OA提供公文交換解決方案中使用XML文件形式

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權(quán)限范圍
　　系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時(shí)查找到自己辦理過(guò)的文件或自己沒(méi)辦理過(guò)但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進(jìn)行查詢，或者進(jìn)行全文檢索。
協(xié)同管理軟件的代擬發(fā)文
　　領(lǐng)導(dǎo)或工作人員出差時(shí)，為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文。可對(duì)不同的公文類型進(jìn)行不同的授權(quán)，同時(shí)設(shè)定授權(quán)的具體時(shí)間，授權(quán)時(shí)間一過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)取消授權(quán)。
　　公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦的授權(quán)類型公文，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見(jiàn)以”XXX（代理XXX）的批示意見(jiàn)”的形式如實(shí)記錄。授權(quán)人出差回來(lái)后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識(shí)的文件辦理信息。
公文歸檔
　　系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點(diǎn)擊一個(gè)按鈕即可實(shí)現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。
定制常用批示語(yǔ)
　　用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會(huì)使用一些相同的句子、詞語(yǔ)，如”同意”、”已閱”、”請(qǐng)速辦”等，對(duì)于這類常用詞語(yǔ)，若每次批示時(shí)都要輸入則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語(yǔ)的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語(yǔ)，個(gè)人則可為自己定制自己常用的批示詞語(yǔ)。常用詞語(yǔ)定制后，用戶在辦理公文時(shí)便可用鼠標(biāo)快速選擇這些常用詞語(yǔ)，從而避免了重復(fù)輸入。
　　常用詞語(yǔ)分為公用常用詞語(yǔ)和私有常用詞語(yǔ)兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語(yǔ)、詞語(yǔ)定制成公用常用詞語(yǔ)，方便所有用戶在辦文時(shí)輸入；每個(gè)用戶也可以指定自己的私有常用詞語(yǔ)，方便自己的辦文。
簽名與圖章管理
　　每一個(gè)用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲(chǔ)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時(shí)直接調(diào)用。調(diào)用時(shí)需要簽章密碼的確認(rèn)，避免用戶帳號(hào)密碼泄漏后，被非法冒簽。
公文維護(hù)
　　對(duì)公文的日常維護(hù)功能在于當(dāng)前用戶所擁有的權(quán)限，普通用戶若沒(méi)有管理權(quán)限是無(wú)法維護(hù)公文的。公文的日常維護(hù)功能包括：
刪除文件：將無(wú)須保留的文件從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。
結(jié)束流程：對(duì)于無(wú)須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過(guò)結(jié)束流程完成文件的特殊處理。
修改文件名稱：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。
將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。
公文交換
　　泛普OA軟件提供的公文交換解決方案中使用XML文件形式，對(duì)正文和附件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)BASE64的加密方式轉(zhuǎn)換成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解碼后得到文件內(nèi)容。
　　　由協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器目錄；外部系統(tǒng)定時(shí)接收在FTP服務(wù)器目錄中的公文；外部系統(tǒng)將接收的公文處理結(jié)果發(fā)送至FTP服務(wù)器目錄；協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)系統(tǒng)定時(shí)接收公文的處理狀態(tài)，并在平臺(tái)中更新公文發(fā)送狀態(tài)；
　　通過(guò)泛普OA軟件公文交換解決方案，可達(dá)到：
當(dāng)在上下游或相鄰單位分別部署兩套協(xié)同政務(wù)平臺(tái)時(shí)，可通過(guò)公文交換打通公文 管理中的發(fā)文轉(zhuǎn)收文或收文轉(zhuǎn)發(fā)文的需求；
辦公OA可實(shí)現(xiàn)與外部單位的公文管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件交換對(duì)接。
可實(shí)現(xiàn)與本單位的其他系統(tǒng)如檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件交換。
在公文交換的過(guò)程中，及時(shí)反饋對(duì)接傳輸?shù)臓顟B(tài)，以便快速調(diào)整。
　　其總體應(yīng)用特征如下：
采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公文安全可靠的交換
支持同系統(tǒng)或不同系統(tǒng)中不同單位、部門(mén)間公文交換
支持公文重發(fā)：實(shí)現(xiàn)對(duì)已發(fā)公文的補(bǔ)漏處理。公文交換后，如果有漏發(fā)的單位， 可以通過(guò)重發(fā)功能進(jìn)行公文補(bǔ)發(fā)
支持公文撤銷：實(shí)現(xiàn)對(duì)已發(fā)公文的糾錯(cuò)處理。公文交換時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)文單或者正文填寫(xiě)錯(cuò)誤的情況，為此，系統(tǒng)專門(mén)提供了撤銷的功能，對(duì)于已交換、但對(duì)方未簽收的公文，允許進(jìn)行撤銷操作。
公文接收方簽收公文的同時(shí)，可以指定公文登記人，使得公文交換與公文收文緊密銜接。
為公文發(fā)送和接收雙方提供詳細(xì)的簽收回執(zhí)處理狀態(tài)信息，并自動(dòng)顯示這些信息。