清鎮(zhèn)市教育局公文處理工作規(guī)程

清教字〔2012〕242號

 關于印發(fā)《清鎮(zhèn)市教育局公文處理工作規(guī)程》的通知

局機關各科（室、辦），各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、社區(qū)）中心校，市直屬學校：

      現(xiàn)將《清鎮(zhèn)市教育局公文處理工作規(guī)程》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

                                  二○一二年十一月一日

清鎮(zhèn)市教育局公文處理工作規(guī)程

為進一步規(guī)范機關公文管理，明確公文處理程序，提高公文制發(fā)質量和辦事效率，使之制度化、科學化，根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》等有關規(guī)定，特制訂本規(guī)程。

一、公文的制發(fā)

公文的制發(fā)程序為：擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

（一）擬稿。

凡以市教育局或市教育局黨委名義制發(fā)的公文，由某一科室主辦或承辦的，應由該科室負責公文的草擬工作。綜合性的公文，由市教育局辦公室負責擬稿。

（二）審核。

1、各科室擬制的文稿先由科室負責人初審，然后送分管領導審核，最后送辦公室審核公文格式。

2、對經審核同意簽發(fā)的公文，核稿人應在公文擬稿紙上簽署姓名及時間。

（三）簽發(fā)。

1、擬稿科室應及時將辦公室審核后的文稿送交相關領導簽發(fā)。

2、公文的簽批一般應按下列程序送簽：

（1）涉及全局性的重要公文由局長簽發(fā)。

（2）局黨委、行政下行文屬全局性、綜合性、長效性文件，由局長簽發(fā)，其余專項文件由分管領導簽發(fā)。

（3）向市委市政府及省市主管部門的請示、報告由局長簽署。

 3、公文一般按上述程序進行簽發(fā)。如遇特殊情況，可按下列程序送簽：

（1）若局長不在，可由臨時主持工作的其他局領導代簽，待局長回來后補簽。

（2）若分管領導不在，行文科室可先電話請示分管領導經同意后，回來再補簽。

4、公文的簽發(fā)注意事項：

（1）簽發(fā)人應在“簽發(fā)”欄內簽署意見、姓名及時間，字跡工整。切忌有姓無名，缺年少月，難以查考。所用筆墨必須符合存檔要求。

（2）除緊急情況外，未經核稿人審核簽字的公文，一般不送局領導簽發(fā)。

（四）登記。

文稿經領導簽發(fā)定稿后，各科室要及時將公文送辦公室進行發(fā)文登記，并填寫《公文發(fā)文登記表》。登記應注意：

1、首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，確認有效后方可進行登記。

2、登記時應按照“登記表”上的欄目（文號、標題、簽發(fā)時間）逐項填寫，不得空缺，公文標題應逐字填寫，不得省略，字跡清楚。

3、依據(jù)發(fā)文順序，在文件稿紙上填寫文號。

（五）繕印。

1、經過局領導簽發(fā)的定稿公文，送交油印室繕??；特殊情況確需到外繕印的，須經分管領導同意。

2、繕印公文必須忠實于原稿，不得隨意改動。

3、公文印制的格式、標準：

（1）公文用紙。采用GB/148中規(guī)定的A4型；

（2）發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份用全稱，用六角括號〔〕擴入；序號不編虛位，不加“第”字。位于紅色反線上4mm處。

（3）簽發(fā)人。上報的公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號左空1字，簽發(fā)人右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

（4）公文的標題。公文的標題一般由發(fā)文機關名稱或規(guī)范化簡稱、事由、文種三部分組成。在公文標題中，除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不加標點符號，位于紅色反線下兩行，排列要求美觀等。公文標題應避免冗長。

（5）主送機關。主送機關位于標題下空1行，左側頂格，回行時仍頂格。主送機關名稱后標全角冒號。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。

（6）正文。正文文字應力求簡明扼要，層次分明，多層結構的正文分條標識方法為：

第一層用：“一、”、“二、”、“三、”……；

第二層用：“（一）”、“（二）”、“（三）”……；

第三層用：“1、”、“2、”、“3、”……；

第四層用：“（1）”、“（2）”、“（3）”……”。

公文應避免采用過多的層次結構。

（7）附件。公文如有附件，應在正文下空1行首行縮進2字符標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1、×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，裝訂在公文生效標識印章之后，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。

