泛普文件管理系統(tǒng)，中小企業(yè)節(jié)支20%增效30%的秘密

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      三十年的高速發(fā)展透支了中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展后勁，不協(xié)調(diào)、不平衡和不可持續(xù)的“三不”問題逐漸浮出水面。國資委副主任邵寧表示，“企業(yè)要做好3至5年過寒冬準(zhǔn)備。”首當(dāng)其沖的是直接在市場打拼的民企和中小企業(yè)。

      為度過漫長的“寒冬”，中小企業(yè)不得不“節(jié)衣縮食”，如何更有效率地做到節(jié)支增效，必將成為企業(yè)核心競爭力的一部分，也將是突破微利時(shí)代的殺手锏。

文檔管理，企業(yè)節(jié)支的助推器

      成本控制作為市場競爭的重要戰(zhàn)略內(nèi)容, 已經(jīng)越來越為中國4000萬中小企業(yè)所重視。企業(yè)成本費(fèi)用的節(jié)約與降低直接就等于增加收入、利潤，甚至增加可流動(dòng)現(xiàn)金，其效益顯而易見。然而，90%以上的中小企業(yè)卻只能眼睜睜地看著預(yù)算失控而扼腕嘆息……

      降低生產(chǎn)成本會(huì)直接動(dòng)搖企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，中國企業(yè)正在遭遇一場裁員洪流。不得不說這是他們犯下的最大錯(cuò)誤，有專家指出，大規(guī)模裁員阻礙了經(jīng)濟(jì)的顯著復(fù)蘇。裁員會(huì)對企業(yè)業(yè)績造成長期不良影響，更別提對員工及其家庭帶來的不利后果。

      的確，薪資成本往往占到多數(shù)企業(yè)總成本的很大一部分。然而，據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)每年因重大失誤、員工泄密、文件丟失等運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)而遭受的損失超過了500億元，如此看來，與企業(yè)希望通過裁員每年節(jié)省200億元的做法，顯得相形見絀。

      如今，企業(yè)的組織推廣和業(yè)務(wù)拓展正在飛速發(fā)展。企業(yè)雖然已逐漸認(rèn)識(shí)到深入地了解信息與文檔工作流程的重要性，但實(shí)際上對與此相關(guān)的具體支出情況仍不甚了解。這種現(xiàn)象在很大程度上是由于企業(yè)尚缺乏對其可見成本和不可見成本的整體認(rèn)識(shí)。

      據(jù)一位廣告公司的財(cái)務(wù)透露，公司每年支付的文檔打印費(fèi)用多達(dá)五六十萬元，相當(dāng)于8個(gè)普通員工的工資。更遑論由于文件丟失或泄露，遠(yuǎn)距離溝通不暢而產(chǎn)生的隱性成本。

      可見，裁員并非唯一途徑，有效的文檔管理戰(zhàn)略就能將這些風(fēng)險(xiǎn)減少一半，助推企業(yè)節(jié)省開支，取得與裁員同樣的效果。顯然，大多數(shù)企業(yè)并沒有意識(shí)到這個(gè)問題。

泛普文件管理系統(tǒng)，企業(yè)節(jié)支增效的謎底

      為什么有的公司的業(yè)務(wù)越做越大，利潤卻不升反降？而有的公司不僅能實(shí)現(xiàn)節(jié)約20%的成本，還能增創(chuàng)30%的收入？這個(gè)謎團(tuán)的謎底只有一個(gè)，那就是泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。
 

      不妨試想，當(dāng)跨部門的員工共同參與一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，一旦文檔內(nèi)容發(fā)生變動(dòng)，不及時(shí)通知，會(huì)產(chǎn)生什么后果？有可能印刷了舊版本的宣傳冊，簽訂了錯(cuò)誤版本的合同，工程施工造成圖紙與實(shí)物不符現(xiàn)象，需要返工修改……而企業(yè)不得不為這種失誤“買單”。

      以協(xié)同辦公、文檔管理為核心的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，從根本上消除因版本錯(cuò)誤產(chǎn)生的不必要費(fèi)用支出，終止了企業(yè)文檔管理混亂的噩夢。文件管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個(gè)安全、高效的文件集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，它支持Office文件、CAD圖紙類文件、視頻、音頻、圖片等各種格式的管理，對文件歷史版本的查看、回退和下載易如反掌。
 

      不僅如此，泛普文件管理系統(tǒng)的協(xié)同辦公功能，實(shí)實(shí)在在提高了員工的工作效率。即使是在外出差人員，也能實(shí)現(xiàn)零距離的辦公溝通與知識(shí)資產(chǎn)的共享。擔(dān)心文件被泄露？的確，這是一個(gè)信息安全感極度匱乏的時(shí)代，而企業(yè)文件中的客戶信息，生產(chǎn)配方等等被視為企業(yè)的生命。泛普文件管理系統(tǒng)嚴(yán)格的權(quán)限機(jī)制、文檔加密存儲(chǔ)管理、鎖定保護(hù)和審計(jì)歷史追蹤四重安全功能，有效防止文件的擴(kuò)散泄漏，被譽(yù)為企業(yè)機(jī)密的保護(hù)傘。

      增收和節(jié)支從來都是一對孿生兄弟。從某種意義上講，節(jié)支就是另一種意義上的增效。而節(jié)支20%增效30%對企業(yè)來說，是一種巨大的誘惑。

      在蕭瑟的經(jīng)濟(jì)情勢下，泛普文件管理系統(tǒng)高效、安全的文檔管理，不僅是提升企業(yè)效益的中小企業(yè)的一次嘗試，也是市場的必然選擇。中國石油化工股份有限公司石油物探技術(shù)研究院馮主任認(rèn)為，泛普文件管理系統(tǒng)助力了文檔管理的科學(xué)發(fā)展和質(zhì)的飛躍，或?qū)⑼苿?dòng)企業(yè)進(jìn)入數(shù)字化管理的新時(shí)代。