

      企業(yè)在管理過程中往往會浪費巨大的傳輸成本，成本居高不下，吞噬者企業(yè)的利潤。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計，平均企業(yè)每年花費的協(xié)同工作及傳輸成本占總成本的20%，一些特殊行業(yè)如建筑工程、制造行業(yè)等，往往經(jīng)常需要給各個部門傳送大量的圖紙資料以及生產(chǎn)文件等，不僅速度緩慢浪費了大量的時間，而且傳輸成本居然高達生產(chǎn)總成本的30%！企業(yè)管理者明知是哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，卻對此束手無策。

      不僅如此，文件經(jīng)多人編輯后還會造成文檔版本的混亂，成為企業(yè)管理中又一重大隱患。如何越過協(xié)同工作中的“無形陷阱”成為了企業(yè)管理中的一大難題：

常見的文檔管理模式與其弊端

      協(xié)同工作的開展一直是令企業(yè)管理者極為關(guān)心的問題，現(xiàn)有的協(xié)同工作方式往往給企業(yè)造成嚴重阻礙其發(fā)展的“無形陷阱”：

1）、公司內(nèi)部經(jīng)常需要跨部門及地域之間為同一項目協(xié)同工作，由于工作地點原因共同編輯一篇文檔往往需要反復傳輸。

2）、依靠文件夾共享來協(xié)同工作，無法保證文檔的安全，重要資料很可能被他人看到，使機密資料泄漏。

3）、缺乏員工對文件的意見與評論的記錄，各個員工的意見無法共享。

4）、共同服務的項目中文件有改動時其他部門員工無法及時查閱。

5）、多人協(xié)同編輯的文檔，不能記錄哪些人員對文檔做過什么修改，不能監(jiān)督各個員工的工作量。

6）、文檔無法協(xié)同編輯，各自維護自己的版本，難以整合并且容易造成版本混亂，導致辦公效率低下。

7）、協(xié)同編輯時，文檔及大型的圖紙文件或流媒體資料需反復傳輸，查看時需逐個打開或播放，造成時間上的浪費。

現(xiàn)代化文檔管理手段有哪些

      針對于企業(yè)協(xié)同工作中的問題，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家給予以下解決方案：

1）、搭建統(tǒng)一存儲平臺，實現(xiàn)遠程辦公
      為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲平臺，讓所有文檔都存儲在公司服務器中，并支持互聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，讓分公司或不同部門員工也能順利開展協(xié)同工作，文檔管理隨時隨地。

2）、文檔協(xié)同編輯
      同一文檔可以被不同人員共同編輯，讓每個人打開或編輯文檔時，都為同一片文檔，文檔被編輯后可以同時呈現(xiàn)在其他工作人員面前，避免了反復傳輸?shù)倪^程。

3）、建立分權(quán)限管理機制
      可以為人員分配不同的權(quán)限，在協(xié)同工作中，員工只可以看到與自己工作相關(guān)的文件，以保障文件資料在協(xié)同工作中的安全性。

4）、支持文檔評論
      可以將不同人員的意見統(tǒng)一到文檔下，讓看到該文檔的人員對其他工作人員的意見與建議一目了然。

5）、支持公告發(fā)布
      對于共同作業(yè)的重要文件夾中的文檔，當其發(fā)生改動時，可以及時通知相關(guān)的工作人員，讓大家在第一時間獲取最新信息，保證工作的進度。

6）、文檔審計
      記錄所有協(xié)同工作中的共享文檔的整個生命周期中的每一個操作的操作人與操作時間，可以避免出現(xiàn)問題后員工責任的互相推諉。

7）、實現(xiàn)對文檔的修訂管理
      對于每次修改后的文檔，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，保障重要信息不會在協(xié)同工作過程中丟失。

8）、建立預覽體系
      由于多人協(xié)同工作，對有些資料不熟悉，一些圖紙類文件或流媒體資料，可以直接預覽，節(jié)約了需要時逐個打開查閱的時間，大大提高協(xié)同工作的效率。

常見軟件的解決方案

      為了解決企業(yè)協(xié)同工作的問題，相繼出現(xiàn)了一些文檔管理軟件，較為知名的是泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，對于協(xié)同工作中的問題，都給予了完美的解決方案：系統(tǒng)可以為企業(yè)搭建文檔的集中儲平臺，可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)，隨時隨地協(xié)同辦公；支持文檔的在線協(xié)同編輯，在方便協(xié)同工作的同時保證文檔版本的一致性；系統(tǒng)為企業(yè)量身定制了權(quán)限機制，可以在系統(tǒng)中針對人員和文件設(shè)定相應的權(quán)限，保護文檔在協(xié)同工作中不被他人隨意操作；可以給文檔增加評論，方便協(xié)同工作中意見的交流；系統(tǒng)有目錄訂閱功能，文檔變動可以第一時間發(fā)送通知；全面的文檔審計功能完全符合企業(yè)對文件的審計標準，能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個文檔整個生命周期的所有操作；系統(tǒng)具備修訂版管理功能，可以保留修改的每一版本與原始版本，必要時可以進行查看、下載與回退；支持多媒體在線播放與工程圖紙在線預覽功能，無需打開文件就可以快捷的知道其中內(nèi)容，避免不必要的時間的浪費。

      協(xié)同工作的順利開展是企業(yè)發(fā)展中極為重要的環(huán)節(jié),泛普文件管理系統(tǒng)將幫助企業(yè)越過協(xié)同辦公中的“無形陷阱”，摒棄阻礙溝通的部門墻，讓協(xié)同工作者“零距離”接觸。