（8）成文日期。成文日期，以局領導簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日為準。

（9）主題詞。為便于公文管理，公文使用主題詞，主題詞應刊于正文末頁下端抄送機關之上，與抄送機關用一黑線隔開。主題詞內容須由局辦公室發(fā)文秘書確定。

（10）抄送機關。公文應抄送與公文內容有關的機關。抄送機關位于文件末頁下端，主題詞之下，印發(fā)機關之上。 

（11）印發(fā)機關、時間。印發(fā)機關列抄送機關之下，使用“清鎮(zhèn)市教育局辦公室，并標明印發(fā)時間（列印發(fā)機關之后）。

（12）文字的排向。公文文字一律從左向右橫排。

（13）字體字號。文號一般采用3號仿宋體；標題采用2號華文中宋；主送機關采用3號仿宋體字；正文用3號仿宋體字；發(fā)文機關及發(fā)文日期用3號仿宋體字；“附件”用3號黑體字；“附件”內容用3號仿宋體字；“主題詞”用3號黑體字；主題詞內容用3號華文中宋；“抄送”、抄送單位用3號仿宋體字；印發(fā)機關及時間用3號仿宋體字。一般每頁排22行，每行排28個字。

（14）標點符號。公文標題中除可用書名號外，一般不加標點；正文中的章題和節(jié)題如單獨成行，之后不加標點；主送機關之后加“：”；正文的標點符號按國家語言文字工作委員會、中華人民共和國新聞出版署修訂發(fā)布的《標點符號用法》正確使用；正文多層次結構的分條標識的“第一層”之后用“、”，“第二層”之后不加標點，“第三層”之后用“、”，“第四層”之后不加標點；“附件”之后加“：”，“主題詞”之后加“：”，主題詞之間不加標點，空兩格；“抄送”之后加“：”，抄送機關之間加“，”，最后加“。”；印發(fā)機關與印發(fā)時間之間不加標點。

（15）公文頁碼。公文的頁碼用阿拉伯數(shù)字，奇數(shù)頁碼標在正文右下角，偶數(shù)頁碼標在正文左下角，數(shù)字左右加“—”（如—3 —）；正文與附件頁碼的排列應連續(xù)起來。

4、公文的印數(shù)。印刷公文應嚴格按照規(guī)定的份數(shù)，不得多印或少印。

5、裝訂。公文一律左側裝訂，裝訂要求不缺頁，不錯頁，頁張整齊，不要訂、粘文件的內容。

6、公文的繕印應做到：

（1）保證質量。公文的各個組成部分都要符合規(guī)定要求，安排得當，排列勻稱，字跡清晰，內容無誤，端正、整潔、美觀。

（2）及時繕印。公文的繕印務求迅速、及時。同時，要區(qū)別主次緩急，重要公文、急件先印。

（3）注意保密。在印制公文時，要注意保密。

（六）校對。

1、根據(jù)公文的印制要求將公文打出清樣后，應與公文定稿校對。

2、校對一般應按照下列程序：

（1）清樣校對?？剖掖虺龉那鍢雍?，對照原稿粗校一次，改正明顯的打印錯誤；

（2）公文草擬部門校對。科室將公文清樣粗校后，應在公文稿頭紙上簽注姓名，然后將公文原稿及清樣及時送局辦公室發(fā)文秘書；

公文草擬部門在校對時，不準擅自改動經簽發(fā)人簽發(fā)的公文，如發(fā)現(xiàn)有不妥或錯誤的地方，可告知局辦公室發(fā)文秘書進行處理，屬于文字方面的由科室自行改正；涉及內容方面的，須報請簽發(fā)人批準后方可改動。

凡未經局辦公室同意或簽發(fā)人批準，擬稿部門私自改動經簽發(fā)人簽發(fā)的公文，而造成工作失誤，責任由改動者負責。

擬稿部門要注意保護公文定稿，不準亂畫、撕裂、丟失。

（3）擬稿部門校對完畢后，由局辦公室發(fā)文秘書進行第三次校對；

局辦公室發(fā)文秘書進行校對，一般分下列校次：

初校。按照原稿在清樣上逐字逐句地校對，基本上校正文字、標點符號方面的錯誤。

二校。著重進行版面、規(guī)格和字體用法檢查。

三校。注意數(shù)字、序碼的統(tǒng)一。做好對整個印件各個組成部分的全面檢查。

（4）科室按照上述要求完成校對工作后，認真進行改正；

（5）在改正文稿打印錯誤時，應仔細認真，不要漏改或錯改；

（6）校對人須將最后一次校樣與印出的清樣作最后一次核對，核對時重點核對改動的部分；

（7）未經校對人進行最后核對的公文，不得印制；

（8）校對應使用正確的校對符號。

（七）用印。

1、公文除會議紀要外，應當加蓋印章。

2、加蓋印章應注意：

（1）加蓋印章的公文份數(shù)應與規(guī)定的份數(shù)相同；

（2）用印位置正確。印章一律加蓋在正文后右下角，成文時間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下，不在落款；

（3）印章應端正、清晰，使用優(yōu)質的印泥。

（八）分發(fā)。

1、公文加蓋印章后，方可進行分發(fā)，并填寫《公文分發(fā)登記簿》，填寫好公文名稱（不能簡寫）、文號、分發(fā)時間、分發(fā)單位及份數(shù)。

2、公文的分發(fā)一般按下列原則：

（1）凡涉及全局性的公文，局領導、各職能部門都應分發(fā)；

（2）代擬公文的某職能部門可另加一份；

（3）公文內容涉及的某職能部門或要求某一職能部門具體承辦的，可另加一份；

（4）上行文或平行文涉及到的職能部門，可分發(fā)一份；

（5）干部任免通知，分送局領導各一份、科室及有關部門各一份。

3、分發(fā)公文應注意：

（1）及時、迅速，不得積壓，同時填寫《公文分發(fā)登記簿》；

（2）分發(fā)公文，科室通常投送到各學校的交換柜內。重要公文需分送到各科室（學校），分送時應有收文人的簽字；

（3）公文應嚴格按照規(guī)定的份數(shù)分發(fā)，不得隨意增減。

4、凡需向外寄發(fā)的公文，要填寫《發(fā)送文件登記簿》，一律用掛號或通過機要方式寄發(fā)。寄發(fā)公文的憑證應張貼在發(fā)文簿相應的地方，以備查考。

（九）立卷。

1、公文分發(fā)完畢后，應及時對公文進行整理、立卷。

2、把公文草稿、定稿及正本（2份）及有關資料，按照公文的種類進行整理。保證齊全，便于保管、查找和利用。

3、各職能部門代擬的公文草稿，若改動較大經重新謄抄的，草稿仍須附在公文定稿的后邊，一并立卷。

（十）歸檔。

1、科室應按照歸檔范圍、要求及有關規(guī)定，將發(fā)文底稿和2份正式文稿交局辦公室存檔。

2、個人不得保存應歸擋的公文、文稿等材料。

（十一）銷毀。

1、對沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經科室負責人審核、分管領導批準的，可以定期銷毀。

2、銷毀秘密公文，應進行登記，有兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。

二、來文來電處理

完善公文登記制度和落實責任制度，局辦公室明確專人負責公文傳輸。

（一 ）上級和同級部門來文來電。

上級黨委、政府、教育主管部門和同級部門來文來電及電子政務，依照下列程序進行處理：

1、登記。收到來文來電后，局辦公室在《收文登記薄》或《來電登記薄》上登記備案，以備查詢。上級職能部門直接傳輸?shù)骄指髀毮芸剖业奈募?，各科室收文后速送辦公室按程序登記處理。需及時辦理的事宜，職能科室同步做好相關工作或向分管領導請示處理，重大問題及時向主要領導報告

2、分文。文秘人員視來文來電內容，送辦公室主任擬辦。

3、擬辦。辦公室主任認真研讀來文來電，根據(jù)內容和要求，提出擬辦意見，呈送局長按程序簽批。擬辦意見應包括下列內容：

（1）需辦理件，提出主辦部門、會辦部門；是否需要提請局領導閱批或提交一定的會議研究；根據(jù)需辦事項的急緩、難易程度，酌定辦理期限。（2）需閱知件，提出應閱知的范圍。（3）需傳達貫徹的文件，提出應傳達范圍。（4）簡要的背景情況。

擬辦意見應準確、具體。必要時，應事先征求有關部門或分管領導人的意見。以上環(huán)節(jié)，應于收文當日或次日完成。

4、簽轉。呈局長閱轉分管領導，再由分管領導明確具體辦理部門、提出辦理措施、明確辦理時限。辦理部門在規(guī)定的辦理時限內完成相應的工作。局長外出期間由分管辦公室的領導簽轉。急需辦理的事項，可由局各職能科室先行落實，同步報送公文登記簽轉程序。

5、分辦。按照科室工作職責分工提交科室落實。屬事故、災情等方面的重要情況報告，按特急件處理，經辦公室主任提出擬辦意見后，呈送相關局領導閱批。機密、絕密級文件，安排專人專夾送達相關領導閱讀，閱后帶回，專人保管。

6、傳閱。文件傳閱時，要嚴格登記手續(xù)，隨時掌握文件去向，經常催閱收回核查，不橫傳文件。

7、催辦。領導有批示意見的文件，要及時催辦落實，并將辦理結果及時向批文領導匯報，做到事事有交代，件件有著落。

8、辦結。文件辦理完畢后，應在《收文登記簿》上注結，注明辦結日期，并簡要寫明辦理結果。

9、歸檔。文件辦理完成后，由辦公室進行分類保管，年底移交檔案室簽收并進行檔案歸檔。
    對上級來文來電，有關人員應認真負責地進行處理，力求做到準確、及時、安全，不誤事，不泄密，努力為局領導和局機關提供優(yōu)質服務。

（二）下級部門來文。

各中心校、直屬學校請示、報告先交辦公室登記后轉交業(yè)務科室提出意見，報分管領導處理，再至局長閱批或提交黨委會研究。

三、電子公文辦理

電子公文（收文、發(fā)文）的辦理，除按紙質公文程序和要求辦理外，還應遵循以下原則：

（一）涉及國家秘密的公文和信息不得通過電子公文交換系統(tǒng)和OA系統(tǒng)傳輸、處理。

（二）市教育局的電子公文，由局辦公室指定專人負責，每個工作日上午8:00～12:00和下午1:00～5:30按時啟動市黨政電子公文交換系統(tǒng)和貴陽市教育局電子公文交換系統(tǒng)收文。局各科室也應指定專人負責，在每個工作日時間段按時登錄OA系統(tǒng)接收貴陽市教育局辦公室下發(fā)（轉發(fā)）的電子公文。各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、社區(qū)中心校、直屬學校通過電子郵箱接收市教育局辦公室下發(fā)（轉發(fā)）的電子公文。

（三）文件保管和借閱。

1、保管。文件傳閱、傳達完畢后，及時收回保管，以免遺失。參加會議人員帶回的文件，要及時交科室有關人員登記、流轉，不準個人留存。翻印、復印、匯編黨的文件，要請示制發(fā)機關批準。經批準翻印、復印、匯編的文件，要嚴格控制分數(shù)，按正式文件使用和管理。

2、借閱。建立文件借閱登記簿，嚴格履行簽字手續(xù)，明確歸還期限。歸還時當面清點。其中借閱秘密級以上文件，需經分管領導同意，辦公室主任簽字。絕密文件不外借，不攜帶外出，只能按閱讀范圍在閱文室內閱讀。未經批準，不準借閱人員摘錄和復印文件內容。

3、歸檔。處理完畢的文件資料，及時分類放入文件柜，以備查考、清退和歸檔。

（四）文件清退和銷毀。

1、中央、省委、地市委文件全部清退，密級文件重點清退（含領導講話、內部參考、國際參考、決策參考等機密刊物）。

2、各類文件，按照上級部門要求一般每年一次性清退。限期清退的個別機密以上文件，隨時清退。

3、清退文件，需要填寫《清退文件登記表》，交接雙方清點無誤并簽字后留存。

4、文件清退、歸檔后，剩余的文件資料，經鑒別沒有保存價值的進行登記，經分管局領導批準后，由兩人以上送到指定地點進行銷毀。

四、其他事項

（一）以市教育局名義擬發(fā)公文，除應遵守一般的公文辦理規(guī)則外，還應遵循以下原則：

可用口頭、電話、抄告單等形式答復和協(xié)商解決的事項，不予發(fā)文。

（二）市教育局所發(fā)公文的樣例格式按《中共清鎮(zhèn)市委辦公室關于做好市委文件改版工作的通知》辦理。

五、本《規(guī)程》自2012年10月15日起執(zhí)行，由市教育局辦公室負責解釋。

附件:

1、清鎮(zhèn)市教育局文件簽發(fā)箋

2、清鎮(zhèn)市教育局收文處理箋

3、清鎮(zhèn)市教育局黨政辦公室文件處理箋

4、清鎮(zhèn)市教育局黨政辦公室電話通知記錄箋

5、清鎮(zhèn)市教育局公文發(fā)文登記簿

6、清鎮(zhèn)市教育局收文登記簿

7、清鎮(zhèn)市教育局公文分發(fā)登記簿

8、清鎮(zhèn)市教育局發(fā)送公文登記簿

9、清鎮(zhèn)市教育局文件清退登記簿

附件7:

清鎮(zhèn)市教育局公文分發(fā)登記簿

附件8:

清鎮(zhèn)市教育局發(fā)送公文登記簿

附件9:

清鎮(zhèn)市教育局文件清退登記簿

序號

年份

發(fā)文機關

文號

份數(shù)

文件標題

處理意見

上交

留存